仕事をモレなく確実にこなすただ一つの方法

例えば会社から退社する時に必ず「退社しました」というプレートを机の上において帰らなければならないというルールがあったとしよう。

どれだけの人がもれなく毎日机の上に確実に置いて帰れるだろうか。

プレートではないが、最近実際に僕は会社で同じような取り組みをやっている。僕は回収する側だ。

毎日確実に出している人の割合。おそらく全体の2割くらいだろう。どうしても毎日やっていると、忘れてしまう日が出てくる。そんな人がほとんどだ。

組織のマネジメントという要素を除外して個々人の仕事のやり方に着目すると、このケースは仕事の仕組み化ができていないという点に問題があるわけだ。

些細なタスクかもしれない。そして残念ながら僕たちにはそんな些細なタスクがたくさんあるのだ。

それを全部モレなく、楽にこなしたい。どうしたらそれが可能なのか。そのたった一つの方法を今日は紹介しよう。

さぁ、今日もいってみよう!!!

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あなたならどう仕組み化する?

僕の説明の前にちょっと考えてみてほしい。あなたならこのケースどうやって忘れないようにするだろうか。

ふせんで端末に忘れないように貼っておく。ふむ、この手法も悪くない。残念だが、この方法だと時間が経過すればモレが出てくるだろう。ふせんが時間の経過とともに日常の風景となってしまうからだ。

プレートを自分のカバンの上に置いておく。こんな方法もある。これなら帰る時に必然的にプレートを見るので、モレがなくなりそうだ。

でも今度は出社した時にカバンの上にプレートを置くことを忘れないようにしなければならない。モレをなくすにはそれなりの努力が必要みたいだ。そう思うだろう。

このように、一つのルーティンタスクをモレなくやろうとするだけでそれなりの努力が必要になってしまう。

一つならまだいい。複数ルーティンタスクがある場合、あなたはどうするのだろうか。

ちょっと気が遠くなってきたのではないだろうか。

そのたった一つの解決方法はコレだ!

そう、それが僕がこのブログで言い続けているタスクリストなのだ。

あなたはなぜタスクリストを作るべきなのか | いつでも スタオバ!!!

タスクリストの使い方を正しく覚えるとどうなるか。タスクリストに並べられているタスクを上から順番にこなしていくことになる。TaskChuteならこんな感じでタスクリストを作る。

一つの仕事が終わったら、次の仕事に迷うことなくタスクリストへ。次の仕事を確認しにいく。この繰り返し。

タスクリストを必ず見にいくので、タスクリストにルーティンタスクがモレなく記載されていれば、タスクがモレることがないのだ。

タスクリストを作るだけ。これだけで、先程の絶望感を払拭できる。

これでもあなたはタスクリストを作らない理由があるだろうか?

タスクリストは難しいのか?

タスクリストは難しいのだろうか?鉛筆と紙があればできる。

今日やらなければならないことを書き出して、やる順番を決めるだけだ。できたらやる順番に上から並べるのが望ましい。

え、めんどくさい?そんな方はデジタルでそれをやればいい。ちょうどいいエントリーを僕が既に書いているので参考にしてほしい。

なぜ紙のタスクリストよりTaskChuteなのか。その疑問にお答えしよう | いつでも スタオバ!!!

どうだろうか?ToodledoやTaskChuteを使えば、一度ルーティンタスクを設定すれば、その後はずっとタスクが複製される。

TaskChuteでも以下のように、タスク名の後ろに決まった文字を入力するだけだ。

タスク名の後ろに(repeats)と入れれば、タスクを完了した段階でまたタスクが自動的に複製される。

毎回タスクリストにルーティンタスクを入力する必要なんてないのだ。そしてタスクの並び替えも操作一つで簡単。

今の時代では、こんなに簡単にタスクリストを作成することができるのだ。

タスクを覚えておくという無駄なエネルギーを使わない

タスクリストの意義。それは頭の外にタスクを置くことで、タスクを覚えておくという脳みそのエネルギーを使わずに済むということだ。

それはすなわち、目の前の仕事だけに集中できるということになる。

なぜTaskChuteを使うと「今」に集中できるのか | いつでも スタオバ!!!

体験すればわかるが、目の前の仕事に集中できると仕事の生産性は劇的に変わる。たくさんの仕事を抱えていればいるほど、その傾向は顕著になる。

まとめ

タスク管理を始める時の第一歩。それがタスクリストの作成だ。

もしいきなりToodledoやTaskChuteではハードルが高いということであれば、紙とえんぴつからでいい。まずは始めてみよう。

その効果を実感すれば、意欲が湧く。意欲が湧けば、次のステップに進む原動力になるだろう。

タスクリストを使えば、仕事に流されず自分で仕事をコントロールする感覚が得られるはずだ。

そこからあなたの生産性は大きく変わっていくだろう。

ということで、参考にしてほしい!!!

ツールに依存しまくりのいつでもスタオバより

最強のタスク管理ツールTaskChuteに興味を持たれた方はこちら↓

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参考書籍

クラウド時代のタスク管理の技術
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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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