朝の10時。脳みそが冴えているゴールデンタイムだ。企画書を書いている。良いアイデアが浮かんできた!っという時の上司からの「いつでもスタオバ君、ちょっといいかな」。

ここで全てのアイデアが失われる。と同時に、その打ち合わせで貴重な45分が失われる。サラリーマンあるあるだ。いわゆる割り込みタスクだ。

割り込みタスクは誰にでも必ず一定の割合で発生する事象だ。だからこそ、それにどう備えているかで生産性に大きな違いが出てくる。

割り込みタスクはについては以前エントリーに書いたので参考にしてほしい。
割り込みタスクを計測する | いつでも スタオバ!!!

そんな割り込みタスクについて僕がどう対処しているか。早速紹介したい。

割り込みタスクはルーティン業務と認識する

まずは割り込みタスクをルーティン業務と考えること。ここから全てが始まる。割り込みタスクに一日消費される時間を計測してみよう。

僕の場合、現時点で120分だ。毎日2時間だ。これをルーティン業務と呼ばずにはいられないというわけだ。

割り込みタスクは当然に発生するもの。この認識がないと割り込みタスクが生じる度にイライラすることになる。無駄にストレスを感じるようになってしまう。

だからこそ、自分の割り込みタスクに費やされる時間を把握する。そしてルーティン業務として認識する。ここから全てが始まるわけだ。

事前にタスクリストに組み込む

割り込みタスクはルーティン業務。であれば、タスクリストにも事前にルーティン業務として入れてしまおう。その分の時間をブロックしてしまうのだ。

下の画像はTaskChuteのデフォルトで入っているサンプルを基に割り込みタスクをわかりやすく表示したもの。白い枠をみてほしい。

task

こんな感じで割り込みタスクの時間をTaskChuteにルーティン業務として盛り込んでしまうのだ。

割り込みタスクにかかる時間を各セクションに割り振る

念のためもう少しわかりやすく説明しておこう。例えば割り込みタスクに1日120分費やすとする。

TaskChuteでセクション(時間の区切り)が5つあるとしたら、24分ずつに分割して各セクション内に割り込みタスクを置いておく。セクションについてはこちら↓
タスク管理でセクションを活用するワケ | いつでも スタオバ!!!

そうすることで120分の割り込みタスクが入る前提で1日の予定を組むことができる。そして、各セクションに均等に割り振ることで、各セクション毎の仕事の予定も立てやすくなる。

まとめ

割り込みタスクは一定頻度で必ず発生する以上、予定に事前に組み込むか否かで仕事の進め方はもちろん、自分が感じるストレスにも大きな影響を与える。

せっかく仕事のストレスを極小化するためにタスク管理をやっているのに、上手く対処できなければとても損だ。

割り込みタスクを当然に発生するルーティン業務と割り切って、タスクリストに入れてしまう。この取り組みにより、割り込みタスクにも冷静に対処できるようになるだろう。

ということで、参考にしてほしい!!!

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今日は取引先と夜のお付き合いで長い夜になりそうないつでもスタオバより

関連エントリー
割り込みタスクを確実に記録するコツ | いつでも スタオバ!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で「残業ゼロ」をただひとり、2年以上実践。

「残業ゼロ実践論」日本一。セミナー講師。
2018年5月に順天堂大学で「時間管理」で登壇。「シゴタノ!」の非常勤講師。
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