タスクリストを作ったはいいが、全然その通りに仕事が終わらない。毎日仕事がいくつか残ってしまう。タスク管理を始めるとこの現象がすごく気になる。

この問題にどう対処したらいいか。僕なりの解決方法を紹介しよう。

自分の可処分時間を把握する

まず始めに、僕達は思っている以上に自由に使える時間がないということを理解するのが大切だ。

9時から17時まで働くとしよう。8時間ある。でも打ち合わせがあればその時間は天引きされる。

毎日必ずこなさなければならないルーティン業務の時間も天引きされる。

誰かから電話がかかってきたりして業務が中断するといった割り込みタスクに取られる時間も想定しなければならない(天引きされる)。
割り込みタスクはこちら↓
割り込みタスクを計測する | いつでも スタオバ!!!

天引きされて残された時間である「可処分時間」はどれくらいだろう?

4時間もないかもしれない。まずこういった事実を把握することが重要だ。

そのためには正確なタスクリストを作成する必要があるわけだ。
正確なタスクリストを作るためにまず始めること | いつでも スタオバ!!!

タスクを詰め込みすぎない

自分の可処分時間を把握できたら、タスクを詰め込みすぎないことだ。

タスクリストを作っても、いつもタスクが消化されずに残ってしまう人は無理な計画を立てていないかを自問する必要がある。

どうしたら無理な計画を立てずにすむんだ。という方は、TaskChuteを是非使ってほしい。

TaskChuteはこちら↓

TaskChuteでは、タスクリストを作る際に右上に予定終了時刻が表示される。
task

正確なタスクリストが出来ている前提だが、予定終了時刻をふまえてタスクを入れるようにすれば現実的な計画を立てることができる。

え、これしかタスクできないの?と思うだろう。

でもその時に「割り込みタスクはこんなに時間を取られないだろうから・・」なんて都合良く考えてはいけない(僕も良くこういった錯覚に陥る)。

「これが現実だ」と受け止め、タスクを詰め込みすぎないこと。これが大切だ。

まとめ

出社前にタスクリストを作ると、どうしてもたくさんの仕事をこなしたいがため無理にタスクを詰め込んでしまう。僕も初めはそうだった。

でもそうすると一日の最後に未消化のタスクがずらりと並ぶことになる。これは、萎える・・。

これが続くと「タスクリストなんて、作る意味がない」となってしまい、タスク管理を諦めてしまうことにもなりかねない。

現実をふまえ、無理のないタスクリスト(計画)を作る。それでも一定程度タスクが残ってしまうものだということを前提として認識することだ。

僕だって数は少ないが、タスクが消化できずに残ることがほとんどだ。でもそういうものだとわかってしまえばストレスにはならない。

経験値が増えていけば、タスクリストの精度は高くなっていく。予定終了時刻を意識してタスクを詰め込みすぎないようにまずは意識してみよう。

ということで、参考にしてほしい!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

日本の働き方を変えたい。
残業ゼロアドバイザー。

東証一部上場の大手金融機関で
「残業ゼロ」を33歳から実践。
組織でも残業を減らし、
全国表彰される。

個人事業主として
セミナー、
法人の「残業ゼロ」コンサルティング、
執筆活動を行ってます。
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