毎日の仕事量を一定にする技術

あなたの仕事量は毎日一定だろうか。それとも日によって帰る時間は全然違うのだろうか。

人間は基本的に安定を求める生き物。毎日同じくらいの業務量にしたい。そうしないと見通しが見えなくなり、不安となる。

ではどうしたらこの問題は解決するのだろうか。そんなに難しい話ではない。

今日はこのテーマでいってみようと思う。さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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鍵を握るのは、割り込みタスク

毎日の業務量を一定にする。そのためには、タスクリストの精度をあげること。もっというと、自分でコントロールできないタスクの時間を正確に予測することが大切。

その代表例が割り込みタスクだ。

例えば集中して仕事をしている時にかかってくる取引先からの電話。

こういった、時間の主導権が相手側にある時間の予測、すなわち見積もり時間を正確に設定しておく。これが大切になる。

なぜか。それは自分が一人で行うタスクの見積もりが不正確なのは自分の問題だ。これはコントロールが可能。

しかし、割り込みタスクは時間の主導権が相手にあるので、自分でコントロールができない。

毎日の業務量に差が出る主な要因。それは、割り込みタスクなのだ。だからこそ、この時間を正確に予測するのが大切になる。

では、どう予測するのか

そんなに難しいことではない。小学校高学年の算数ができれば大丈夫。

まず、割り込みタスクに取られている時間を計測してみよう。

計測してみるとわかるが、当然日によって割り込みタスクに取られる時間は違ってくる。

しかし、一定のデータが集まれば、割り込みタスクに取られる時間の平均値を出すことができる。そして、その平均値をタスクリストに事前に盛り込んでおく。

例えば、だ。割り込みタスクに一日平均3時間とられているとしよう。あなたの1日の労働時間が8時間の場合。実質的にあなたが自由に使える時間は5時間となる。

3時間分を事前に労働時間から割り引いてタスクリストを作る。これであなたはタスクを詰め込みすぎて終電に乗り遅れることもなくなる。

割り込みタスクの平均値を盛り込むことで、見積もり時間の変動を極小化する。このことで、1日の業務量がほぼ一定となってくるのだ。

まとめ

毎日自分が帰りたい時刻に業務を終了するためにどうするか。それは、タスクリストの見積もり時間の精度をあげることだ。

そのためには、自分でコントロールできないタスクの時間の見積もりを可能な限り正確にすること。そのためには、実際どのくらい時間を費やしているのか。データが必要。

たすくまでも、TaskChuteでもいい。割り込みタスクの時間だけでもいいので、まずは計測して平均値を出してみよう。

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カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル

平均値だから日によって時間は上下する。ある程度の差の発生は不可避だ。しかし、見積もり時間をできるだけ正確にすることはできる。

それによって、あなたの残り時間が決まってくる。この時間内に自分のタスクを組み込んでいく。

そうすることで、割り込みタスクがきても、想定内。落ち着いて、自分のタスクをこなしていくことができるようになる。

この習慣が確立すれば、日によって忙しさが大きく変動することもなくなる。毎日ジェットコースターだったのが、新幹線に変わる感覚。

あなたも味わってみたらいかがだろうか。

ということで、参考にしてほしい!!!

今日は寒すぎ、なんて日だ!いつでもスタオバより

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参考書籍

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佐々木 正悟
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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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