タスクリストは生き物のように、時とともに動いていく

タスク管理をやろう。タスクリストを毎日作ろう。こう言われると、「その時間が惜しいから、あなたにどうしたらいいか相談しているんだ!」とあなたは思うだろう。

しかし、その考え方は間違ってる。タスクに取りかかる前に段取りを考えることで、結果的に様々なメリットが生じ、仕事が片付くのだ。

それならタスクリストを作るのに毎日どれくらい時間を取られるのか、教えろだって?

あなたに頼まれたら、しかたない。今日はその話をテーマでエントリーを書いてみることにしよう。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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タスク管理を始めた時。あの頃の僕は・・

僕のタスク管理手法。それは、まず無料のタスク管理ツールのToodledoに入っている全ての仕事の中から、今日やるべき仕事を抽出する。

そして、そのタスク一覧を会社のメールに送る。会社でTaskChuteを開き、そのタスク一覧をTaskChuteにコピペする。

最後に予定終了時刻を踏まえ、タスクリストの「仕上げ」をする。

タスク管理を始めた時、この作業にどのくらい時間を取られたか。毎日、30〜40分は取られていただろう。

おっと、ここでタスク管理を諦めかけたそこのあなた。大丈夫だ。これから盛り上がっていくから。他のページへ行っては、いけない。

原因は何だったのか?

経験。それで終わらせてしまうのは簡単だ。しかし、今改めて思うこと。それは、朝一のタスクリストをもっと「適当」にやるべきだったということだ。

タスク管理を始めたばかりの頃。あの頃は佐々木正悟さんのクラウド時代のタスク管理の技術を読んで、その緻密さに憧れていた(同書はエントリー末尾の参考書籍)。

そして初めの頃。二時間のセクションに何分くらいタスクを入れたらいいのか。セクション内の時間がキッチリ2時間以内に収まっているか。かなり細かく、調整していた。

タスク管理で緻密にタスクを管理できる。慣れてくれば1分単位で完璧に、仕事をコントロールできるようになる。極端に言えば、そんなイメージを持っていた。

そしてタスクリストに精度を求めすぎた結果、時間を取られていた。今なら、そう言えるだろう。

タスクリストは生き物だ

ちなみに今、僕はタスクリストの作成にどれだけ時間を取られているか。毎日15分〜20分くらいだ。

何が変わったか。

誤解を恐れずに言えば、朝一のタスクリストにそこまでの精度を求めなくなった。完成度としては、以前と比べると感覚的には80%くらいか。

なぜか。簡単だ。それは朝一のタスクリスト通り、正確に仕事が進むわけないからだ。必ず一定のズレが生じる。

そう、仕事を「完璧」にコントロールなんてできないのだ。それは幻想。これを僕は経験で学んだ。だからこそ、20%のあそびがあってもいい。

朝一のタスクリストで仕事を始める。昼くらいにまた実績を踏まえ、タスクリストを修正する。そして、午後もまた修正する。こういった形で一定のタイミングで修正していく。

当然ながら、時間が経過するほど予定終了時刻は正確になっていく。午後3時の段階での予定終了時刻は実際に自分が退社する時間とほぼ同じとなる。

そう、タスクリストは生き物のように、時とともに動いていく。

だからこそ、朝一の段階で完璧さを求める必要はないのだ。5分のタスクについてウジウジ悩んだとしても、大きな差は生まれない。昼くらいには朝一のタスクリスト通り仕事は進んでいない。5分以上の乖離は必ず発生している。

朝一のタスクリストに精度を求めすぎないこと。これが大切なのだ。

まとめ

タスク管理と言えばタスクリストの作成。タスク管理を始めた頃は夢いっぱい。タスクリストも作り始めると、おもしろい。つい精度を求めてしまうだろう。

しかし、そこは少し我慢が必要だ。もちろん適当すぎても意味がないが、20%程度のあそびはもたせておくべきだ。

どんな仕事もそうだが、仕上げの20%には初期の20%と比べたらはるかに時間がかかる。

タスクリストについては、その20%に時間をかけても一時間後には無駄になってしまう可能性が高い。

だからタスク管理を始めたばかりのあなたへ。あまり朝一のタスクリストに精度を求めすぎないこと。経験を積めば、自然と精度は上がっていく。

今はとりあえず、続けること。諦めずにタスク管理を続けて欲しいと思う。

ということで、参考にしてほしい!!!

地獄のミサワのように睡眠不足をアピールしたいいつでもスタオバより

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参考書籍

クラウド時代のタスク管理の技術
東洋経済新報社 (2013-05-02)
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スマホ時代のタスク管理「超」入門―「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換する
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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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