タスクリストにタスク名があれば非合理的な行動をやめられる理由

TaskChuteでタスクリストを作る時に、タスク名を入力する理由。それはそのタスクを実行するためだ。それは当たり前である。

でもTaskChuteにタスク名を入れることで、そのタスクの行動を制限することも可能となること知っておくべきだ。

例えば、メールを見るというタスク。このタスクにかける時間と頻度を減らしたい場合。それはTaskChuteにタスクを入力すること。そして、レビューとをあわせることで可能となる。

ものすごくシンプルなことだ。でも大切なことなので、説明しよう。

さぁ、今日もいってみよう!!!

広告

メールの何が問題か

まずはよく言われることだが、タスク管理的観点からなぜメールにかける時間と頻度を減らしたほうがいいのか。その理由から説明しよう。

その理由は、メールを見に行くことで「今から脱線するから」だ。タスク管理は今に集中することを目指しているのだから、これは合理的でない。
なぜTaskChuteを使うと「今」に集中できるのか | いつでも スタオバ!!!

そしてメールを見ると、割り込みタスクと共通の2つのデメリットがほぼもれなくついてくる。一つは今やっているタスクを中断することになること。

何かに集中している時に電話が鳴った時を思い出して欲しい。「チクショウ、邪魔が入ったZE」と舌打ちする人もいるだろう。それだけ一度中断した業務に戻っていくのはエネルギーがいるからだ。

そしてもう一つは割り込みタスクが発生することだ。
メールを見ていると、かなり高い確率であなたにタスクが新たに与えられるはずだ。

メールを見て、新たに与えられたタスクに着手せず元の仕事に戻ること。あなたにできるだろうか。以下のエントリーを読んでればできるかもしれない。
あなたの仕事は割り込みタスクへの対応で決まる | いつでも スタオバ!!!

でもあなたは自分の意思でメールを見にいくことで、これだけのリスクとデメリットを自ら被りに行っている。この事実をまず認識して欲しい。それだけメールは有害なのだ。

メールを見ている時間を記録する

メールを見ることが有害ということはわかった。あとすることはなんだ。そう、メールにかける時間を減らすこと。

そのためにどうするか。それは「残酷な事実を知ること」だ。方法は簡単。TaskChuteなどのタスク管理ツールにタスク名を入れること。そして実行時間のログをとることだ。

TaskChuteにタスクを入れる効果は二つある。一つはメールを見に行くという行動をタスクリストに入れることで、そのタスクを一旦忘れることができる。

タスクリスト通りタスクを実行していけば、いつかメールを見にいくことが確定している。だからメールを見に行かなければならないという気持ちがなくなる。今の目の前の仕事に集中できるようになる。

もう一つは、メールを見ている時間という、厳しい現実を知らざるを得なくなるということだ。

タスク終了後、「げっ、気づいたらメールチェックと対応で30分経っている!」という事実をリアルタイムで知ること。

その日の終わりに自分のTaskChuteに残された自分の行動ログをレビューするとなお良い。1日の業務時間のうち、どれだけメールチェックと対応に追われているか知ることができる。

心臓が弱い人はちょっと気をつけたほうがいいかもしれない。

メールに使っている時間を正しく把握すること。この習慣を持てば、あなたがメールチェックに使う時間は激減するはずだ。あなたが合理的に行動する意志さえあれば、だが。

まとめ

僕達は自分では合理的行動をとっているつもりでも、無意識にとんでもない行動をとっていることがある。

その行動にもタスク管理と別な観点では、合理的な理由がある。だからある意味、当然なのだ。

でも仕事では僕達は業務効率を追求したいわけだ。そのためにタスク管理という技術がある。

タスク管理的に望ましくない行動をとらないためには、(そのタスクが最低限必要という前提で)タスクリストに入れることだ。

そうすることで、そのタスクにかけている時間をまず把握する。

たったこれだけのこと。それでも、「あなたはたった今、非合理的な行動を取りました。30分も。」と記録は教えてくれる。

その現実を知ることでしか、あなたが行動をやめることはできない。だからこそ、行動ログは大切なのだ。

あなたもTaskChuteをはじめとしたタスク管理ツールを使って、是非ログを取ってみてほしい。

ちょっとキツイかもしれないけど、現実を知ることがスタートなのだから。

ということで、参考にしてほしい!!!

風邪が治るまでもう少しいつでもスタオバより

タスクシュートに興味を持たれた方はこちら↓

関連エントリー
2014年最後のエントリーはやはりこれだ!タスク管理を始めてよかったこと | いつでも スタオバ!!!
TaskChuteは難しい?それならどれだけ簡単なツールか説明しよう! | いつでも スタオバ!!!
仕事をやらないという選択肢を持つということ | いつでも スタオバ!!!
TaskChuteが行動を強力に後押ししてくれる理由 | いつでも スタオバ!!!
タスク管理でToodledoを使うと上手くいく理由 | いつでも スタオバ!!!
あなたはなぜタスク管理を始めるべきなのか | いつでも スタオバ!!!
タスク管理を始めたいと思ったらまずすべきこと | いつでも スタオバ!!!
あなたはなぜタスクリストを作るべきなのか | いつでも スタオバ!!!
なぜ紙のタスクリストよりTaskChuteなのか。その疑問にお答えしよう | いつでも スタオバ!!!
なぜTaskChuteを使うと「今」に集中できるのか | いつでも スタオバ!!!
TaskChuteではタスクをし忘れることはないワケ | いつでも スタオバ!!!
正確なタスクリストを作るためにまず始めること | いつでも スタオバ!!!

参考書籍

クラウド時代のタスク管理の技術
東洋経済新報社 (2013-05-02)
売り上げランキング: 28,336
スマホ時代のタスク管理「超」入門―「いつかやりたいこと」を「今からやること」に変換する
佐々木 正悟 大橋 悦夫
東洋経済新報社
売り上げランキング: 133,681

投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

詳しくはこちらをクリック