「緊急度が低いが、重要な仕事」に一定の時間をかけるために必要なテクニック

仕事において、考える時間を確保することは大切だ。サラリーマンでも、自分がマネジメントする組織の今後の戦略をどうするか等、じっくり時間を確保することが大切。

しかし考える時間を確保することが大切だとわかっていても、僕達は日々忙しい中、なかなかそういった時間を確保することはできない。

なぜなら「戦略を考える」などのタスクは「重要だが、緊急でない」タスクだからだ。忙しい僕達は、他の緊急なタスクにどうしても手が回ってしまう。

どうしたら重要だが、緊急でないタスクの時間に一定の時間を確保することができるだろうか。今日はこのテーマについて、考えてみようと思う。

さあ、今日も早速いってみよう!!!

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なぜ、考える時間が大切なのか

僕達の仕事は以下の4つに分類できる。僕がここで言っている「考える時間」は以下の図の3、「重要度が高いが、緊急度が低い仕事」に該当する。


(※)上の図は吉越浩一郎さんの書籍「吉越式会議」から引用

僕達は普段忙しいので、緊急度が高い上図の1,2の仕事に追われてしまう。その結果、重要な3の仕事に取りかかれなくなってしまう。

しかし、この重要だが緊急度が低い仕事に一定の時間を確保しなければ、いつまでたっても組織や個人は成長・改善しないのだ。

今現在自分しかできない仕事も、マニュアルを作れば他の人に任せられるようになる。新しいシステムを導入すれば会社の業務効率が劇的に向上するかもしれないなら、導入するか否か検討しなければならない。

こういった戦略を考える時間を確保することで業務が効率化したり、より成果が挙がるようになる。だからこそ、僕達は考える時間が大切なのだ。

考える時間を確保するのに必要なのは意志ではない。仕組みだ。

考える時間が大切だが、忙しい日々ではとりかかることが容易ではない。そのことはみんな肌で感じていると思う。こういったことは習慣化と一緒で、仕組みが大切になる。

仕組みには色んなやり方があるが、僕がオススメなのは他人と約束することだ。例えば、会議の予定を入れてしまうこと。

例えば、新しいシステムを導入するか否か検討したいなら、このテーマの会議を2週間後に入れてしまう。そうすれば、どんなに忙しくてもあなたは会議の前までにはこのテーマについて考えざるをえなくなる。

そしてこういったミーティングを定例化してしまうとなお良い。

例えば今僕が実践していること。今僕の会社の課では2週間に1回、組織の今後の課題を解決していくことをテーマにした会議を開いている。進行は僕が務める。

この会議は原則2週間に1回やると決めているので、継続的にその会議のテーマ、すなわち組織の課題や問題点について僕は考え続けなければならなくなる。

会議を主催しているのに、「何もテーマがありません・・」とはさすがに僕も言えないからだ。このプレッシャーが、「重要度が高いが、緊急度が低い仕事」を後押ししてくれるというわけだ。

他人を巻き込む予定を入れる。できたら定例的に。

この手法はオススメだ。自分の意思と関係なく、考える時間を作らざるを得ない環境に自分を追い込むこと。この仕組みが大切なのだ。

まとめ

僕たちは忙しいと、緊急度が高い仕事に追われ続けてしまう。その結果、考える機会を失う。そのサイクルに入ってしまうと、仕事の奴隷になってしまう。

仕事の奴隷にならないために必要なこと。それは自分が仕事をコントロールすること。タスク管理は仕事の時間をコントロールできる。それに加え、仕事の内容をコントロールすることが大切だ。

そのためには、「重要だが、緊急でない」仕事に一定の時間をかける必要があるのだ。そしてそのためには、「重要だが、緊急でない」仕事に緊急性を持たせる仕組みが大切なのである。

その一つに、他人との約束によるプレッシャーというものがある。他人との予定を入れる。定例的にが最も望ましい。

自分の意思と関係なく、「重要だが、緊急でない」タスクを取り組まざるを得ない仕組みを作ること。こういった仕組み化が大切なのである。

ということで、参考にしてほしい!!!

14:30にコーヒーを飲む習慣があるいつでもスタオバより

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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