タスク管理でタスク名をつける時にあなたがすべき3つのこと

タスクをTaskChuteやToodledoに放り込む時にタスク名をどう工夫するかは意外と大切だ。

タスク名次第でそのタスクが先送りされたり、手間が増えたりする。どういったことを工夫すると上手くいくのか。

僕が日頃工夫していることを紹介しようと思う。さぁ、早速いってみよう!

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タスク名は明日の自分への引き継ぎ

タスクに取りかかる時に「あれ、これ何からやるんだっけ?」と思ったことはないだろうか。タスク名から何の仕事をやるのかよくわからなかったりすることもある。

部下に明日企画の書類を渡すというタスクがあるなら「企画書」というタスク名ではなく、「いつでもスタオバ君に企画書を渡す」というタスク名にすべきだ。

「何やるんだっけ」という一瞬の思考のストップにより、タスクが先送りされてしまうということがよくある。このリスクを極小化するためにも、すんなり次のタスクに取りかかれるように次のアクションをタスク名に具体的に入れておくことが大切だ。

Toodledoではルーティンタスクに⭐️印をつける

僕は毎日ToodledoからTaskChuteへタスクを転記している。
サラリーマン×Toodledo×タスクシュート | いつでも スタオバ!!!

ToodledoのタスクをTaskcopyというブックマークレットを使いタスクをメール本文にコピペして会社に送る。この際、ルーティンタスクはもうすでにTaskChuteに入力されているので、ルーティンタスクをいちいち消すことになる。

下の例のようにルーティンタスクには⭐️をつけている。
task2

そして、Taskcopyを使うと以下のように表示される。⭐️のタスクを消して、コピーする。そしてメール本文にペーストするわけだ。
task

ルーティンタスクの冒頭に⭐️印をつけておけば「これはルーティンタスクだ」とすぐわかるので速やかに消すことができる。

こういった小さな工夫だが、毎日行う作業なのでとても大事なことだ。

外出する時間や会議の始まる時間はタスク名に入れておく

TaskChuteに基づき仕事を始めてしまうと、スケジュールをいちいち見ることがなくなる。そうすると、タスクをこなすことに夢中になってしまい、外出の時刻を忘れてしまったりする。

タスクシュートはこちら↓

あるいは、何時にでるんだっけ?といちいちスケジュールを確認することになる。この手間を省くにはどうしたらいいか?

僕は「10:00いつでもスタオバに会いにいく」という感じで出発時間をタスク名の頭にいれることにした。

TaskChute自体は常に見ているので、こうしておけば11時になっても机の上でゆっくりコーヒーを飲んでいつでもスタオバ君に会いに行くのを忘れるという事態には発展しない。

まとめ

タスク名を工夫する。ほんの少しの工夫だが、仕事をストレスフリーにするというタスク管理の目的達成にはいずれも重要なことだと思う。

小さいストレスを少しずつ解消していく。その先にストレスフリーがある。そういう意識で毎日少しずつ業務改善していくというわけだ。

ということで、参考にしてほしい!!!

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再来週は久しぶりの一週間休暇。ウキウキしているいつでもスタオバより

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。セミナー講師。「シゴタノ!」主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。
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