プロジェクト内のタスクはどのくらい細かく分割したほうがいいのか?タスク編

数時間かかるようなタスクを当ブログではプロジェクトと呼んでいる、プロジェクトを処理する時は作業を分割して処理するのが効果的ということを以前のエントリーで書いた。
3時間のタスクはぶっ通しで取り組むべきなのか?とい問いについて | いつでも スタオバ!!!

作業を分割するのはいいのだが、どの作業単位まで分割したらいいのか。そういった疑問も生じると思う。ということで、いってみよう!!!

プロジェクト完遂までのロードマップをリスト化する

目の前にプロジェクトがある。うーん、けっこう時間がかかりそうだ。気が重い。そんな時はまずそんなに深く考えず、プロジェクトを完遂するまでのロードマップを描いてみよう。

「これをやって、あれをやって・・」とプロジェクトを完遂するまでにやることを順番に書いていくイメージだ。例えばサラリーマンが企画を上司に通すケースは以下のようになる。

・企画を考える
・関係部署と調整する
・企画を修正する
・部長に提出する

タスクを行動単位にブレイクダウンする

続いて、先程列挙したタスクをさらに行動単位にブレイクダウンしてみよう。例えば「関係部署と調整する」についてはさらに以下のようにタスクを細分化できるだろう。

・人事部の田中主任に電話する。キーパーソンを確認する。
・キーパーソンAに電話する。
・キーパーソンBに電話する。
・経理部の課長全員にメールで決定事項をメールする。

ここもあまり細かく考えすぎないこと。ある程度自分のフィーリングでOKだ。

時間単位で分割するのも大切

ここまでで概ね作業の分割はOKだ。ここからが重要。ブレイクダウンしたタスクとその日にプロジェクトに割り当てられる時間とのバランスを取るようにする。

ちょっとわかりにくいと思うのでもう少し説明しよう。以前のエントリーで書いた、1日の時間の中で一つのプロジェクトにかけられる時間は15分~30分程度しかないという話を見てほしい。
プロジェクト内のタスクはどのくらい細く分割したらいいのか?時間編 | いつでも スタオバ!!!

例えば「経理部の課長全員にメールで決定事項をメールする」という先程のタスク。このタスクの見込時間が40分だとしよう。

この場合は以下のようにタスクをさらに分割することをオススメする。こうすることで、毎日確実に少しずつプロジェクトを進めていける。
・メールを作成する・・・25分
・課長全員に送る。・・・15分

自分がプロジェクトに1日どれだけの時間をかけられるかをふまえ、タスクのサイズを調整するということだ。

まとめ

プロジェクト内の作業の分割はまずどのように進めていくか自分でロードマップをイメージすることから始めよう。最初はそんなに細かく考えずに単純に列挙していけばいい。

最終的にはそのプロジェクトにかけられる時間をふまえてタスクを処理していくことになるからだ。そしてこの考え方を続けて実践していけば感覚が磨かれていき、直感的にできるようになる。

プロジェクト内のタスクを分割して処理するという考え方で、どんどんプロジェクトを進めていこう。
ということで、参考にしてほしい!!!

うーん、やっぱりモブログのほうがエントリー書くのが早くなってるかも・・と実感するいつでもスタオバより

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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