プロジェクト内のタスクはどのくらい細く分割したらいいのか?時間編

「3時間のタスクは分割してやったほうが効率がいいらしいな。早速やってみよう。ん?でもどのくらいの時間単位で作業を分割したほうがいいんだ?」
3時間のタスクはぶっ通しで取り組むべきなのか?とい問いについて | いつでも スタオバ!!!

前回の記事をふまえ、こういった問いが生じる人もいるだろう。

結論としてはその人の仕事の内容によるということになる。でも、その人にとっての目安を導き出す方法を紹介しよう。

なお以下の手順はTaskChuteを使ってやることを強くオススメする。かかる手間が全く違ってくるからだ。

TaskChuteはこちら↓

また、下のエントリーも事前に確認してから本エントリーを読まれると理解が早くなると思うので参考にしてほしい。
正確なタスクリストを作るためにまず始めること | いつでも スタオバ!!!

さあ、いってみよう。

自分の可処分時間を把握する

僕たちは自分たちが思っている以上に可処分時間がない。
タスクを詰め込みすぎないためには自分の可処分時間を知ろう | いつでも スタオバ!!!

1日の業務時間のうち、毎日必ず行うルーティン業務や割り込みタスク(例えば、誰かから電話がかかってくる)の時間が天引きされるからだ。

残った時間が可処分時間となる。まず始めにこれを把握しよう。

本日デッドラインのタスクの時間をさらに天引きする

次に今日中に絶対に処理しなければならないタスクを可処分時間からさらに天引きする。そう、今日中に処理できなければ坊主になっても許されないタスクだ。

ここまでが実質的に自分が自由に使える時間を把握する作業となる。極端に言えば、残された時間は漫画喫茶でスラムダンクを読んでても問題ないということになるわけだ。

でも真面目な僕達はきっとそんなことはしないはずだ。最後のステップをみてみよう。

抱えているプロジェクト数をふまえ、作業時間単位を検討する

ここまでのステップを実際にやってみて、自分に残された時間を冷静に見つめてほしい。どうだろうか?

僕の場合、日にもよるが3時間くらいしか残っていないことが多い。そして僕達は大概複数のプロジェクトを同時並行で処理している。

単純に考えれば10個のプロジェクトを同時に処理しているなら、3時間を10個のプロジェクトで割った時間である18分が各プロジェクトの作業時間単位の目安となるわけだ。

まとめ

論理的に書いていくと難しい話に見えるかもしれないが、この作業は実はタスクリストを作成する時に誰もが考えていることだと思う。

タスクリストを作りながら、「うーん、この仕事は15分くらいしか時間がとれないな」などとPCの前で唸りながら自然と考えていることだ。

そうはいっても、はじめのうちは自分の感覚もわからないと思う。アドバイスとしては15分から30分くらいがいいと思う。長くても1時間。

やってみて違和感がある人は自分なりに色々試してみることをオススメする。

ということで、参考にしてほしい!!!

昨日会社関係の夜のお付き合いでほとんど寝ておらず、地獄のミサワのようなコメントを会社でしそうないつでもスタオバより

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参考書籍

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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