タスク管理の第一歩は日次スタートをいかに短い時間で効率良くこなすかだ。タスク管理を始めたばかりの頃の僕は毎日日次スタートに30分以上かかっていた。

40分かかっていた時もあったと思う。それが今では20分くらいだ。何が変わったか紹介しよう。

Toodledoはあくまでサポートツールと割り切り、ざっくりタスクリストを作る

僕の場合はToodledoがタスク管理の母艦となり、整理されたタスクが会社にあるタスクシュートに移されるスタイルだ。
参考記事はこちら↓
サラリーマン×Toodledo×タスクシュート | dream4luckのいつでも 「スタオバ」!!!
タスク管理でToodledoを使うと上手くいく理由 | dream4luckのいつでも 「スタオバ」!!!

そうするとタスク管理ではToodledoとタスクシュート両方のツールを使用することになる。タスクを処理する順番など詳細を考える時にどちらのツールで精緻に検討するかを決めるのが一つのコツだ。

例えばToodledoでじっくりタスクの順番を考えたとして、タスクシュートに転記する段となった時にまた一生懸命に考えてしまうと時間が2倍かかるからだ。

これはかなりの時間のロスになる。だからこそどちらでもいいのだが、どちらかのツールはサポートツールと割り切りざっくりタスクリストを作るようにしたほうがいい。

僕の場合タスクシュートでタスクをこなす順番を精緻に組み立てることにしているので、Toodledoではほとんど時間をかけないようにしている。おそらく長くても10分くらいだ。

Toodledoではあまりタスクを処理する順番を考えない。各セクション(下の図のように僕の場合は9時~11時、11時~13時のように業務時間を2時間毎に区切りをつけて管理している)の中にタスクが収まるかだけを感覚的にチェックして、会社のタスクシュートに送るようにしている。
TASK

タスクシュートで精緻に調整する

家でToodledoを使ってざっくり作ったリストをタスクシュートに転記する。そしてここではタスクをこなす順番まで精緻に考える。

予定終了時刻をチェックする。仕事を詰め込みすぎていないかチェック、詰め込みすぎていれば明日に回す。この作業は大体10分くらい。

まとめ

日次スタートが20分くらいで毎日できるようになると大分精神的に楽になる。タスク管理がしんどくなくなる。僕の場合、なんだかんだで半年以上毎日30分くらいかけていた気がする。

経験が増えて、「Toodledoはざっくりやればいいんだ」と気づいたことがきっかけで大分早くなった。続けることで、スキルアップした典型的な例。参考にしてみてほしい。

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で、「残業ゼロ」を実践。時間管理をはじめ、ワークショップを開催する個人事業主。

2018年5月に順天堂大学で「時間管理」で登壇。「シゴタノ!」の非常勤講師。
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