あなたがタスクリスト通り仕事が進められるかどうか。それを決めるのは、あなたの割り込みタスクへの対処方法だと先日エントリーに書いた。

そう、あなたの目の前に出現するタスク達にどう対処するか。それがあなたの今日の1日を決める。

今日はもう一つ、タスクリスト通り仕事を進めるシンプルな方法をお伝えしよう。いかに確実に割り込みタスクを明日以降に回せるか。今日のテーマはこれ。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

仕組みがないと、迷いが生じる

割り込みタスクが発生した時。例えば、上司から「これ、やっといて」と頼まれたとしよう。

ここであなたは一度考える。「このタスクはいつやるの?」。

「今でしょ!」の誘惑に打ち勝った、あなた。その次の流れが大切だ。そのタスクの関連資料はどうするのか。

机がぐちゃぐちゃだと、そのタスクはどこかへいってしまうかもしれない。

このように迷いが生じると、あなたはこのタスクを今やってしまうかもしれない。

ではどうしたらスムーズに目の前のタスクを明日に回せるのか。

そのためには、ちょっとした仕組みが必要なのだ。

どんな仕組みを整えるか

仕組みというと少し大げさだが、気軽にタスクを置いておけるように、一時保管スペースを作っておくのが良い。

もう少し説明しよう。僕の場合。タスクを収納するスペースが机に3つある。

・すぐ着手するタスクを入れる箱
・明日以降にやるタスクを一時的に入れる箱
・明日以降にやるタスクを全て収納している引き出し

例えば上司から仕事を頼まれて、すぐそのタスクを処理しなければならない場合。今目の前のタスクを中断したくない場合は、すぐ着手する箱に一旦入れておく。

そうすれば、目の前のタスクが終わった後に、上司から依頼されたタスクを箱から取り出せば、すぐにタスクに着手できる。

上司から頼まれたタスクを明日以降に先送りする場合。この場合の流れはどうなるか。まず、「一時的に入れる箱」に入れておく。

そして、1日の終わりに「一時的に入れる箱」からタスクを取り出し、Toodledoにタスクを放り込む。

Toodledoに入力したタスクは、引き出しの中へ収納される(ちなみに、引き出しの中は明日以降のタスクが全て入っている)。

この流れだと、すごく上手くいく。

なぜか。一つは、明日以降に回すタスクの置き場所が決まっているので、迷いが生じないということ。

スペースが決まっていないと、都度どこに置くか決めなければならない。これはエネルギーの無駄だ。そして、迷いが生じると、そのタスクを実行しかねない。

確実にタスクを明日以降に回すためにも、スペースが決まっていることは大切だ。

ではなぜ、箱と引き出しを分けているのか。それは、Toodledoへタスクを放り込む作業を、分離するためだ。

タスクを明日以降に回す際、Toodledoにタスクを入力して、引き出しに入れる。そうすれば、「一時的に入れる箱」は確かにいらないだろう。

しかし、この一連の行動で大切なことは何か。それは、中断された目の前のタスクにどれだけ早く戻れるかなのだ。

目の前のタスクを離れれば離れるほど、再び集中するのに時間がかかるようになる。早く戻りたいのに、タスクの入力をしなければならない。これもまたストレスとなり、エネルギーを消費することになる。

だからこそ、とりあえずタスクを置いておきたいのだ。タスクの入力は急ぐ必要がないのだから。

このように、いかにストレスなくタスクを明日以降に回す仕組みを作れるか。これが大切なのだ。

まとめ

割り込みタスクが発生したら、まずそのタスクをいつやるのか考える。今すぐなのか。今日中なのか。明日以降なのか。

そして明日以降を選択した場合、いかにストレスなく、タスクを明日以降に回せるか。これも一つの技術である。

そのためには一時保管スペースと全てのタスクの収納場所を分ける。そうすることで、明日以降にタスクを回す作業にストレスが生じなくなる。

こういったちょっとしたエネルギーの節約が、今日のあなたの仕事を決める。

今日からあなたも、机の上に箱を作ってみてはいかがだろうか。

ということで、参考にしてほしい!!!

だから寒いって!いつでもスタオバより

関連エントリー

Kindle本 書きました!

2016年12月8日(木)発売 700円(税別)

会社で働きながらでも自分がやりたいことを追及できる働き方を手に入れませんか?

Amazonへ見にいく

あわせて読みたい

広告

この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で「残業ゼロ」をただひとり、2年以上実践。

「残業ゼロ実践論」日本一。セミナー講師。
2018年5月に順天堂大学で「時間管理」で登壇。「シゴタノ!」の非常勤講師。
詳しくはこちらをクリック

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新の情報をお届けします