割り込みタスクを確実に明日に回すために必要な技術

あなたがタスクリスト通り仕事が進められるかどうか。それを決めるのは、あなたの割り込みタスクへの対処方法だと先日エントリーに書いた。

そう、あなたの目の前に出現するタスク達にどう対処するか。それがあなたの今日の1日を決める。

今日はもう一つ、タスクリスト通り仕事を進めるシンプルな方法をお伝えしよう。いかに確実に割り込みタスクを明日以降に回せるか。今日のテーマはこれ。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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仕組みがないと、迷いが生じる

割り込みタスクが発生した時。例えば、上司から「これ、やっといて」と頼まれたとしよう。

ここであなたは一度考える。「このタスクはいつやるの?」。

「今でしょ!」の誘惑に打ち勝った、あなた。その次の流れが大切だ。そのタスクの関連資料はどうするのか。

机がぐちゃぐちゃだと、そのタスクはどこかへいってしまうかもしれない。

このように迷いが生じると、あなたはこのタスクを今やってしまうかもしれない。

ではどうしたらスムーズに目の前のタスクを明日に回せるのか。

そのためには、ちょっとした仕組みが必要なのだ。

どんな仕組みを整えるか

仕組みというと少し大げさだが、気軽にタスクを置いておけるように、一時保管スペースを作っておくのが良い。

もう少し説明しよう。僕の場合。タスクを収納するスペースが机に3つある。

・すぐ着手するタスクを入れる箱
・明日以降にやるタスクを一時的に入れる箱
・明日以降にやるタスクを全て収納している引き出し

例えば上司から仕事を頼まれて、すぐそのタスクを処理しなければならない場合。今目の前のタスクを中断したくない場合は、すぐ着手する箱に一旦入れておく。

そうすれば、目の前のタスクが終わった後に、上司から依頼されたタスクを箱から取り出せば、すぐにタスクに着手できる。

上司から頼まれたタスクを明日以降に先送りする場合。この場合の流れはどうなるか。まず、「一時的に入れる箱」に入れておく。

そして、1日の終わりに「一時的に入れる箱」からタスクを取り出し、Toodledoにタスクを放り込む。

Toodledoに入力したタスクは、引き出しの中へ収納される(ちなみに、引き出しの中は明日以降のタスクが全て入っている)。

この流れだと、すごく上手くいく。

なぜか。一つは、明日以降に回すタスクの置き場所が決まっているので、迷いが生じないということ。

スペースが決まっていないと、都度どこに置くか決めなければならない。これはエネルギーの無駄だ。そして、迷いが生じると、そのタスクを実行しかねない。

確実にタスクを明日以降に回すためにも、スペースが決まっていることは大切だ。

ではなぜ、箱と引き出しを分けているのか。それは、Toodledoへタスクを放り込む作業を、分離するためだ。

タスクを明日以降に回す際、Toodledoにタスクを入力して、引き出しに入れる。そうすれば、「一時的に入れる箱」は確かにいらないだろう。

しかし、この一連の行動で大切なことは何か。それは、中断された目の前のタスクにどれだけ早く戻れるかなのだ。

目の前のタスクを離れれば離れるほど、再び集中するのに時間がかかるようになる。早く戻りたいのに、タスクの入力をしなければならない。これもまたストレスとなり、エネルギーを消費することになる。

だからこそ、とりあえずタスクを置いておきたいのだ。タスクの入力は急ぐ必要がないのだから。

このように、いかにストレスなくタスクを明日以降に回す仕組みを作れるか。これが大切なのだ。

まとめ

割り込みタスクが発生したら、まずそのタスクをいつやるのか考える。今すぐなのか。今日中なのか。明日以降なのか。

そして明日以降を選択した場合、いかにストレスなく、タスクを明日以降に回せるか。これも一つの技術である。

そのためには一時保管スペースと全てのタスクの収納場所を分ける。そうすることで、明日以降にタスクを回す作業にストレスが生じなくなる。

こういったちょっとしたエネルギーの節約が、今日のあなたの仕事を決める。

今日からあなたも、机の上に箱を作ってみてはいかがだろうか。

ということで、参考にしてほしい!!!

だから寒いって!いつでもスタオバより

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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