TaskChuteでタスクリストを作る上で大切な基本的な考え方を紹介しよう

タスク管理を始めた。でもタスクリストが上手く作れない。そんな方もいるだろう。今回のエントリーはタスクリストを効率的に作る上で大切な、基本的な考え方をお教えしよう。

使用するツールはTaskChuteだ。さあ、今日もいってみよう!!!

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まずはセクションという概念を理解する

セクションとは一言で言えば時間帯だ。1日の時間を例えば9時~11時をAセクション、11時~13時をBセクションなど、時間帯毎に区切るのだ。

そうすることで、各時間帯に最も適したタスクを選定することができる。そして効率がUPする。そしてタスクリストも埋めやすくなるのだ。

なぜセクションという概念がタスク管理で必要なのか。その理由は以下のエントリーに書いているので参考にしてほしい。
TaskChuteでもでてくるセクションという概念は何か | いつでも スタオバ!!!

セクションの考え方はタスク管理では極めて重要なので、是非この機会に理解してほしい。

決まっている予定とルーティン業務から埋めていく

「さあ、タスクリストを作ってください」と言われても途方にくれてしまうだろう。そういう時はまず既に決まっている予定から埋めていこう。

11時~12時まで打ち合わせが入っているならまずそこを埋める。シンプルな話だ。

予定を埋めた後はルーティン業務をどのセクションで実施するか決めよう。ルーティン業務もその日にやらなければならないという点では予定と同じだからだ。

TaskChuteの場合はルーティンを以下のように設定しておく。

task

ルーティンタスクをどのセクションで取り組むかは自分で決める必要がある。

それは以下のエントリーを参考にして、自分でタスクに最も適しているセクションを割り当ててほしい。
TaskChuteのタスクのセクションはどのように決めるのがよいのか。その疑問にお答えしよう | いつでも スタオバ!!!
ルーティン業務も小分けするとうまくいく | いつでも スタオバ!!!

割り込みタスクも埋めていこう

これはタスク管理を少し始めた方向けのお話になるかもしれない。

割り込みタスクとは何か。例えば経費精算をやっていたら突然上司から「いつでもスタオバ君、ちょっといいかね」と呼ばれ30分打ち合わせをすることになった時だ。

この場合、30分割り込みタスクが発生したことになる。イメージが湧いただろうか。他人から電話がかかってくるというケースも割り込みタスクだ。

割り込みタスクも一定頻度で必ず発生するはずだ。だからこの時間もルーティン業務と同様に考え、タスクリストを埋めてしまうのだ。

TaskChuteでは以下のように設定しておく。

task

割り込みタスクは予想できないから割り込みタスクであって、見積もり時間はどうしたらいいんだ?という疑問もあると思う。

これは毎日ログ(記録)を取り、その平均値で見積時間を設定をすればいいだけの話だ。ログが集まれば集まるほど、正確な時間を設定できるようになる。是非取り組んでみてほしい。

例えば割り込みタスクの1日あたりの平均時間が120分で、セクションが5つある場合。この場合は各セクション毎に24分割り込みタスクを割り当てておこう。以下の赤丸のようなイメージだ(各セクション毎に「割り込みタスク用バッファ」というタスクが入っている)。

task

割り込みタスクについては以下のエントリーで書いているので是非参考にしてほしい。
割り込みタスクは事前にTaskChute内に入れておく | いつでも スタオバ!!!

あとは残りの空いている枠にタスクをいれていくだけ

ここまで作業をやってみるとわかるのだが、意外なことに予定やルーティンや割り込みタスクでタスクリストを埋めてしまうとほとんど残り時間が残っていないことに気付くだろう。
タスクを詰め込みすぎないためには自分の可処分時間を知ろう | いつでも スタオバ!!!

これは個人差があるが、僕のようなサラリーマンはほとんどがルーティン業務になるはずだ。

後はタスクの性質と見積もり時間をふまえ、タスクリストの空いている枠にタスクを埋めていこう。そうすればタスクリストが完成するというわけだ。

まとめ

タスクリスト作成は慣れてしまえば短時間で作れるようになる。しかし慣れないと30分以上かかってしまうこともあるだろう。

短時間で作れるようになるにはある程度経験が必要だ。今回は僕自身が「最初にこういうこと知っていればよかったな」と思う内容を書いてみた。

タスクリストを作ることはタスク管理の基本だが重要な部分でもある。始めのうちは時間がかかる。でも試行錯誤を繰り返していけば必ずそのスピードは早くなる。

諦めずにタスク管理を続けてほしい。
ということで、参考にしてほしい!!!

諦めないことは一流のいつでもスタオバより

タスクシュートに興味をお持ちの方はこちら↓

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参考書籍

クラウド時代のタスク管理の技術
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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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