ルーティン業務も小分けするとうまくいく

僕は仕事上、部下が稟議を上げてくる書類を大量に決済するという業務がある。これがルーティン業務となっている。

決済にもいろんなパターンがあるのだが、とりあえず一つのパターンでは時間を計測すると120分を1日で費やしている。

この場合、120分をいつ、どの時間帯でやるのか。それが問題なわけだ。今まで僕は1日2回と決めて1回あたりおおよそ60分で作業していた。

それを最近は1時間に1回くらいの頻度で分割してみるようになった。その結果どんなメリットがあったか。紹介したい。

さあ、いってみよう!

受け手に仕事が早いと思われる

実は分割するきっかけとなったのはメンバーの「書類が返ってくるのが遅い」という不満の声だった。タスク管理のブロガーとしては極めて心外な状況だ(笑)。

そこで受け手が書類が早く返ってくると感じてもらうように、単純に120分を小分けすることにした。120分という総量は変えず、回数を増やしたのだ。

そうすることで、仕事量を増やしたわけではないのに受け手は「書類が返ってくるのが早い」と感じてくれるようになる。

こんなちょっとした工夫だが、これだけで仕事の受け手側の感じ方が随分違うことに気付いた。

心理的負担が軽減される

以前は半日に1回取り組んでいたので、稟議書類が積みあがっていくのを目の当たりにして少しうんざりしてくる時があった。

でも最近は1時間に1回くらいは見るようにしているので、1回あたりの作業時間は20分程度。1回あたりの稟議書類は「一束」というイメージだ。

そうすると心理的にかなり楽なことに気付いた。ルーティンは毎日必ずその日に完了しなければならないというプレッシャーがあるわけで。

書類が溜まっていると心理的にあまりよくないわけだ。常に一束しかない状態というのは、超ストレスフリーということに気付いた。

外出する時にも効果を発揮する

外出から帰ってきた時に書類が溜まっていてうんさりすることはないだろうか。今までの僕はそうだった。

外出先から帰ってきたら時間帯によっては山のように稟議書類が溜まっている。もう家に帰りたくなる。

しかし分割しておけば、外出先から帰ってきてもそんなに書類は溜まることがない。もうあのうんざりした気持ちを味わうことはないだろう。

まとめ

ルーティン業務についても、仕事を小分けするというほんの小さい工夫でこれだけメリットがある。

特に部下や上司からの仕事に対する印象が大きく違うことには留意したいところだ。半日に1回と1時間に1回。僕からすれば大きな差はない。

でも受け手は大きな差と感じる。だとしたら、本当に損だ。実際には仕事が早くても、仕事が遅い人と認定されてしまうリスクがある。

プロジェクトのみでなく、ある程度まとまったルーティン業務は小分けにする。是非実践してみてほしい。

ということで、参考にしてほしい!!!

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いいかげん寒いのでそろそろコートを着ていこうかなと画策するいつでもスタオバより

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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