マルチタスクは生産性を低下させる。その解決方法は○○を作ることだ

複数のタスクを同時にこなす。これをマルチタスクという(いわゆる「ながら活動」だ)。仕事でもプライベートでも、一般的には効率を追求した結果マルチタスクが実行される。

しかしここで一つの疑問が生じる。本当にマルチタスクは効果的なのだろうか。僕の意見を紹介しよう。

マルチタスクは脳のエネルギー消費が激しすぎる

机の上が汚い。机の上に複数のタスクが置いてある。それだけで集中力は分散する。これは誰もが実感したことがあるのではないだろうか。

「ああ、あれもやらなきゃ。これもやらなきゃ」状態だ。目の前のタスクに集中するのにものすごい脳力(エネルギー)がいる。

今日読んだ「脳のトリセツ」にも下記のような記載がある。

この転導注意は、脳にストックする情報が多く、さらに不必要なタイミングで、関係のないものを見ないように抑制するので、激しくエネルギーを消費します。

(中略)テレビがついたままで、シャツにアイロンをかけているとします。スマホでSNSを見ています。キッチンではお湯を沸かしています。

このような何気ない場面でも、あなたの脳は、仕事でのイベント進行で使うのと同じエネルギーを消費しています。

(中略)私たちは、効率アップを求めて「ながら活動」をするのですが、それによって、かなりの脳のエネルギー効率を下げてしまっているのです

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仕事は集中力×時間で決まる

これもあらためての説明は不要だろう。ビジネス本を読めばいくらでもその根拠が書いてある。僕自身の経験からも間違いなくそう言える。

だからこそ、目の前の仕事にFOCUS(集中)する必要がある。結果的にこれが脳のエネルギー消費を最小限に抑え、効率的に使うことに繋がる。

では具体的にどうしたらいいのか

その解決法はずばり、タスクリストを使うことだ。すなわち、今日やるべき仕事とそれにかかる時間をリスト化することだ。

例えば1時間で5つのタスクをこなさなければならないとしよう。

部下の報告書をチェックする、経費精算をする、新しい企画の企画書作成、上司にお客様からの苦情を報告する、後輩の相談にのる。

この状態で何も考えずに経費精算を始めてしまうとどうなるか想像してほしい。やってみるとわかるが、「こんなにたくさん仕事があるのに、1時間で終わるだろうか?」と不安になる。

当然ながら目の前の仕事に集中することはできない。その結果、生産性が低下することは明らかだ。

task

では下のようなイメージでタスクリストができていたらどうだろう。

・部下の報告書をチェックする・・10分
・経費精算をする・・5分
・新しい企画の企画書作成・・30分
・上司にお客様からの苦情を報告する・・10分
・後輩の相談にのる・・5分

こうしてやる仕事とかかる時間が見える化されていれば、安心して一つ一つタスクをこなしていくことができるだろう。

このリストの順番通り、まず部下の報告書をチェックすることから始めれば1時間以内に全てのタスクが終わることがわかっているので、落ち着いて目の前の仕事に取り組めるのだ。

そして、タスクリストを一番効率的に作る方法が、TaskChuteなのである。
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まとめ

仕事での場面に限らず、僕らはつい効率を求めてマルチタスク(ながら活動)をしてしまう。しかしこれは脳的にはエネルギー消費が激しい上に、生産性が低いのだ。

目の前の1つの仕事に集中する。これが生産性を高める重要なポイントである。そしてそのためには、目の前の仕事に集中できる環境を整えることが必要だ。

その一つの重要な手法として、タスクリストを作成するという方法がある。次回以降タスクリストについては詳しく書いていきたい。

ということで、是非参考にしてほしい!!!

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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