組織内でも自分しかできない仕事が多い。そう思っている人も多いだろう。

しかし本当にそうなのか。一度自問してみたほうがよさそうだ。なぜなら、アイデアを捻り出すのは別として、それ以外のタスクはあなた同様に他の人もこなすことができるはずだからだ。

では他の人があなたの仕事をできないのはなぜか。それは、行動手順を正確に網羅したマニュアルがないからだ。

マニュアルがあれば、他の人に仕事を任せることができる。それは自動的にあなたの時間が創出されることを意味する。

今日のテーマはマニュアルについて書いてみようと思う。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

マニュアル作りは「プロジェクト化」と同じ

マニュアル作りはタスク管理にいう「プロジェクト化」と同じ要領となる。プロジェクト化とは、タスクを行動単位で細かく分解することだ。
3時間のタスクはぶっ通しで取り組むべきなのか?とい問いについて | いつでも スタオバ!!!

例えば、朝会社でコーヒーを作るタスクを担っている場合。このタスクをプロジェクト化すると以下のようになるだろう。

・ポッドに水を入れる。
・水を沸かす
・妖怪ウォッチのカップを取り出す。
・カップにネスカフェの粉末を小サジ1杯分いれる。
・湧いたお湯をいれる。
・牛乳を入れて、かき混ぜる

どうだろうか?これでコーヒーを入れるマニュアルは出来上がりだ。

思ったよりずっと簡単ではないだろうか?

思考もマニュアル化することができる

思考だって、ある程度マニュアル化することができる。例えば、ブログを書くというタスクがある場合。以下のようにマニュアル化出来てしまう。

・evernoteにストックしてあるネタをみる。
・「書きたい」と思ったテーマを選定する。
・伝えたい一つのメッセージを決める。
・題名を決める
・見出しを決める
・(続く)・・・・

一見自分しかできない仕事と思われるものでも、マニュアル化出来てしまうのだ。

にもかかわらず、あまりにも多くの人が、マニュアル化は簡単にはできないと思い込んでいる。

それによって、自分で仕事を抱え込む。その結果、いつまでたっても、働く時間が減らないのだ。

マニュアルはチェックシートにもなる

タスクをモレなく、確実に進める方法。それはチェックシートを持つことだ。

書いてある手順通りこなしていけば、いつの間にか作業が完了しているようなものがいい。本エントリーのコーヒーの例のような感じだ。

チェックシートの良さ。それは書いてある順番通り行動をこなすことで、効率が上がるという点。いちいち、「次何するんだっけ?」と迷う時間がなくなる。

そして何より、作業のモレがなくなる。「やべ、牛乳入れ忘れた!」なんてことにならないのだ。

タスク管理をしている人は「何かと似ているなぁ」と思った方も多いだろう。

そう、タスクリストと考え方が一緒なのだ。

チェックリストとタスクリスト。これらの効果は試してみなければわからない。でも試せば、間違いなくその効果を実感できるだろう。

まとめ

マニュアル作りは何のためにやるのか。まずは目の前の作業の効率化のため。チェックシートを作る。

そして次のステップ。そう、他の人に仕事をお願いしたり、任せたり。自分の時間を創出するため。

そうして創出した時間で、本当の意味で自分にしかできない重要な仕事に時間をかける。そして成果を出す。

このサイクルが回り出すと、成果も出て、早く帰れるようになる。良いサイクルが生まれる。

全部自分でやろうとしてはいけない。

あなたも今日から少しずつ、タスクをマニュアル化してみてはいかがだろうか。

自分の時間を作るために。

ということで、参考にしてほしい!!!

ついにたすくまを購入してしまったいつでもスタオバより

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で、「残業ゼロ」を実践。時間管理をはじめ、ワークショップを開催する個人事業主。

2018年5月に順天堂大学で「時間管理」で登壇。「シゴタノ!」の非常勤講師。
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