タスク管理でタスクにモレがないか。心配になったあなたが、今日から活用できるテクニック

例えば僕の場合。タスク管理ツールであるToodledoに全てのタスクが放りこまれている。

だからこそ、僕は自分の頭でタスクを覚えておく必要はない。

僕がストレスフリーに、目の前の仕事に集中して取り組めるのはタスク管理ツールのおかけだ。

ただし。万が一タスク管理ツールにタスクを入力し忘れた時。どーするのか。

そのタスクはどこかに忘れ去られてしまうのか。そんなことがあったら、とんでもないことになる。

今日はタスクのバックアップをどうするのか。このテーマでいってみようと思う。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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タスクはどのように手元で管理するのか

タスクが発生した時。僕がどうしているか。紹介しよう。

Aというタスクが発生した場合。クリアファイルを用意する。そしてAのタスクの関連資料を、クリアファイルに入れる。

付箋を用意して、「タスクA」と書いて一番表紙の資料に貼っておく。

こうすることで、一目でこのクリアファイルが「タスクA」の資料一式というのがわかる。

同様に僕の手元にはタスクがB〜Zまであるのだ。つまり、クリアファイル単位でタスクを管理している。

そしてこのクリアファイル達は普段机の中に収納されている。

タスク管理ツールで「タスクAを処理する」と表示された時だけ、机の中からタスクを取り出し処理する。

そんな流れになっている。

タスク管理ツールとの繋がり

それではタスク管理ツールとどのように連携するか。

タスクが発生した時。まずはタスク管理ツールにタスクを放りこむ。

ここでのポイントは、忘れないように「すぐに」だ。スマホが使えない時は付箋を活用して、後でスマホにタスクを放りこむ。

こういう仕組みを自分の中に持っていると。まず、タスクをタスク管理ツールに入れ忘れることはない。

しかし、万が一のために。先程のクリアファイル毎のタスクがある。具体的にどうするか。見ていこう。

TaskChuteに入っている、あるルーティンタスク

僕のもう一つのタスク管理ツールであるTaskChute。

実はコイツに一週間に一回、あるタスクが表示されるようにしている。

そのタスク名は「机の中のタスクを確認する」という内容だ。

そう。このタスクがTaskChuteに表示されたら。机の中のタスクに一通り目を通す。モレがないか、確認をするのだ。

時間的には3分もかからない。たったこれだけのことだが、このタスクをこなすことで絶大な安心感を得ることができるのだ。

この安心感があるから、僕はタスク管理を続けられるというわけだ。

まとめ

日々決まった行動を取っていると。基本的には日々問題なく過ぎ去っていく。

タスクが発生したらタスクをタスク管理ツールに放りこむ。この決まったアクションを取っていれば。基本的にはタスクのモレは発生しない。

しかし、ごくたまに。実際にモレていることがあるのだ。

タスクがモレている可能性がゼロではない。人によってはこの事実を知ることで、不安になるかもしれない。

痛い目をみたら。タスク管理を止めてしまうかもしれない。

その不安を取り除く作業が、今日紹介した手法だ。このバックアップ手法があれば、まずタスクがモレることはなくなるだろう。

こうしてあなたが安心して寝むれる夜は、訪れる。

ということで、参考にしてほしい!!!

送別会シーズンがそろそろ始まるいつでもスタオバより

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    投稿者プロフィール

    滝川 徹
    滝川 徹
    東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

    専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

    会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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