滝川 徹 
あなたがタスクリスト通り仕事が進められるかどうか。それを決めるのは、あなたの割り込みタスクへの対処方法だと先日エントリーに書いた。
そう、あなたの目の前に出現するタスク達にどう対処するか。それがあなたの今日の1日を決める。
今日はもう一つ、タスクリスト通り仕事を進めるシンプルな方法をお伝えしよう。いかに確実に割り込みタスクを明日以降に回せるか。今日のテーマはこれ。
さぁ、今日も早速いってみよう！！！
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仕組みがないと、迷いが生じる
割り込みタスクが発生した時。例えば、上司から「これ、やっといて」と頼まれたとしよう。
ここであなたは一度考える。「このタスクはいつやるの？」。
「今でしょ！」の誘惑に打ち勝った、あなた。その次の流れが大切だ。そのタスクの関連資料はどうするのか。
机がぐちゃぐちゃだと、そのタスクはどこかへいってしまうかもしれない。
このように迷いが生じると、あなたはこのタスクを今やってしまうかもしれない。
ではどうしたらスムーズに目の前のタスクを明日に回せるのか。
そのためには、ちょっとした仕組みが必要なのだ。
どんな仕組みを整えるか
仕組みというと少し大げさだが、気軽にタスクを置いておけるように、一時保管スペースを作っておくのが良い。
もう少し説明しよう。僕の場合。タスクを収納するスペースが机に3つある。
・すぐ着手するタスクを入れる箱
・明日以降にやるタスクを一時的に入れる箱
・明日以降にやるタスクを全て収納している引き出し
例えば上司から仕事を頼まれて、すぐそのタスクを処理しなければならない場合。今目の前のタスクを中断したくない場合は、すぐ着手する箱に一旦入れておく。
そうすれば、目の前のタスクが終わった後に、上司から依頼されたタスクを箱から取り出せば、すぐにタスクに着手できる。
上司から頼まれたタスクを明日以降に先送りする場合。この場合の流れはどうなるか。まず、「一時的に入れる箱」に入れておく。
そして、1日の終わりに「一時的に入れる箱」からタスクを取り出し、Toodledoにタスクを放り込む。
Toodledoに入力したタスクは、引き出しの中へ収納される（ちなみに、引き出しの中は明日以降のタスクが全て入っている）。
この流れだと、すごく上手くいく。
なぜか。一つは、明日以降に回すタスクの置き場所が決まっているので、迷いが生じないということ。
スペースが決まっていないと、都度どこに置くか決めなければならない。これはエネルギーの無駄だ。そして、迷いが生じると、そのタスクを実行しかねない。
確実にタスクを明日以降に回すためにも、スペースが決まっていることは大切だ。
ではなぜ、箱と引き出しを分けているのか。それは、Toodledoへタスクを放り込む作業を、分離するためだ。
タスクを明日以降に回す際、Toodledoにタスクを入力して、引き出しに入れる。そうすれば、「一時的に入れる箱」は確かにいらないだろう。
しかし、この一連の行動で大切なことは何か。それは、中断された目の前のタスクにどれだけ早く戻れるかなのだ。
目の前のタスクを離れれば離れるほど、再び集中するのに時間がかかるようになる。早く戻りたいのに、タスクの入力をしなければならない。これもまたストレスとなり、エネルギーを消費することになる。
だからこそ、とりあえずタスクを置いておきたいのだ。タスクの入力は急ぐ必要がないのだから。
このように、いかにストレスなくタスクを明日以降に回す仕組みを作れるか。これが大切なのだ。
まとめ
割り込みタスクが発生したら、まずそのタスクをいつやるのか考える。今すぐなのか。今日中なのか。明日以降なのか。
そして明日以降を選択した場合、いかにストレスなく、タスクを明日以降に回せるか。これも一つの技術である。
そのためには一時保管スペースと全てのタスクの収納場所を分ける。そうすることで、明日以降にタスクを回す作業にストレスが生じなくなる。
こういったちょっとしたエネルギーの節約が、今日のあなたの仕事を決める。
今日からあなたも、机の上に箱を作ってみてはいかがだろうか。
ということで、参考にしてほしい！！！
だから寒いって！いつでもスタオバより
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