メールボックスを空にする技術

最近はメールが毎日大量に入ってきて、メールの処理だけで1日が終わってしまいそうだ。

そう思う人も多いのではないだろうか。

メールボックスの受信箱がメールでいっぱいだと。メールボックスを開く度に、ストレスを感じるようになる。

この状態で目の前の仕事に集中するのは難しいだろう。どうしたらこの状況を打破できるのか。

今日はこのテーマでいってみようと思う。
さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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不要なメールは即削除する

この習慣は大切だ。受信するメールが全て大切なわけではない。

受信したメールが特に重要でなければ、そのメールはすぐに削除してしまおう。

特に宛先が自分だけでない場合は、最悪は他人のメールボックスにメールが残ることになる。

致命傷を負うことはないなら、削除する。

この習慣を継続することで、あなたのメールボックス内のメール数は激減する。

メールの内容から削除すべきかどうか迷ったら。どうするか、見ていこう。

保管場所として、INBOXを作成する

メールの内容を見て、削除すべきかどうか悩んだ時。そんな時のために、メールの受信箱とは別にINBOXを作ってしまおう。

この場合INBOXとは、メールの保存場所を意味する。

例えば社内のルールが変更になった旨のメールが来たとしよう。

この情報は捨ててしまうわけにはいかない。しかし受信箱に置いておく必要もない。

その場合は作成したINBOXにそのメールは放り込んでおくのだ。

そうすることでそのメールはとりあえず、あなたの視界から消える。そして必要な時はINBOXを見に行けば、いつでも見つけることができる(この感覚はevernoteに似ている)。

メールがあなたの目の前から消えること。これが大切なのだ。

このアクションが、ストレスフリーへの第一歩になる。もう一つ、テクニックを紹介しよう。

タスクとなるメールは印刷して、タスクとして別管理する

もう一つのテクニック。メールの内容がタスクとなる場合。

例えば、上司から何か指示が飛んできた場合。このメールは印刷して、タスクとして区別する。

僕の場合、印刷した紙を他のタスクと同様、机の中にしまってしまう。

タスクして別管理をしているので、受信箱にメールを残す必要はなくなる。だからこそ、このメールをINBOXに移すことができる。

また一つ、受信箱からメールが減ることになる。あなたのストレスもまた同様に減っていくことになるわけだ。

まとめ

メールが受信箱内にいっぱいだと。あなたのストレスもそれに比例して増えていく。

メールの受信箱を空にすることは、頭をクリアにして目の前に集中するためにとても大切だ。

その手法として。今日書いた方法が参考になるだろう。

メールを削除する。またはINBOXに移す。メール内容がタスクになるなら、印刷する。

この行動を繰り返していけば、あなたの受信箱はほとんど常に空の状態になるはずだ。

あなたもこのストレスフリーの状態を是非味わってほしいと思う。

ということで、参考にしてほしい!!!

新しい季節。色々思うことがある いつでもスタオバより

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この記事を書いた人

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滝川 徹

タスク管理の専門家・コンサルタント。Yahoo!ニュース、アゴラに記事掲載。

1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成し、およそ7時間の自由時間の創出に成功する。

その体験を出版した「気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。(金風舎)」はAmazon1位2部門を獲得。その後講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動をスタート。

2018年には順天堂大学で時間管理をテーマに講演を行うなど、月4時間だけ働くスタイルで個人事業で4年間で500万円の収入を得る。

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