メールボックスを空にする技術
-
著者
滝川 徹
最近はメールが毎日大量に入ってきて、メールの処理だけで1日が終わってしまいそうだ。
そう思う人も多いのではないだろうか。
メールボックスの受信箱がメールでいっぱいだと。メールボックスを開く度に、ストレスを感じるようになる。
この状態で目の前の仕事に集中するのは難しいだろう。どうしたらこの状況を打破できるのか。
今日はこのテーマでいってみようと思う。
さぁ、今日も早速いってみよう！！！
広告
不要なメールは即削除する
この習慣は大切だ。受信するメールが全て大切なわけではない。
受信したメールが特に重要でなければ、そのメールはすぐに削除してしまおう。
特に宛先が自分だけでない場合は、最悪は他人のメールボックスにメールが残ることになる。
致命傷を負うことはないなら、削除する。
この習慣を継続することで、あなたのメールボックス内のメール数は激減する。
メールの内容から削除すべきかどうか迷ったら。どうするか、見ていこう。
保管場所として、INBOXを作成する
メールの内容を見て、削除すべきかどうか悩んだ時。そんな時のために、メールの受信箱とは別にINBOXを作ってしまおう。
この場合INBOXとは、メールの保存場所を意味する。
例えば社内のルールが変更になった旨のメールが来たとしよう。
この情報は捨ててしまうわけにはいかない。しかし受信箱に置いておく必要もない。
その場合は作成したINBOXにそのメールは放り込んでおくのだ。
そうすることでそのメールはとりあえず、あなたの視界から消える。そして必要な時はINBOXを見に行けば、いつでも見つけることができる（この感覚はevernoteに似ている）。
メールがあなたの目の前から消えること。これが大切なのだ。
このアクションが、ストレスフリーへの第一歩になる。もう一つ、テクニックを紹介しよう。
タスクとなるメールは印刷して、タスクとして別管理する
もう一つのテクニック。メールの内容がタスクとなる場合。
例えば、上司から何か指示が飛んできた場合。このメールは印刷して、タスクとして区別する。
僕の場合、印刷した紙を他のタスクと同様、机の中にしまってしまう。
タスクして別管理をしているので、受信箱にメールを残す必要はなくなる。だからこそ、このメールをINBOXに移すことができる。
また一つ、受信箱からメールが減ることになる。あなたのストレスもまた同様に減っていくことになるわけだ。
まとめ
メールが受信箱内にいっぱいだと。あなたのストレスもそれに比例して増えていく。
メールの受信箱を空にすることは、頭をクリアにして目の前に集中するためにとても大切だ。
その手法として。今日書いた方法が参考になるだろう。
メールを削除する。またはINBOXに移す。メール内容がタスクになるなら、印刷する。
この行動を繰り返していけば、あなたの受信箱はほとんど常に空の状態になるはずだ。
あなたもこのストレスフリーの状態を是非味わってほしいと思う。
ということで、参考にしてほしい！！！
新しい季節。色々思うことがある いつでもスタオバより
関連エントリー
この記事を書いた人
滝川 徹
タスク管理の専門家・コンサルタント。Yahoo!ニュース、アゴラに記事掲載。
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成し、およそ７時間の自由時間の創出に成功する。
その体験を出版した「気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。（金風舎）」はAmazon１位２部門を獲得。その後講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動をスタート。
2018年には順天堂大学で時間管理をテーマに講演を行うなど、月4時間だけ働くスタイルで個人事業で4年間で500万円の収入を得る。