滝川 徹 
つい最近、
社内で必要な資料が
見つからない事態となった。
探しても、
探してもみつからない。
うーん、これはマズい。
とてもマズいぞ・・。
久しぶりに僕は超焦った。
最終的には見つかったのだが、
なんと意外なところで発見された。
しかも捜索に
だいぶ時間をとられてしまった。
しかし結果から振り返ってみれば。
やり方を少し変えるだけで、
すぐに発見することも
可能だったケースだった。
今日はこの体験を通して
僕があらたに得た気づきを
シェアしよう。
さぁ、今日も早速いってみよう！！！
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焦った時こそ落ち着く
書類をなくすと、焦る。
普段の僕は
書類管理はきちんとしているので、
必要な書類を紛失するということ事態が
超レアだ。
しかし今回書類がなくなった。
なぜだ。
なぜだ・・。
色んなところを探し始めるが、
みつからない。焦る。
今思えば、
焦ってたが故、
とりあえず色んなところを
探しはじめていた。
しかしこれは後から振り返ると。
とても効率が悪い。
焦った時こそ、冷静になる必要がある。
どうしたら最短の時間で
書類を見つけることができるのか。
作戦を練ることが大切なのだ。
ここでいう作戦とはなにか。
みていこう。
落ちつくためのテクニック
落ちついて作戦を練るために必要なテクニック。
それはやはり
「プロジェクト化」だ。
やみくもに書類を探し出す前に、
どの順番で書類を探すのが一番早いか。
手順をリストにしていく。
今回の僕のケースであれば、
以下のようにタスクを
プロジェクト化したであろう。
- どの時点で書類があったのか、手元にある記録から整理していく。
- なくなった時点を特定したら、その周辺の時期の記録をまずたどっていく。
そう。
今回の僕のケースは
周辺の書類を読み解けば、
いつまでその書類が
手元にあったのか。
類推できるほど、
記録が残っていたのだ。
だから僕はまず、
いつまで手元に書類があったのか。
確認をした。
手元に書類があった時期
（少なくともこの時までは
あったと特定する）が
わかったら、
その周辺の時期の
記録をたどっていく。
その結果、
なんと僕はその書類を
取引先に送っていたことが
判明したのだ。
そりゃ、手元にないわけだ！
1年前に送っていたので、
そんなことは
とうに忘れていたわけだ。
ということで、
僕には再び平穏な
日々が戻ってきた。
めでたし、めでたしというわけだ。
まとめ
何か物をなくした時。
僕達は焦る。
とりあえず
「さがさなきゃ！」となり、
やみくもに
捜索活動を始めてしまう人も
多いだろう。
そんな時こそ、
捜索活動を
「プロジェクト化」
してみる。
落ち着いて、
どうやったら最短で
捜索活動を終わらせることが
できるのか。
その手順を考える。
それからはじめたほうが、
数倍結果的に
効率が良くなるのだ。
僕の場合、
プロジェクト化すれば
30分ですんだものが、
結果的に
3時間以上も
時間を費やしてしまった。
タスク管理の専門家として
おおいに反省した次第。
え？
仕事が忙しすぎる時に
どう自分を落ち着けたらいいかも
知りたい？
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