会議前日にドタバタで準備して失敗してしまうあなたが、今日からできること

ある重要な会議の進行をあなたが任せられているとしよう。会議の内容から、資料の準備まで全てあなたのタスクの場合だ。

あまりにも忙しくて、会議前日の夜にようやくこのタスクに着手。そこで初めて、会議で必要なプロジェクターを手配していないことに気づく。

プロジェクターは会議で必須だ。しかし、社内のプロジェクターの予約は全て埋まっていて使用できない。

さぁ、どうする?

これに近い経験をあなたはしたことがないだろうか。こんな悲劇を起こさないために必要な仕事の進め方がある。

今日はこのテーマでいってみたいと思う。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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全てのタスクを一度洗い出す「プロジェクト化」という概念

ここでの失敗の理由は何か。わかりやすい言葉で言えば、計画性がなかったということだ。本来はどうすべきだったのか。

まず始めに、この会議をそつなくこなすために。例えば以下のように、必要なタスクを洗い出すべきだったのだ。

・会議室の予約をする
・プロジェクターを予約する
・会議のテーマを検討する
・資料作成
・資料を印刷する

これをタスクの「プロジェクト化」と僕は呼んでいる。

なぜこの概念が必要なのか。みていこう。

はじめの5分が大きな違いを生む

「プロジェクト化」に必要な時間。プロジェクトによるが5分〜15分程度だろう。

時間がないあなたも。このくらいの時間なら確保できたはずではないだろうか。

そしてプロジェクト化さえしていれば。前日にさえやれば良いタスクと、プロジェクターの予約のように、早めに着手しておかなければならないタスクの「区別」ができる。

この区別さえできれば。今回のような事件が起きることはなかったということになる。

そう、はじめの5分が大切な理由はここにあるのだ。

プロジェクト化で見える厳しい現実

プロジェクト化のもう一つのメリット。それは全てのタスクを見える化することで、どのくらい時間がかかるか見通しがたつこと。

例えばこのタスクが10時間以上かかりそうだとわかれば。賢いあなたなら、前日に初めて着手したら大変なことになるのはすぐにわかるだろう。

会議まで10日間あるなら。毎日1時間ずつ進める。こうすることで、あなたは安定した気持ちで毎日過ごすことができる。

これがプロジェクト化をしない場合はどうなるか。

「気合と根性があれば。まぁ、前日でなんとかなるだろう」

あなたはそんな都合の良い見通しを立ててしまうだろう。そしてその後どうなるか。説明する必要もない。

プロジェクト化はあなたに厳しい現実を教えてくれる。だからこそ、計画的にタスクをこなしていけるようになるのだ。

まとめ

忙しければ忙しいほど。僕達は無我夢中で目の前のタスクを処理していってしまう。

そう、計画性が失われてしまうのだ。

その結果何が起きるか。余計な回り道をしたり、大きな失敗を引き起こしてしまうことになる。

忙しくてもプロジェクト化に時間をかける意味はそこにある。

一度冷静にタスクを洗い出すことで、仕事を合理的に進めることができる。

計画的に仕事を進めることが自然とできるようになるのだ。

いつも一夜漬け。ドタバタでタスクをこなしているあなただからこそ、プロジェクト化という概念が必要なのだ。

仕事でジェットコースター気分を味わいたくてしかたがない人は今のままでいいかもしれない(たまにジェットコースターから落下するという経験ももれなくついてくるが)。

でもあなたがそうでないなら。無計画な仕事のやりかたはもうやめにしよう。

プロジェクト化。今日から取り入れてみてはいかがだろうか。

ということで、参考にしてほしい!!!

久しぶりのブログ更新 いつでもスタオバより

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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