焦って冷静でいられないあなたを落ち着かせるテクニックとは?書類紛失で泣きそうになった経験から

つい最近、社内で必要な資料が見つからない事態となった。

探しても、探してもみつからない。

うーん、これはマズい。とてもマズいぞ・・。

久しぶりに僕は超焦った。

最終的には見つかったのだが、なんと意外なところで発見された。

しかも捜索にだいぶ時間をとられてしまった。

しかし結果から振り返ってみれば。やり方を少し変えるだけで、すぐに発見することも可能だったケースだった。

今日はこの体験を通して僕があらたに得た気づきをシェアしよう。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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焦った時こそ落ち着く

書類をなくすと、焦る。

普段の僕は書類管理はきちんとしているので、必要な書類を紛失するということ事態が超レアだ。

しかし今回書類がなくなった。

なぜだ。

なぜだ・・。

色んなところを探し始めるが、みつからない。焦る。

今思えば、焦ってたが故、とりあえず色んなところを探しはじめていた。

しかしこれは後から振り返ると。とても効率が悪い。

焦った時こそ、冷静になる必要がある。

どうしたら最短の時間で書類を見つけることができるのか。

作戦を練ることが大切なのだ。ここでいう作戦とはなにか。

みていこう。

落ちつくためのテクニック

落ちついて作戦を練るために必要なテクニック。

それはやはり「プロジェクト化」だ。

やみくもに書類を探し出す前に、どの順番で書類を探すのが一番早いか。

手順をリストにしていく。

今回の僕のケースであれば、以下のようにタスクをプロジェクト化したであろう。

  • どの時点で書類があったのか、手元にある記録から整理していく。
  • なくなった時点を特定したら、その周辺の時期の記録をまずたどっていく。

そう。今回の僕のケースは周辺の書類を読み解けば、いつまでその書類が手元にあったのか。

類推できるほど、記録が残っていたのだ。

だから僕はまずいつまで手元に書類があったのか。確認をした。

手元に書類があった時期(少なくともこの時まではあったと特定する)がわかったら、その周辺の時期の記録をたどっていく。

その結果、なんと僕はその書類を取引先に送っていたことが判明したのだ。

そりゃ、手元にないわけだ!

1年前に送っていたので、そんなことはとうに忘れていたわけだ。

ということで、僕には再び平穏な日々が戻ってきた。めでたし、めでたしというわけだ。

まとめ

何か物をなくした時。僕達は焦る。

とりあえず「さがさなきゃ!」となり、やみくもに捜索活動を始めてしまう人も多いだろう。

そんな時こそ、捜索活動をプロジェクト化してみる。

落ち着いて、どうやったら最短で捜索活動を終わらせることができるのか。

その手順を考える。

それからはじめたほうが、数倍結果的に効率が良くなるのだ。

僕の場合、プロジェクト化すれば30分ですんだものが、結果的に3時間以上も時間を費やしてしまった。

タスク管理の専門家としておおいに反省した次第。

ということで、参考にしてほしい!!!

今朝はコーヒーのかわりに牛乳 いつでもスタオバより

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。セミナー講師。「シゴタノ!」主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。
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