取りかかれない仕事も「プロジェクト化」なら確実に手をつけられるようになる3つの理由
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著者
滝川 徹
僕は今毎月タスク管理の勉強会を二つ開催しています。
そこで「目から鱗」と言われたのが、タスクを「プロジェクト化」することです。この手法はタスク管理をしていなくても、知っているだけで十分役立つ知識です。
タスクを「プロジェクト化」するということは、一言で言えばタスクの全体像を見える化し、分割することです。
例えば勉強会を開催するというタスクがあれば、会場を予約して、勉強会の告知をして、レジメを作って・・とやることが無数にありますよね。
ざっくり言えば、それらの細かいタスクを見える化することを「プロジェクト化」といいます。
今日はそのメリットについて書いていきましょう。
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見通しが見えるから安心できる
例えば「勉強会を開催する」といった大きなタスクは、タスクを完了するのに全部で数時間かかることも珍しくありません。
僕はこうした大きなタスクを「プロジェクト」と呼んでいます。
こうしたプロジェクトの難点は、どれだけ時間がかかるかモヤっとしている点です。人は見通しが見えないと不安となりストレスを感じます。
例えばマクドナルドで注文をして、「お待ちください」と言われ10分待たされたらイライラしますよね（えっ、僕だけ？）。
これもはじめから「10分お待ちください」と言われれば大したストレスなく待つことができます。
このように、仕事の見通しが見えることは安心するために大切な要件になります。だからこそ、勉強会を開催するなら、タスクをブレイクダウンし、タスクを分割する必要があるのです。
例えば以下のように、作業毎にやることを見える化するのです。
- 会場を調べる
- 会場に電話して予約する
- 勉強会のテーマを考える
- 勉強会の告知をする
- レジメを作る
こうしてやることを見える化することで、プロジェクトの見通しが見え、安心することができます。
「会場を調べるには1時間」などと、それぞれのタスクにどれくらいかかるか書いていけば、全体でどれくらいの時間がかかるかもわかるわけです。
人に仕事を任せるか否かの判断が容易になる
受講生からのフィードバックで「なるほど」と思ったのが、人に仕事を任せるか否かな判断が容易になるというものでした。
先ほどの勉強会のタスクの一覧を見ていただくと想像できると思いますが、全てのタスクが見える化していれば部分的に人にお願いすることもできるのです。
例えば会場を調べたり、予約を他の人にお願いすれば自分はレジメ作りに専念することができます。
これは自分の中で何をやるか、タスクが見える化されていることで明確化されているからこそ、素早く判断できるというわけです。
毎日少しずつ取り組めるから、着手が早くなる
「勉強会を開催する」といった大きなプロジェクトに、ギリギリまでなかなか着手できないという人が多いのでは無いでしょうか。
その理由はシンプルです。それは見通しが見えていないことでプロジェクトに着手する心理的ハードルが上がっているからです。
ということは、プロジェクトに着手するためにはその逆をやればいいということになります。心理的ハードルを下げてあげればいいのです。
では具体的にどうするか。
それは、タスクを見える化し、少しずつ取り組んでいくことです。以前書いた「まず5分やってみる」の理屈と同じです。
例えば一気に3時間かけてやろうとするから億劫になって手が伸びないのです。「今日は5分でいいから、会場を調べよう」と少しずつ毎日取り組もうとすれば確実にプロジェクトは前に進んでいきます。
ちなみに僕の執筆作業もそうでした。
一気に片付けようとするから、取りかかれないのです。タスクを細切れにし、少しずつ取り組むようにすれば、タスクは毎日確実に消化されていきます。
ちなみに使用するツールは何でもオッケーです。エクセルならあなたの会社にもあるのではないでしょうか。
ということで、簡単にできる「プロジェクト化」であなたのビジネスを加速してください。
応援しています！！！
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この記事を書いた人
滝川 徹
タスク管理の専門家・コンサルタント。Yahoo!ニュース、アゴラに記事掲載。
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成し、およそ７時間の自由時間の創出に成功する。
その体験を出版した「気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。（金風舎）」はAmazon１位２部門を獲得。その後講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動をスタート。
2018年には順天堂大学で時間管理をテーマに講演を行うなど、月4時間だけ働くスタイルで個人事業で4年間で500万円の収入を得る。