タスク管理はこだわり始めるとけっこう終わりがない世界だと思う。
そしてこだわるほど、心理的ハードルが高くなる傾向にある。

どのレベルまで細かく追求していくか。
もちろん人それぞれだが、サラリーマンである僕が最低限実施している負担にならないレベルを紹介したい。

日次スタートと週次スタートのタスクは細かく設定する

そもそもタスク管理を具体的にどうやるかご存じない方はこちらの記事をご参照↓
サラリーマン×Toodledo×タスクシュート | dream4luckのいつでも 「スタオバ」！！！
タスク管理にいうレビュー、スタートって何？ | dream4luckのいつでも 「スタオバ」！！！
タスク管理の始めの一歩 | dream4luckのいつでも 「スタオバ」！！！

日次スタートと週次スタートは大切にして時間をそれなりにかけよう。特にルーチンタスクは細かく設定しよう。「右机にある書類を一枚破棄する」など、一分程度で実質的な作業時間が短いものも確実に盛り込むべきだ。なぜなら、ルーチンタスクは毎日もれなくこなしたいからだ。もれなくこなすなら、タスクリストに入れておくのがベストだ。

細かいタスクだから覚えておけばいいという発想はやめよう。その細かいタスクを覚えておくことに脳みその容量やエネルギーを使うのはもったいない。

レビューは簡単でいい

一方、個人的にはレビューは簡単でいいと思っている。
レビューは始めるとけっこう楽しい。
タスクシュートで自分の行動ログを細かく取ると自分の時間の使い方が目に見えて楽しいので、色々と分析したくなる。

でもここが落とし穴だ。あまり分析にこだわりすぎると時間が取られるようになる。そうすると最初はいいが、徐々にめんどくさくなる。心理的ハードルがあがってくる。そうなると、続かなくなるリスクが高まる。

初めのうちは①主要なルーチンタスクと②割り込みタスクに取られる時間を把握するのに努めたらいいと思う。この2つに要している時間を把握することでより正確にタスクリストを作成できるようになるからだ。タスクリストの各タスクの見積もり時間が正確であればあるほど、タスクを予定通りこなせるようになる。

まとめ

タスク管理を始めた最初のうちは、気合が入っているので色々とやりたくなる。特にレビューは新鮮なので、余計に色々分析したくなる。でも、それだと間違いなく続かない。間違いない。

初めのうちは、タスクシュートで記録を正確にとるだけでいいと思う。それに慣れたら、徐々にレビューに力をいれていく。初めから完璧にやろうとしない。それが継続できるコツだと思う。
参考書籍はこちら↓