メールは使いすぎるとかえって効率が悪くなる

メールは非常に便利なツールだ。
しかし、あまり多用するとかえって効率が悪くなる。その理由を説明しよう。

メールは作成に時間がかかる

メールは細かいニュアンスが伝わりにくい分、神経を使う。そうするとどうしても作成にある程度の時間がかかってしまう。

この時間はけっこうシャレにならない。タスク管理している人は計測できるので是非計ってみてほしい。
一瞬で15分とか経過していることが多い。

電話だとそれが5分で終わったりする

メールで15分かかるものが、電話で5分で終わったりすることが良くある。やってみるとよくわかるが、この事実がわかってしまうとメールを作成する時間が勿体無く感じるようになる。

電話のデメリットとしては相手の仕事を中断してしまうこと。また、相手によっては電話で話をするのに気を使うこともある。そうするとメールのほうが心理的ハードルは低いので、使いたくなる。

でもそこは一度立ち止まって考えるべきだ。「電話だったらすぐ終わるんじゃないか?」と。相手の時間も大切だが、自分の時間も大切だ。早朝とか夜遅い時間は論外として、日中であれば思い切ってかけても僕はいいと思う。おたがいさまだ。

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メールは単なる情報伝達に使う

メールのメリットはたくさんの人に一斉に情報共有できる点だ。
すなわち、連絡事項や事実をたくさんの人に伝えたい場合に始めて効率的になる。
百人に情報伝達するのにそれぞれに電話するよりは、メールのほうが当然に早い。

こういった場合は逆にメールを送ろう。こういう内容を電話で伝えるとタイミング次第では相手に迷惑をかける可能性がある。

まとめ

メールは心理的ハードルが低いので多用しがちだ。
僕もつい最近まで多用していた。

でも本当に時間がない時にふと思った。
メール打つより電話したほうが圧倒的に早い

それからはなるべく電話をするようにしている。ちょっと勇気を出して電話をしてみよう。ずっと仕事が効率良くなるはずだ。

投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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