その日中にタスクが完了しない場合、やっておいたほうがいいこと
-
著者
滝川 徹
全てのタスクが当日中に全て終わるわけではない。
プロジェクトのようなタスクはまさにそうだ。
そんな時、自分は昨日どこまで仕事を終えたか・・。
あるいは、昨日何かいいアイデアを考えていた途中だったのに完全に忘れてしまった・・・。
そんなことはないだろうか。
昔の自分はそんなことがしょっちゅうあった。
そういう時は思い出すのに時間とエネルギーをそれなりに使う。
そして素晴らしいアイデアも戻ってこない。
そんなことが悲しいことがよくあった。
どうしたらいいのか？
一番シンプルで簡単な方法は、自分への引き継ぎメモを書くことだ。
そんなに難しいことではない。
ふせんに明日以降やらなければならないこと、留意点などを記載しておく。
それだけ。
それだけ・・・だが、経験者はわかると思うが明日の自分は思った以上に
今日どこまでどのように仕事をしていたか、覚えていない。
他人とほぼ近いぐらい、別人と考えてもいいと思う。
だからこそ、思い出せるように明日の自分への引き継ぎメモを書く。
これだけで簡単に昨日の自分の仕事を思い出せるようになる。
仕事が複雑でふせん1枚では引き継ぐ内容が収まらない場合は？
ふせん1枚に引き継ぎが収まらない場合がある。
例えば、プロジェクトは概ね複数のタスクで構成されている（というか、仕事を分割している）
例えば部屋の掃除というプロジェクト。
色々あるが、下記のようにあげていくとわかるが、タスクは複数存在することになる。
⚫️机の上を整理する
色々あるが、下記のようにあげていくとわかるが、タスクは複数存在することになる。
⚫️机の上を整理する
⚫️本棚を整理する
⚫️押入れの中を整理する
⚫️押入れの中を整理する
⚫️・・・・
⚫️・・・・
現実的には、「机の上の整理を整理する」というタスクの中にペン立ての中の使えないペンを捨てるとか、机の上を拭くなど細かいサブタスクが存在する。
⚫️机の上を整理する
→ペン立ての中の使えないボールペンを捨てる
→机の上を拭く
→机の上に飾っている家族写真を変える
→ペン立ての中の使えないボールペンを捨てる
→机の上を拭く
→机の上に飾っている家族写真を変える
つまり、プロジェクトによっては、数多くのタスクをこなしていくということがありうる。
そんな時にふせんに書きとどめるのはどう考えても不合理だ。
そんな時はEvernoteやWord、Excelにプロジェクトのタスクとサブタスクを整理する
タスクを全部列挙すれば、どこまで自分が進んでいるか一目でわかる。
どのタスクを明日から始めるかわかりやすいし、結果的にどのくらい時間がかかるか仕事の見通しも立てやすい。
段取りも工夫するようになるので、効率化にも大きな効果がある。
まとめ
忙しい時ほど、まとまった時間がかかる仕事はプロジェクト化することをオススメする。
時間がないのでとりあえず着手したい！という気持ちはわかるが、
そこはちょっと冷静になったほうがいいと思う。
どうやったら一番早く終わるかを考えてから進める。
それは10分でもいいかもしれない。
でもそれが将来何倍もの時間を節約する可能性もあることを忘れてはいけないと思う。
そして未来の自分への引き継ぎメモをしっかり書くこと。
これにより無駄な時間とエネルギーを消費せずにすむ。
そして、気持ちよく翌日仕事をスタートできるようになる。
この記事を書いた人
滝川 徹
「30分仕事術」考案者。Yahoo!ニュースやアゴラに記事掲載多数の現役会社員。作家。タスク管理の専門家・セミナー講師。
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に組織の残業を削減した取り組みで全国表彰。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。
時間管理をテーマに2018年に順天堂大学で講演を行うなど、セミナー講師としても活動。受講者は延べ1,000名以上。月4時間だけ働くスタイルで4年間で500万円の収入を得る。著書に『細分化して片付ける30分仕事術（パンローリング）』他。