ルーティン業務も小分けするとうまくいく

task

僕は仕事上、部下が稟議を上げてくる書類を大量に決済するという業務がある。これがルーティン業務となっている。

決済にもいろんなパターンがあるのだが、とりあえず一つのパターンでは時間を計測すると120分を1日で費やしている。

この場合、120分をいつ、どの時間帯でやるのか。それが問題なわけだ。今まで僕は1日2回と決めて1回あたりおおよそ60分で作業していた。

それを最近は1時間に1回くらいの頻度で分割してみるようになった。その結果どんなメリットがあったか。紹介したい。

さあ、いってみよう!

受け手に仕事が早いと思われる

実は分割するきっかけとなったのはメンバーの「書類が返ってくるのが遅い」という不満の声だった。タスク管理のブロガーとしては極めて心外な状況だ(笑)。

そこで受け手が書類が早く返ってくると感じてもらうように、単純に120分を小分けすることにした。120分という総量は変えず、回数を増やしたのだ。

そうすることで、仕事量を増やしたわけではないのに受け手は「書類が返ってくるのが早い」と感じてくれるようになる。

こんなちょっとした工夫だが、これだけで仕事の受け手側の感じ方が随分違うことに気付いた。

心理的負担が軽減される

以前は半日に1回取り組んでいたので、稟議書類が積みあがっていくのを目の当たりにして少しうんざりしてくる時があった。

でも最近は1時間に1回くらいは見るようにしているので、1回あたりの作業時間は20分程度。1回あたりの稟議書類は「一束」というイメージだ。

そうすると心理的にかなり楽なことに気付いた。ルーティンは毎日必ずその日に完了しなければならないというプレッシャーがあるわけで。

書類が溜まっていると心理的にあまりよくないわけだ。常に一束しかない状態というのは、超ストレスフリーということに気付いた。

外出する時にも効果を発揮する

外出から帰ってきた時に書類が溜まっていてうんさりすることはないだろうか。今までの僕はそうだった。

外出先から帰ってきたら時間帯によっては山のように稟議書類が溜まっている。もう家に帰りたくなる。

しかし分割しておけば、外出先から帰ってきてもそんなに書類は溜まることがない。もうあのうんざりした気持ちを味わうことはないだろう。

まとめ

ルーティン業務についても、仕事を小分けするというほんの小さい工夫でこれだけメリットがある。

特に部下や上司からの仕事に対する印象が大きく違うことには留意したいところだ。半日に1回と1時間に1回。僕からすれば大きな差はない。

でも受け手は大きな差と感じる。だとしたら、本当に損だ。実際には仕事が早くても、仕事が遅い人と認定されてしまうリスクがある。

プロジェクトのみでなく、ある程度まとまったルーティン業務は小分けにする。是非実践してみてほしい。

ということで、参考にしてほしい!!!

follow us in feedly

いいかげん寒いのでそろそろコートを着ていこうかなと画策するいつでもスタオバより

関連エントリー
3時間のタスクはぶっ通しで取り組むべきなのか?とい問いについて | いつでも スタオバ!!!
あなたはなぜタスク管理を始めるべきなのか | いつでも スタオバ!!!
タスクを詰め込みすぎないためには自分の可処分時間を知ろう | いつでも スタオバ!!!
机の上の資料を机の中に入れるだけで劇的に効率が上がるから試してみてほしい件について | いつでも スタオバ!!!

新刊 発売

2023/12/18発売 1,760円(税込)

仕事を30分単位で区切ることで先送り・先延ばしをなくし、最速で片づける仕事術

新刊 発売

2024/2/16発売 1,760円(税込)

自分が好きなこと、得意なことがあれば、誰でも講師になれる

この記事を書いた人

アバター画像

滝川 徹

「30分仕事術」考案者。Yahoo!ニュースやアゴラに記事掲載多数の現役会社員。作家。タスク管理の専門家・セミナー講師。

1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に組織の残業を削減した取り組みで全国表彰。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。

時間管理をテーマに2018年に順天堂大学で講演を行うなど、セミナー講師としても活動。受講者は延べ1,000名以上。月4時間だけ働くスタイルで4年間で500万円の収入を得る。著書に『細分化して片付ける30分仕事術(パンローリング)』他。

あわせて読みたい

広告