滝川 徹 
仕事は時間を制限すると、生産的なやり方に進化する。
メールチェックを効率的に行う秘訣は、メールチェックを「1日2回、15分ずつしかやらない」と決めてしまうことだ。
僕自身、長時間労働に悩んでいた頃はメールチェックに日中のほとんどの時間を奪われていた。
そんな中、「1日2回、15分ずつしかやらない」と決めてから、仕事がうまく回りはじめた。
仕事の主導権がメールから自分に移ったのだ！
その秘訣は、時間を制限したことでメールチェックに「専念」するようになったからだ。
話を聞いてしまえば、きっと「なーんだ」と思うこと間違いなし。
でも、きっと今のあなたには目から鱗の話。
今の僕は、この習慣を身につけてから大半のメールを即レスできるようになった。
僕がどのようにメール処理を効率的にできるようになったのか。
今日は経験から、その秘訣をお伝えしていこう。
さぁ、今日も早速いってみよう！！！
広告
メールは見れば見るほど、仕事が「雪だるま式」に増える
多くの人がメールの処理に時間をとられてしまう理由。
それは、多くの人がメールチェックをしながら、「メールの返信」、「メールで依頼されたタスク」をその場で処理したりしているからだ。
つまり、メールチェックというタスクを処理しながら、「メールの返信」、「メールで依頼されたタスク」という「別のタスク」に対応している。
仕事をしながら、仕事を増やして、なおかつそれに対応しているのだ。
このやり方を続けている限り、その日にやらなければいけない仕事は雪だるま式に増えていく。
メールチェックすればするほど、今日やる仕事が増えていっていることに気がつくべきなのだ。
だから日中のほとんどの時間をメール処理に費やしてしまうのだ。これで長時間労働にならないほうがおかしい。
この仕組みを知ってしまえば、解決策はかんたんだ。
メールチェックの時間は、「メールチェックだけ」にすればいい。
メールを読み、「了解しました」などと即レスできるときは別として、そうでない返信、メールで依頼されたタスクは「明日以降のタスク」としてしまえばいいのだ。
僕の経験をもとに、説明していこう。
メール処理で1日の大半が終わっていた日々
昔の僕は、メールは「即レスすべし」と思っていた。
だから、メールチェックをしては、きているメールをかたっぱしから返信していった。
また、「依頼された仕事はなるべく早く処理すべし」と思っていたので、脊髄反射的にメールで依頼されたタスクもその場でこなしていっていた。
そんな感じだったので、日中はかかってくる電話、部下からの相談、メール処理でほとんどが終わり。
定時以降に自分が今日やろうと思っていた仕事に取り組む。
そんな仕事のやり方をしていた。これで長時間労働にならないほうがおかしい。
しかしある日読んでいた仕事術の本に「メールチェックは1日2回、15分ずつくらいでいい」と書いてあった。
当時はあまり深く考えず、「やってみよう」と思った。
そうしてメールチェックの頻度を「1日2回、15分ずつ」にしてみたのだ。
そしたら、おもしろい気づきがあった。
「これ、べつに今日やらなくていいんじゃね？」と気づく
当たり前だが、「1日2回、15分ずつ」では今までのやり方で処理できるわけがない。
自然とメールチェックの時間は、メールチェックに専念するようになった。
秒で返せる返信はその場で返したが、それ以外の返信やタスクはあとでやるようになった。
そして、そのうち気づいた。
「これ（メールの返信、タスク）、べつに今日やらなくていいんじゃね？」と。
メールは、そもそも電話と違い、いつ読むかは受けてに委ねられているツールだ。当然、返信もすぐする必要もない。
メールで依頼されたタスクも同じだ。
今日やらないといけない仕事は他に山ほどある。大切なことは、優先順位をつけて仕事をこなしていくことだった。
冷静に考えると、今日本来やるべき仕事のほうが、今日もらったメール返信などよりずっと優先順位が高いことに気づいたのだ。
そのうち、当たり前のように「メールの返信」、「メールで依頼されたタスク」は原則翌日以降に対応するようにした。
その結果、僕の仕事の生産性は時と共に驚くほど上がっていった。
ちなみに今では仕事にだいぶ余裕ができ、逆に大半のメールが即レスできるほどになっている。
まとめ
メール処理は時間と頻度を決めてしまうべきだ。
そうしないと、自然とメールチェック以外のことにも手をつけてしまい、仕事は雪だるま式に増えていってしまう。
これでは、長時間労働の沼から抜け出せない。
「1日2回、15分ずつ」とまずは決めてみよう。
メールチェックの時間は、メールチェックすることだけに止めよう。
それだけで、あなたは仕事の主導権をメールから自分に取り戻すことができるようになる。
理解を深めるため、以下の記事も読んでみてほしい。
ということで、参考にしてほしい！！！
今日からあなたにできること
メールチェックは1日2回、15分ずつ。メールチェックだけやる。
「残業ゼロ」に一歩近くメルマガ、やってるよ！
平日毎朝、ブログに書かない話を中心に、毎日あなたにメールをお届け。
セミナー情報も随時お知らせします。
「役に立つ」ととても好評なので、ぜひ登録ください。もちろん、無料です！
登録は以下からどうぞ
セミナー情報
●5/29（金）19時〜21時
『現役会社員ブロガーがこっそり教える、スキマ時間超活用ブログ術』
●6/5（金）19時〜21時
会社で働く気持ちがグッと楽になる、「残業ゼロ」の座談会【オンライン】
● 6/17（水）19時〜21時
2時間でiPhoneが「秘書」になる、タスク管理入門講座
とってもお得に学べる「オンライン会員」募集中
毎月開催するオンラインセミナー、３０本以上僕の過去のセミナー動画が見放題。しかも、いつでも僕に質問し放題という、とってもお得なサービス。
しかも、３０日間は実質無料でお試し可能。
まずは試してみてほしい。きっとあなたの役に立つ。
個人セッションのご依頼
平日18時以降、都内で開催。
遠方にお住まいの方でも、オンラインで対応可。
詳細とお申し込みはこちらから。
