メールチェックは「1日2回、15分ずつ」で即レスできるようになる。

仕事は時間を制限すると、生産的なやり方に進化する。

メールチェックを効率的に行う秘訣は、メールチェックを「1日2回、15分ずつしかやらない」と決めてしまうことだ。

僕自身、長時間労働に悩んでいた頃はメールチェックに日中のほとんどの時間を奪われていた。

そんな中、「1日2回、15分ずつしかやらない」と決めてから、仕事がうまく回りはじめた。

仕事の主導権がメールから自分に移ったのだ!

その秘訣は、時間を制限したことでメールチェックに「専念」するようになったからだ。

話を聞いてしまえば、きっと「なーんだ」と思うこと間違いなし。

でも、きっと今のあなたには目から鱗の話。

今の僕は、この習慣を身につけてから大半のメールを即レスできるようになった。

僕がどのようにメール処理を効率的にできるようになったのか。

今日は経験から、その秘訣をお伝えしていこう。

さぁ、今日も早速いってみよう!!!

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メールは見れば見るほど、仕事が「雪だるま式」に増える

多くの人がメールの処理に時間をとられてしまう理由。

それは、多くの人がメールチェックをしながら、「メールの返信」、「メールで依頼されたタスク」をその場で処理したりしているからだ。

つまり、メールチェックというタスクを処理しながら、「メールの返信」、「メールで依頼されたタスク」という「別のタスク」に対応している。

仕事をしながら、仕事を増やして、なおかつそれに対応しているのだ。

このやり方を続けている限り、その日にやらなければいけない仕事は雪だるま式に増えていく。

メールチェックすればするほど、今日やる仕事が増えていっていることに気がつくべきなのだ。

だから日中のほとんどの時間をメール処理に費やしてしまうのだ。これで長時間労働にならないほうがおかしい。

この仕組みを知ってしまえば、解決策はかんたんだ。

メールチェックの時間は、「メールチェックだけ」にすればいい。

メールを読み、「了解しました」などと即レスできるときは別として、そうでない返信、メールで依頼されたタスクは「明日以降のタスク」としてしまえばいいのだ。

僕の経験をもとに、説明していこう。

メール処理で1日の大半が終わっていた日々

昔の僕は、メールは「即レスすべし」と思っていた。

だから、メールチェックをしては、きているメールをかたっぱしから返信していった。

また、「依頼された仕事はなるべく早く処理すべし」と思っていたので、脊髄反射的にメールで依頼されたタスクもその場でこなしていっていた。

そんな感じだったので、日中はかかってくる電話、部下からの相談、メール処理でほとんどが終わり。

定時以降に自分が今日やろうと思っていた仕事に取り組む。

そんな仕事のやり方をしていた。これで長時間労働にならないほうがおかしい。

しかしある日読んでいた仕事術の本に「メールチェックは1日2回、15分ずつくらいでいい」と書いてあった。

当時はあまり深く考えず、「やってみよう」と思った。

そうしてメールチェックの頻度を「1日2回、15分ずつ」にしてみたのだ。

そしたら、おもしろい気づきがあった。

「これ、べつに今日やらなくていいんじゃね?」と気づく

当たり前だが、「1日2回、15分ずつ」では今までのやり方で処理できるわけがない。

自然とメールチェックの時間は、メールチェックに専念するようになった。

秒で返せる返信はその場で返したが、それ以外の返信やタスクはあとでやるようになった。

そして、そのうち気づいた。

「これ(メールの返信、タスク)、べつに今日やらなくていいんじゃね?」と。

メールは、そもそも電話と違い、いつ読むかは受けてに委ねられているツールだ。当然、返信もすぐする必要もない。

メールで依頼されたタスクも同じだ。

今日やらないといけない仕事は他に山ほどある。大切なことは、優先順位をつけて仕事をこなしていくことだった。

冷静に考えると、今日本来やるべき仕事のほうが、今日もらったメール返信などよりずっと優先順位が高いことに気づいたのだ。

そのうち、当たり前のように「メールの返信」、「メールで依頼されたタスク」は原則翌日以降に対応するようにした。

その結果、僕の仕事の生産性は時と共に驚くほど上がっていった。

ちなみに今では仕事にだいぶ余裕ができ、逆に大半のメールが即レスできるほどになっている。

まとめ

メール処理は時間と頻度を決めてしまうべきだ。

そうしないと、自然とメールチェック以外のことにも手をつけてしまい、仕事は雪だるま式に増えていってしまう。

これでは、長時間労働の沼から抜け出せない。

「1日2回、15分ずつ」とまずは決めてみよう。

メールチェックの時間は、メールチェックすることだけに止めよう。

それだけで、あなたは仕事の主導権をメールから自分に取り戻すことができるようになる。

理解を深めるため、以下の記事も読んでみてほしい。

ということで、参考にしてほしい!!!

今日からあなたにできること

メールチェックは1日2回、15分ずつ。メールチェックだけやる。

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

「残業ゼロ」で幸せに生きる生き方を教える会社員。東証一部上場の大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ。出版後、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動している。
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