メールの即レスをやめたら、仕事がびっくりするくらい回りはじめた件

メールで即レスする必要は全くない。

「メールは即レスすべき」という考えにとらわれていると、頻繁にメールチェックをしてしまい、本来やらなければいけない仕事に手をつけられなくなる。

これでは本末転倒であり、仕事の生産性が低くなるだけだ。

僕自身は今基本メールは即レスだが、それは生産性が高まった結果にすぎない。

仕事がデキる人が即レスなのは、彼らが仕事に余裕があるからだ。

逆に言うと、もしあなたが長時間労働に苦しんでいるなら。

あなたがするべきことはむしろメールチェックの頻度と時間を制限することだ。

僕自身、メールチェックの頻度と時間を制限することで飛躍的に生産性を上げることに成功した。

今日はその僕自身の経験から、そのメリットについて語っていこう。

さぁ、今日も早速いってみよう!

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メール処理だけで日中が終わってしまう問題

「メールを即レスしなければいけない」という考え方にとらわれることのデメリットは何だろうか。

それは仕事の生産性が圧倒的に落ちることだ。

まず、メールボックスを常にパソコンの画面で開いていると、単純にその画面が気になり(無意識だからあなたは気づいていないが)あなたは目の前のことに集中できなくなっている。

メールボックスの画面や、通知は明らかにノイズなのだ。単純にこれだけで、あなたの生産性は落ちている。

問題はここからだ。

「メールは即レスすべき」という考えにとらわれていると、常にメールボックスを見て、常にメールに返信し続けなければいけない。

また、メールでは他人から仕事の依頼が来ることも当然多い。

「メールは即レスすべき」という考えにとらわれる人はこうしたメールでの依頼に対してすぐ着手してしまう傾向が強い。

そうするとメールの返信と、メールで来た仕事の依頼で日中のほとんどが終わってしまうことになる。

だから残業しなければいけなくなり、長時間労働が慢性化するというわけだ。

「メールは即レスすべき」の呪縛の恐ろしさをわかっていただけただろうか?

この呪縛から逃れるためにもっとも効果的な解決策。

それは、メールチェックをする頻度と時間を決めることにある。

メールは本来すぐ確認するべきものではなかった

何を隠そう、僕自身も昔は常にメールチェックをしていた。

メールが来たらすぐチェックをしていたし、当然返信もすぐしていた。

上司や同僚からメールでタスクを依頼されたら、それを「すぐ処理しなきゃいけない」と脊髄反射的にタスクに着手してしまっていた。

その結果、当たり前のように残業していた。

しかし、長時間労働に悩み、「なんとかしたい」とビジネス書に答えを求めるようになり、次第に「メールは即レスすべき」という考え方自体に問題があることを知った。

メールはすぐ確認するべきものではなかったのだ。

本来メールは受け手が好きな時に確認できることに意味があるツールだ。

急ぎの用件であれば電話をすればいいわけで、メールを送ったら相手がすぐ確認してくれる(メールはすぐ確認すべき)と思うのはあきらかにツールの使い方を間違っている。

そして最終的には、メールチェックは1日2回、15分ずつというマイルールを決めることにした。

このマイルールで運用してどうなったか、結果を書いていこう。

仕事の主導権を取り戻した!

結論から言えば仕事は全く支障なく回っていった。

まず、頻度と時間を決めたことで、メールチェックの時間は単純に「メールチェックの時間」になった。

即レスできるものはするが、即レスできないものは翌日以降に「メール返信」というタスクとして個別に対応すればいいことに気づいた。

当然メールで依頼されたタスクも、翌日以降のタスクにすればいいことに気づいた。

こうしてメールチェックだけに専念することで、本来その日自分がやりたかった仕事に集中できるようになり、自分のペースで仕事が進むようになった。

仕事の生産性は圧倒的に向上していった。

仕事の主導権を「メール」から「自分」に取り戻すことができるようになったのだ。

まとめ

「メールはすぐ確認するべきだ」という考え方の背景には、おそらく日本人のマジメな性格が影響していると僕は考えている。

つまり、相手が送ってきたこと(メール)に即レスをしないことは「失礼だ」という礼儀的な要素が強いと考えている。

しかしここまで書いてきたように、ツールの性質を考えれば、メールを即レスしないことは失礼でもなんでもない。

むしろ生産性が低い方が、ビジネスマンとして他の人に迷惑をかけることになるということに気づいてほしい。

また、「メールはすぐ確認すべきだ」という考え方のせいで生産性が圧倒的に落ち、結果的に長時間労働に陥ることについてもここに書いたとおりだ。

解決策は簡単。

メールチェックの頻度と時間を決めてしまうことだ。そしてそれを忠実に実行する。

やってみれば僕が書いたように全く支障なく、いや、むしろ大幅に仕事の生産性が上がっていくことを実感できるはずだ。

以下の記事も理解を深めるために読んでみてほしい。

ということで、参考にしてほしい!!!

◾️次のアクション

メールチェックのマイルールを決めよう!

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

「残業ゼロ」で幸せに生きる生き方を教える会社員。東証一部上場の大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ。出版後、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動している。
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