滝川 徹 
昨日の記事では、時間の悩みをなくすためにはやることをとにかく厳選する（減らす）こと。
そのために「タスク管理」と「心」を整えることが大切になる。そんな話を書きました。
今日はまずなぜタスク管理を学ぶといいのか。説明していきたいと思います。
一番大きいのは、「自分が1日でできることは限られている」という現実がわかるということです。
タスク管理の具体的な手法は後述していきますが、タスク管理では1分単位で1日の行動記録をとります。
そのことにより、何にどれだけ時間を使っているか。把握することができます。
そうすることにより、とても重要な事実が判明します。
それは、「自分が自由に使える時間がとても限られている」ということです。
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例をあげて説明しましょう。
たとえば、9時〜17時まで働くとします。昼休みを1時間取るとして、働く時間は7時間あるわけです。
多くの人は、仕事の計画を立てる時、7時間をどう使うか頭の中で計画します。
たとえば朝の2時間は企画書を作成して、その後はあの仕事をして、、という感じです。
しかし現実は計画通りにはまずいきません。その一番の理由は「割りこみ」が一定程度発生するからです。
「割りこみ」とは、仕事を中断させられることです。たとえば、電話がかかってくる。上司や同僚から声をかけられる。
実はこの「割りこみ」に多くの時間がとられている。この事実に多くの人が気づいていません。
その理由は簡単で、実際に時間を計測していないからです。
実際に計測してみるとわかりますが、1日のうち2時間以上「割りこみ」に使っている人も珍しくないのです。
ということは、7時間あると思っていた仕事時間が、実際には5時間以下ということもざらにあるわけです。
ほんとは自分の自由に使える時間は5時間しかないのに、7時間の計画を立てたらどうなるでしょう。
そう。自分の計画通り仕事を終わらせたいと思ったら、2時間残業しなければいけなくなるわけです。
ここに多くの人が残業をしてしまう理由があるのです。
そうしてもう一つ、知っておかなければいけない大切なことがあります。
それは、1日の仕事9時〜17時の7時間のうち、「割りこみ」の他に「ルーティン業務」にたくさんの時間を人は費やしていることです。
「ルーティン業務」とは、毎日必ずやる仕事です。たとえば、メールチェックです。ほとんどの人が、毎日一定の時間はメールチェックに費やしているはずです。
その他にも、毎日「これはやる」という仕事がけっこうなボリュームであるはずです。この時間にあなたはどれだけ1日時間を費やしているでしょうか。
これも実際に計測してみるとわかりますが、かなりの時間を取られている人がほとんどのはずです。
そうすると、7時間働くとして、自分が本当の意味で自由に使える時間は一体何時間なのか。
もちろんその時間は人によって違いますが、大半の人は2〜3時間というのが僕の感覚です。
つまり、人の働く時間は大きく言うと以下の３つの時間に分けられるというわけです。
- 自分が自由に使える時間
- ルーティン業務
- 割りこみ
この考え方を理解したうえで、自分が自由に使える2〜3時間の仕事の計画を立てる。これが本来あるべき姿なのです。
にもかかわらず、7時間フルに計画を立てるから、「時間が足りない」となるわけです。
考えてみると、当たり前ですよね。2時間しか使えないのに、7時間分の計画を立てていれば単純に5時間足りません。
問題は、実際に自分の時間の使い方を計測してみないとこの事実がわからないことなのです。
タスク管理の一番のメリットは、ここにあります。
自分が1日にできることは限られている。このことを事実として受けいれることができる。
そうすることで、少しずつ「やることを減らしていかないと、長時間労働は解消することはできないんだ」と気づくことができます。
働き方を変えるきっかけを掴むことができるのです。
他にも、タスク管理をやるメリットはたくさんあります。
続きは明日以降書いていきます。
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