予定通り仕事を進めるタスクリストの作り方のコツは「タスクの順番」にある–時間から自由になる生き方を見つける方法

先日書いた記事では、1日の仕事の計画の立て方のコツを紹介しました。

具体的には、脳のエネルギーを意識すること。

脳のエネルギーは朝起きた直後から、どんどん減っていきます。脳のエネルギーが豊富なうちは、いわゆる「意思力」が強いので仕事に着手しやすい。

一方で、夕方は脳のエネルギーが枯渇しているので、仕事の先送り(「明日でいいや」と仕事を先送りしてしまうこと)をしやすいのです。

なので、確実に取り組みたい仕事は朝の早い時間帯に取り組みましょうという話をしました。

前回の記事はこちら。

今日はタスクリストの作り方の続きです。

今日はタスクの順番を意識することで、より実効性のあるタスクリストを作る方法について書いていきます。

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ここまでの復習ですが、タスクリストを作る時に大切なのは1日を2時間毎に区切る「セクション」を意識することだと書きました。

具体的には、以下のようにタスクリストに2時間毎に区切り(図で言うと、黒い区切りです)を入れます。

そうすることで、2時間毎に計画を作れば良くなるので、計画が作りやすくなるという話をしました。

そして、前回書いた通り、なるべく早い時間帯(セクション)に確実に取り組みたいタスクを組みこんでいきましょうという話をしました。

たとえば、9時〜17時まで仕事をする場合。セクションは以下の通り4つ作ります。

  • セクションA :9時〜11時
  • セクションB :11時〜13時
  • セクションC :13時〜15時
  • セクションD :15時〜17時

まず、セクションAから計画を立てます。この2時間をどう使うか。考えるわけです。

たとえば、1時間は頭を使う企画書作成に使う。そのあとはメールチェックを15分して、20分は勉強会の企画をして、、みたいな感じです。

セクションAの計画を作り終えたら、セクションB、セクションC、セクションDと順番に計画を立てていきます。

そうして全てのセクションの計画を作ったら、タスクの順番の調整をします。これが実効性のあるタスクリストを作るという観点で非常に大切です。

タスクリストの理想は、上から順番に取り組んでいったら1日の仕事が無事に終わるタスクリストを作ることです。

たとえばセクションAの一番上のタスクに取り組み、それが終わったら次に書いてあるタスクに取り組む。セクションAのタスクが全て終わったら次にセクションBの一番上のタスクに取り組む。

そうしてセクションDの最後のタスクが終わった時に仕事を終える。こうしたタスクリストを作るのがタスク管理のゴールになります。

こうしたタスクリストを作るために大切なのは、先程書いたようにタスクの順番が大切なのです。

たとえば、頭を使う企画書を作った後に、僕の場合は5分「休憩」というタスクを作ったりします。

あるいは、「メールチェック」という軽いタスクを入れたりします。

その理由は、頭を使う企画書を作った後に、続けて同じくらい頭を使うタスクをこなすことは現実的に難しいからです。

人間は機械ではないので、現実的にこなせるタスクリストを作ることが大切です。

疲れる仕事を終えた後に、自分がどんな気持ちになるか。想像してみることが大切です。

頭を使う仕事を終えた後に、連続してさらにまた疲れる仕事に自分が取り組むことができるのか。イメージしてみるのです。

少なくとも僕の場合はできないので、ちょっとした休憩や気分転換(メールチェック)を挟みます。

そうして、一呼吸おいてから、また頭を使うタスクを組みこむ。

こうして、現実的に自分が取り組めるタスクの順番にタスクリストを整えていくことが「実効性」という観点でとても大切になります。

まとめますと、まず各セクション毎にタスクの順番を考える。

そうして全てのセクションのタスクの順番を作り終えたら、頭の中で一度上から順番に仕事に実際に取り組んでみることです。

一度シュミレーションをしてみて、上から順番にタスクに取り組んで最後までやれるか検証するのです。

できない場合は、タスクの順番を調整します。そうすることで、ようやく実効性が高いタスクリストを作ることができるのです。

明日以降はタスクの「見積時間」について書いていこうと思います。

現実的にタスクを確実に進めていくためにタスクの見積時間はどんなふうに設定したほうがよいのか書いていきます。

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ということで、参考にしてほしい!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ変わった現役会社員。出版後、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動している。
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