タスクリストを作る時に最も大切な「割りこみタスク」と「ルーティンタスク」の作り方

前回の記事では1日の中で20分以上のタスクを作らないようにすると、突発的なトラブルが発生した時にでも、残業せずに予定通り帰ることができる。

1日の中で20分以上のタスクを作らない「20分仕事術」が、 予定通り仕事を進めていくためにとても有効な仕事のやり方だという話を書きました。

その記事はこちらです。

今日はタスクリストを作る時に最も大切と言ってもいい話をしたいと思います。

それは、 「割りこみタスク」と「ルーティンタスク」の作り方です。

この二つのタスクの作り方がタスクリストを正確に作れるかどうかの分かれ目になります。

なので、今日はこの話をしていきたいと思います。

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まず、念のために説明しておきますと、 「割りこみタスク」とは仕事をしていて作業を中断されるタスクのことです。

たとえば仕事に集中してる時に上司や同僚から声をかけられる。クライアントから電話かかってくる。

こうしたものを割りこみタスクと呼んでいます。

またルーティンタスクについては、 その言葉の通りで毎日ルーティンとして取り組むタスクのことです。

わかりやすい例はメールチェックです。メールチェックは毎日行うタスクですよね。

そしてなぜこの二つのタスクがタスクリストを作る際に最も重要と言えるかと言うと、 それは1日のうち7割ぐらいがこの二つのタスクで占められてることが多いからです。

僕自身も割りこみタスクとルーティンタスクの時間を計測してみたことがありますが、7割近くがこの二つのタスクで占められていました。

これは実際に二つのタスクにかかる時間を計測してみれば納得がいくと思います。

これは逆に言うと、割りこみタスクとルーティンタスクに自分が取られる時間を正確に把握してないと、正確なタスクリストは作れないということになるのです。

なので、大切なことは割り込みタスクとルーティンタスクを2週間ほど計測してみることです。

その上で、1日あたりの割りこみタスクとルーティンタスクに取られている時間がどれくらいあるのか。平均値を出してみてください

その平均値が分かったら、 その時間をタスクリストの見積もり時間にきちんと反映させるのです。

たとえば1日のうち割りこみタスクにとられる時間が120分だとしましょう。

「具体的にどうやってタスクリストにそれを反映させるのか」という質問をよく受けます。

なぜならたとえば「セクションA」に「割りこみタスク」として 120分のタスクを作っても意味がないからです。

当たり前ですが、 割り込みタスクは一度に120分使うものではないからです。

その一方、いつ割りこみタスクがどれくらいの時間で降ってくるか。予想はできませんよね。

だからこそ、どうやってタスクリストに見積もるのか。わからないというわけです。

この解決策は、 各セクションに分散して割りこみタスクの見積時間を盛りこんでおくことです。

たとえばタスクリストのセクションを A から E と5つ作っていれば、120分を5分割します。

各セクションに24分(120分を5で割ったもの)ずつ割りこみタスクを作っておけばいいのです

実際に僕は以下の画像のように「割り込み用バッファ」として「24分」でタスクを作っています(画像を拡大してみてください)。

ルーティンタスクも同様です。各セクションに分割して入れておきます

こうして各セクションごとに割りこみタスクとルーティンタスクを盛り込んでおけば、比較的現実的なタスクリストを作れるということになります。

参考にしてみてください。

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ということで、参考にしてほしい!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ変わった現役会社員。出版後、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動している。
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