滝川 徹 
昨日の記事では、実効性のある正確なタスクリストを作るためにはタスクの見積時間が正確であることが重要であることをお話ししました。
そのうえで、そのコツとして「ルーティンタスク」の平均時間を算出し、それを見積時間に反映させましょうという話をしました。
たとえば、メールチェックもルーティンタスクですが、２週間程毎日メールチェックにかかっている時間を計測してみて、毎日どれくらいの時間をメールチェックに費やしているか。
把握したうえで、１５分なら１５分を見積時間に設定するのです。
そうしてルーティンタスクの見積時間を正確に設定することができれば、タスクリストの実効性と精度はかなり高まります。
そうすると、予定通り仕事が終わるようになるというわけです。
前回の記事はこちらです。
その一方で、当然1日の仕事ではルーティンタスク以外に「今日やりたい」と思うタスクがあるわけです。
こうしたタスクの見積時間の設定方法もコツがあります。今日はこのことについて書いていきましょう。
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タスクの見積時間を設定する時のコツの一つは、多少余裕をもって設定することです。
たとえば、ある作業に「３０分くらいかかるかな」と思ったとしましょう。その時は、４０分くらいに見積時間を設定します。
なぜなら、僕達は大抵楽観的にタスクの見積時間を考えるからです。
実際に仕事をやってみると、意外な落とし穴があったりして、思っていたより余計に時間がかかることが多いはずです。
もちろん、逆に早く終わってしまうこともあるでしょう。
でもそれはそれで、「もうけもの」ではないでしょうか。予定通り仕事を終わらせるという観点では、早く終わる分には全然ウェルカムなのです。
一方、あまりにも現実とかけ離れて長めに見積もり時間を設定してもこれまた意味がありません。
たとえば、３０分かかると思っているタスクに６０分見積もり時間を設定しても、緊張感がなくなり、ダラダラと仕事をしてしまうのがオチです。
また、せっかくタスクシュート で予定終了時刻を設定していても、自分の中で「この予定終了時刻は意味がないな」と思ってしまいますから、タスク管理の意味がなくなります。
なので、ほんの少し余裕をもつくらいで設定するのがコツです。
具体的にどれくらい？と言われると個人的な感覚なのでむずかしいのですが、概ね以下のような感覚で僕はやっています。
- ５分のタスク→８分で設定
- １５分のタスク→２０分で設定
- ３０分のタスク→４０分で設定
- ６０分のタスク→7０分で設定
こんな感じで、ほんの少し余裕をもっておくのがコツです。そうすると、精神的にもゆとりが生まれるのでオススメです。
タスク管理をはじめたばかりの頃は、とにかくタスクの見積時間をギリギリに設定して、とにかくたくさんのタスクをこなしたいと思ってしまうものです。
それは、タスクリストを作ってみると、自分が思っているよりたくさんのタスクをこなせないということに愕然とするからだと思います。
でも、現実はそうなのだから、それでいいのです。
ギチギチのタスクリストを作っても、どうせ予定通り仕事は終わらないのです。今日もこれだけのことができなかったと落ちこむのが関の山。
現実的なタスクリストを作りましょう。そしてそのコツの一つは、タスクの見積時間に多少の余裕をもって設定するのが大切なのです。
実はもう一つ、コツがあります。それは、３０分以上のタスクを基本的に毎日作らないことです。
このことについては明日以降、また書いていくとしましょう。
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