仕事の「ふりかえりの時間」をわざわざ作らなくても、PDCAをうまく回せていけるようになる秘訣–「仕事のふりかえりができない問題」を解決するヒント

「仕事のふりかえりができない」

業務時間内は自分の役割をこなすので精一杯。

本当はPDCAを回していきたいのに、PとDだけになりがち。CとAをすっかり後回しにしてしまう。

ついつい、目の前のことに忙殺されてしまう。

こうした状態だと、仕事をがんばっている割に、「自分は成長できていないのでは」と不安に思ってしまうものだ。

今でこそ「残業ゼロ」を達成している僕も、昔長時間労働に悩んでいた時は同じ悩みを感じていた。

仕事のふりかえりを定期的に行い、もっと自分がやりたい仕事に時間を使えるようになりたかった。

でも、日常の仕事に忙殺されていて。正直「それどころではない」という感じだった。

仕事で自分の思うように動けないのが非常に悔しく、悩める日々を送っていた。

そんな昔の僕に今アドバイスをするとしたら。

「自分のタスクの実行ログを取ることからはじめてみよう」とアドバイスするだろう。

「実行ログを取る」とは、1日中でどの仕事にどれだけ時間をかけたか。記録をするということだ。

「めんどくさい」と思ったかもしれない。

でも、タスク管理ツールを使えば、1分単位で簡単に実行ログを取れるようになる。

たとえば、僕が長年しようしているiPhoneアプリ「たすくま」なら。

以下のように簡単に実行ログを取ることができる(以下はたすくまを使って、プライベートの実行ログを取ったもの)。

ではなぜ、タスクの実行ログを取ることが重要となるのだろう。

それは、タスクの実行ログを取る習慣を作ることで。わざわざふりかえりの時間を作らなくても、PDCAを回せていけるようになるからだ。

それだけではない。

いざ仕事のふりかえりを行う際も、事実(実行ログ)に即し、意義のあるふりかえりを行えるようになる。

どういうことか。説明していこう。

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タスク完了直後に「ふりかえり」ができる

タスクの実行ログを取るメリット。それは、その場でふりかえりを行うことができることだ。

タスクの実行ログを取っていると、タスクを完了した直後にそのタスクに何分かけたのかわかる。

そうすると、たとえば「この仕事には30分かけるつもりだったのに、1時間かけてしまっていた」ということに、タスク完了直後に気がつくことができる。

仕事が忙しい時は、ふりかえりの時間を十分取れないことも多い。

しかしこうしてタスク完了後、毎回気づきを得ることができれば。最悪それだけでもPDCAを回していけるようになる。

つまり、仕事のふりかえりの時間をわざわざ確保しなくても、PDCAを回していくことができるようになるということだ。

正確なログのない「ふりかえり」は意味がない

正確なログ(記録)がなければ、そもそも正確にふりかえることはできない。

正確なログがない状況で1日をふりかえってみても。得られるものは少ない。なぜなら、「なぜ自分が思ったように今日働くことができなかったのか」。その真因が正確にわからないからだ。

しかし1分単位の正確なログがあれば、意味のあるふりかえりができるようになる。

たとえば、僕自身は正確なログのおかげで、以下のような気づきを得ることができた。

  • 30分で仕上げる予定だった仕事に、1時間かけている。
  • 1日の中で200分も「割りこみタスク(上司や同僚に声をかけられたり、緊急のタスク等、今やっているタスクを中断されるタスクのこと)」に費やしている。

正確な記録があるからこそ、こうした具体的な気づきを得ることができる。

具体的な気づきがあることで、人は「では、この状態をどうやったら改善できるか」と具体的に考えるようになる。

正確な記録がないと具体的なふりかえりをすることができない。だから、具体的な改善策が思いつかない。

まずは時間の記録からはじめよう

ここまで書いてきたように。

タスクの実行ログを取る習慣され作ってしまえば。

忙しい時には、わざわざふりかえりの時間を作らなくても。PDCAを回せていけるようになる。

そして、仕事のふりかえりを行う際も。

事実(実行ログ)に即した、意義のあるふりかえりを行えるようになる。

仕事のふりかえりができないと悩んでいるなら、ぜひ時間の記録からはじめてみてほしい。

この記事で紹介した、iPhoneで簡単に実行ログが取れる「たすくま」については以下の記事を参考にしてほしい。

「仕事のふりかえり問題」を今すぐなんとかしたい人は。以下の講座を受けにきてほしい。

ということで、参考にしてほしい!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

内資トップの大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ変わった現役会社員。出版後、会社員として働きながら、2018年の順天堂大学での講義をはじめ、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動中。
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