仕事が予定通り全然終わらない人は、単純に、あまりにもたくさんのことをやろうとしすぎてるだけ-タスク管理で仕事が予定通り終わるようになる理由

タスク管理をはじめて、自分の仕事の行動記録(ログ)を取るようになり、驚いたことがある。

それは、一日のうち6時間近くが、毎日行うルーティン業務に費やされているという、衝撃の事実だ。

メールチェックをはじめ、どんなビジネスマンも、毎日ルーティン業務に一定の時間を費やす。

しかし問題は、それに費やす時間だ。

僕の場合は、それが一日のうち6時間だった。

これは、9時から仕事をはじめたとして、ルーティン業務だけをこなしても、15時になってしまうということだ。

なんてことだ!

9時から18時まで働くとして、1時間の昼休みを除けば、ルーティン業務の他に自由に使える時間はたった2時間しかない。

今まで仕事が自分の思った通りに全然終わらなくて、ストレスを抱えていた。

でもこれは、当然のことだったんだ。

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問題は能力ではなく、「一日にできることはたくさんある」という考え方だった

この衝撃の事実に気がつく前は、「一日あれば、仕事はたくさんできるはず」と思っていた。

だって、朝9時から18時まで仕事をすれば、1時間の昼休憩を除いても、働く時間は8時間もある。

仕事をはじめる前は、「あれもやろう、これもやろう」と意気込んで、仕事をしていた。

しかし実際には、好きなように自由に仕事をする時間は、たった2時間しかなかったのだ。

いつも自分が思い描いたように仕事を終わらせることができず、自分の無力さにストレスを感じていた。

でも、問題は僕の能力ではなく、「一日にできることはたくさんある」という考え方だったんだ。

2時間分だけ計画を作るようになったら、仕事が予定通り終わるように

タスク管理をはじめてからは、僕は「一日のうちにできる仕事は本当に限られている」と考えるようになった。

自分の本当に自由に使える時間は2時間とわかったので、ルーティンの仕事以外の仕事の計画は2時間分だけ立てるようにした。

そうしたら、大抵予定通り仕事が進められるようになった。

なんと僕は、予定通り仕事を進められるようになったのだ!

別に今までと比べてたくさんの仕事をこなせるようになったわけではない。

ただ自分の時間の捉え方が変わっただけだ。

それだけで、今まで感じていた「仕事が全然終わらなかった!」というストレスを感じなくなった。

「タスク管理をはじめて本当によかった」と感じた瞬間だった。

まとめ

一日が終わった時、「今日も全然思ったように仕事が進まなかった」と無力感感じる理由。

それは、「一日あれば、たくさんの仕事ができる」という誤った思いこみに端を発している。

朝9時から18時まで仕事をするとすれば、僕達はつい、8時間(昼休みの1時間を除く)自由に使えると思い込んでしまう。

そうして頭の中で、8時間分の仕事の計画を立ててしまう。

これが、問題なのだ。

僕たちが本当に自由に使える時間は、たった2時間だ。

そうすると、単純計算で、6時間のギャップが生まれてしまう。

これが、僕達の無力感、感じるストレスの正体なのだ。

このストレスを回避する方法は、ひとつだけ。

それが、自分が本当に使える時間は限られているということを知ることなのだ。

僕の場合は、自由に使える時間は2時間だった。

あなたは、どうだろうか?

実際にルーティンに毎日使ってる時間をぜひ計測してみてほしい。

僕と同じように、きっとあまりの時間の少なさに衝撃を受けるはずだ。

ということで、参考にしてほしい!!!

 

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この記事を書いた人

滝川 徹

内資トップの大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ変わった現役会社員。出版後、会社員として働きながら、2018年の順天堂大学での講義をはじめ、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動中。
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