残業ゼロのサラリーマンが実践するメールの受信トレイをゼロにキープするための「5つの原則」
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著者
滝川 徹
「メールの受信トレイはその人の頭の状態をあらわす」
僕はそう考えています。
受信トレイがキレイな人は、頭が常にスッキリとクリアになっている人です。目の前の仕事に集中でき、仕事はどんどん片づいていきます。
一方、受信トレイがメールで溢れている人はやることが多すぎて困っている人が多いように見受けられます。突然仕事も予定通りうまく進みません。
もちろん全ての人にこれが当てはまるとはいいません。しかし、受信トレイがいっぱいの人はそれだけでメール画面を開くときに無意識に脳のエネルギーを使っています。
そう考えると受信トレイがスッキリしていることで損はないはずです。
それならば、受信トレイをゼロにすることを目指していただき、頭がスッキリしている状態で仕事に臨みたい。
そう思いませんか？
受信トレイを常にゼロにすることは習慣化してしまえばそんなに難しいことではないのです。
そのために必要な5つの原則を紹介しましょう。
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原則1:まずは一時保管用のフォルダ「メインボックス」を用意する
このメール術で必要となるものは、メールボックス内の一時保管用のフォルダ一つだけです。
「メイン」など、何かしら名称をつけてフォルダを作ります（以後、「メインボックス」といいます）。
メインボックスの役割は、これから説明していきますがメールの一時保管場所です。
メールを削除するか迷うような場合を中心に、とりあえずメールを置くところです。メインボックスを積極的に活用することで、受信トレイをゼロすることができるのです。
原則2:いらないメールは即削除する
メールは内容を見た瞬間に、①削除するか、②メインボックスに入れるか、③印刷するか（原則5で説明します） を判断します。
特に削除するか否かの判断はメインボックスがあることで容易になります。
削除する判断基準は僕の場合以下の通りです。
- 仕事に直接関係のない社内のメール（社内懇親会の案内や社内の催しものの案内等）
- 宛先が複数名のメールで自分が必ずしも返信する必要のないもの
- 返信したメール（送信箱に内容が残るため）
- その他保存しておく必要がないと判断したメール
特に宛先が複数名のメールを削除するのは一つ大きなポイントです。
本当に重要なメールは別ですが、宛先が複数あるということは、万が一必要となったら誰かに再度送ってもらえばいいだけの話なのです。なのでこの場合は遠慮なく削除します。
また返信したメールも同じです。送信箱に受信したメールの内容が残っているので、受信トレイから削除しても問題はありません。
とにかくメールは可能な限り「即削除する」を基本動作にすることです。
メールを削除するという前提でメールをチェックし、迷ったらメインボックスへ（原則3）。
不要なものは捨てる。物の整理と同じ発想となります。
原則3:削除に迷うメールは「メインボックス」にとりあえず保存する
メールは即削除が原則ですが、当然迷う場合もでてきます。
その場合、悩むようならメインボックスに一時保存します。ポイントは悩むことに時間をかけないことです。
そもそもインボックスは悩む時間を少なくするために存在するのです。だからメールを削除するか否か悩むことに時間を使うのは本末転倒です。
削除するか、メインボックスに送るか。即断即決することが大切です。ポイントは「迷ったらメインボックスへ」です。
メインボックスは整理整頓する必要がないところですので、遠慮はいりません。溢れかえっても問題ないのです。
だからキーワードは「迷ったらメインボックスへ」となるのです。容赦なくメインボックスへ放り込んでいきましょう。
原則4:メールへの返信はメールチェックの時間にまとめてする
メールの返信はまとめて行うのが効率的です。というか、メールチェック自体をまとめて行う習慣を作りましょう。
なぜならメールチェックは業務の阻害要因だからです。
メールチェックを常にしていると、せっかくやりかけている仕事が目の前にあっても、気になるメールに心を奪われてしまいます。
気づけばメールへの対応で1日が終わり、本来やるべきだった仕事が全く終わっていないという事態にもなりかねません。
この点については以下のエントリーで詳しく書いてます。
特に忙しい人はメールチェックの回数は1日2回を目安にしてください。そしてその時間にメールはまとめて返信するようにするのです。
原則5:即返信できないメールは「タスク化」して受信トレイから消去する
メールをよく読まないと返信できないものや、様々なことを検討してからでないと返信できないメールが一定数存在します。
ではこういったメールにはどう対処したらいいのでしょうか。
この場合は、印刷してタスクにしてしまいます。
印刷したものを、やらなければならない仕事のフォルダと同じように保管するのです。そして受信トレイからメインボックスに移動させます。
そうしないと、やらなければならないタスクが受信トレイにどんどん溜まっていき、ストレスも一緒に溜まっていくことになるからです。
まとめ
まとめますと、メールを見た後の大きな流れは以下の通りになります。
- まず削除できるか否かを検討する。
- 削除できない場合はメインボックスに移動させるか、印刷して「タスク化」する。
とにかく受信トレイは常にゼロにすることを心がけることです。
そうすればあなたの脳は予想以上にクリアになります。そうしてようやく、目の前の仕事に全力投球できるようになります。
是非この快適さを味わってほしいと思います。
あ、そもそもメールはあまり多用しないほうがいいというのも僕の持論です。理由はこちらのエントリーにも書いてますので、よければ読んでみてくださいね。
オススメ書籍はこちらです。メール術に特化した本ではありませんが、仕事の効率を劇的に高めるきっかけになりうる本です。
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この記事を書いた人
滝川 徹
タスク管理の専門家・コンサルタント。Yahoo!ニュース、アゴラに記事掲載。
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成し、およそ７時間の自由時間の創出に成功する。
その体験を出版した「気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。（金風舎）」はAmazon１位２部門を獲得。その後講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動をスタート。
2018年には順天堂大学で時間管理をテーマに講演を行うなど、月4時間だけ働くスタイルで個人事業で4年間で500万円の収入を得る。