突発的な仕事にうまく対処するためには5分で作れるリストがあればいい

先日実際にあった話ですが、出社したら急な案件で外出をするかしないか決断を強いられる場面がありました。遠方だったこともあり、出発するとしても何時に出発するか。すぐに決める必要がありました。

そんな時はあたふたして冷静に対応できないこともあると思います。しかしその時の僕は冷静に外出する時間まで速やかに決めることができました。

それはやはり目の前にタスク管理ツールである「TaskChute」で作ったタスクリストで「今日中にやらなければならない仕事」が明確になっていることに他なりません。

おかげで急な外出が入ったにもかかわらず、いつものように快適な一日を過ごすことができました。

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今日中にやらなければならないタスクが明確だから即決できる

僕のTaskChuteには、多くのタスクの中で「今日中に絶対にやらなければならないタスク」が★印で一目でわかるようになっています。

これはすなわち、タスクリストに他のタスクは並んでいるものの、極端に言えば、★印のタスクのみ処理すれば今日は帰れるということです。

このように今日中にやらなければならないことが明確化していると、急な仕事や外出が入った時も★のタスクにのみ、着目すればよいことになります。

そしてそこまでタスクの優先順位が明確化していると、急な事態に対する判断は当然に早くなるわけです。

一日の仕事に取りかかる前に今日中にやらなければならない仕事をリストアップするだけ

今日中に絶対にやらなければならない★のタスクは通常2〜3個しかありません。

その日も3つほどでした。まず1つは社内の仕事だったので、関連部署に〆切を延ばしてもらいました。

そうして残る2つの仕事の所用時間を考えれば、必然的に外出できる時間は決まってきます。

その日は無事2つの仕事を片づけて、余裕をもって外出することができました。外出の仕事も問題なく対処できたことは言うまでもありません。

これは今日からタスクリストを作った方がいいという話ではありません。もちろんそれにこしたことはないですが、今日中に絶対やらなければならない仕事は何か。

一日の仕事に取りかかる前に、それだけでもよいのでリストアップする習慣があるととてつもなく効果的だというお話です。

残業してしまうのも、実はここが明確になっていないからなのです。明日やれることは、明日やればいいのです。

まずは、今日中に絶対にやらなければならない仕事を厳選してください。2〜3つしかないはずです(それ以上常にあるのなら、それはそもそも仕事量を見直したほうがいいでしょう)。

5分もかからないと思います。是非今日からやってみてください。

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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