タスク管理でなぜタスクの優先順位をつけることが重要なのか

仕事では優先順位をつけて仕事をこなすべきとよく言われる。それはなぜなのか。タスク管理的観点から検討してみたい。

タスクにはデッドライン(締切)がある

タスクには当たり前だが基本的にデッドライン(締切)があるはずだ。であれば、デッドライン毎にいつまでにどの仕事をこなすか。どういった計画でこなしていくか考えることが重要だ。

何も考えず目の前のタスクだけをこなしていたら結果的にデッドラインに間に合わないという事態が発生することとなってしまう。したがって優先順位をつけるにあたりもっとも重要な基準はデッドラインといえる。

そのタスクに適した時間帯がある

デッドラインを基準に今日やる仕事を決める。その後は今日中にこなす仕事をどのような順番でこなしていくか。1日単位でも優先順位をつけることが大切だ。なぜか。

それはそのタスクを処理するのに適した時間帯があるからだ。例えば10時~11時の間は取引先からよく電話がかかっていると知っているのにその時間帯に重要な経営戦略をプランニングするのか。朝イチの一番頭が働いている時間帯でメールをひたすら処理するのか。

タスクの特性をふまえ、どの時間帯にやるのが一番効率がいいのか。どのような順番で1日のタスクを処理していけば先送りせずにすむのか。これを考えるのがタスク管理だ。ちなみにタスクシュートならそれが簡単に計画できる。
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まとめ

優先順位をつけずに仕事をこなしていると、脳みそをあまり使わないルーティン的な仕事ばかりこなしてしまい、結果的に頭を使うヘビーな仕事をどんどん先送りしてしまうという事態が発生しやすくなる。

まず仕事のデッドラインを基準に仕事を割り振り、その日中にやる仕事をどのような順番でどの時間帯に処理していくのか考える。それがタスク管理だ。

タスク管理は各タスクを最も適した時間帯あるいは順番でこなしていくことで限りある時間内で最高のパフォーマンスを発揮する手法言えるだろう。

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の金融機関で「残業ゼロ」を2016年4月から実践しています。セミナー講師。「シゴタノ!」主宰のワークショップの非常勤講師も務めています。
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