メールチェックは本来ルーティンタスクなのだが、あえてルーティンタスクとして認識することに意義がある。何のことかわからないと思うのできちんと説明しよう。

メールチェックはギャンブルと同じ

ジェレミー・ディーン著の「良い習慣、悪い習慣」から少し長いが引用する。

メールをチェックしても成果が得られないことに私たちは慣れている。それでもチェックし続けるのは、五〇回に一回、じつに楽しいメールが舞い込むからである。
このように無報酬を受け入れることを学びながらも、時に予期せぬ報酬を受け取ることができる。これがメールのチェックがクセになる一因である。スロットマシンでサクランボの絵が三つ並ぶのを待つのと似ている。

妙に納得してしまった。メールを見たくなるモチベーションはギャンブルと一緒なのだ。
そして楽しいメールばかりならいいが、ついでにタスクも持ってきてしまうのがメールだ。

メールで気になるタスクを見てしまうと、今取りかかっている仕事を中断してそのタスクを始めてしまう。ある種の割り込みタスクとなってしまうのだ。

タスクリストでルーティンタスクとして設定することでメールを見る時間は減らすことができる

メールチェックは是非タスクリストのルーティンタスクとして設定してほしい。
タスクリストに設定するメリットはズバリ、メールを見る回数を自分で設定できることにある。

僕のタスクシュートにはメールチェックはルーティンタスクとして設定されている。見る回数も1日2回、15分ずつと設定されている。その前提で他のタスクが組まれている。

これはどういうことかおわかりだろうか。タスクシュートでは、1分単位でタスクが並んでいる。

つまり、メールチェックの時間に15分取るところ30分とってしまえば、15分分他のタスクができなくなる。しかもタスクシュートならそれが一目瞭然だ。

例えば9時~12時の3時間で上のようなイメージでタスクをこなそうと決めたとする。もし15分かける予定のメールチェックに30分かけてしまったらどうなるか。

タスクCができなくなる。あるいは定例ミーティングに遅れることになる。いずれにせよ、いいことは何もない。タスクシュートの良いところはそれがすぐにわかる点だ。

ここにメールチェックをルーティンタスクとしてきちんと設定しておくメリットが生じる。メールチェックなんかしている場合ではないとタスクシュートが教えてくれるのだ。

まとめ

メールチェックを頻繁に行ってしまうと、集中力もその都度途切れてしまうし自分のペースで仕事ができなくなる。仕事の脱線も多くなる。

自分の仕事をコントロールするタスク管理の考え方とは相反することになる。メールにより自分の仕事をコントロールされることになってしまうからだ。

メールを頻繁に見ていないと不安だという人もいると思う。しかし緊急な用事がメールでくることはまずないのでその点は安心してほしい。本当に緊急であれば電話がかかってくるからだ。

自分の仕事をコントロールするためにも、まずはメールを見る回数を制限するようにしてみよう。自分の仕事をコントロールしている感覚が強まるはずだ。

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