残業しないようになるためには、当たり前ですが仕組み作りが大切です。

仕組みがないと、人は無限に増殖し続ける仕事にどんどん流されていってしまうからです。その結果、よほど強い意志を持っていないかぎり、「気づけば残業をしている」という事態になります。

残業をしないための簡単な仕組みを僕が一つあげるとすれば、新しく発生した仕事への対処法でしょう。

そうです、あの有名な法則を簡単に仕組み化する方法があります。

今日新たに発生した仕事はいつやるのが望ましいのか

「あの有名な法則」とは、タスク管理を知っている人ならご存知でしょう。そう、あの「マニャーナの法則」です。

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マニャーナの法則、それは一言で言えば「明日できることは明日やろう」です。

なぜこの法則が大切なのでしょうか?

例えばあなたがメールチェックをしているとしましょう。そして顧客から「〜してほしい」と依頼があったとします。タスクとしては、15分くらいかかりそうです。

これをあなたが今すぐ着手したとしましょう。完了すれば、あなたの気持ちはスッキリするでしょう。しかしあなたは失ってしまった大切なことに気づいていないのです。

それはその15分をどのように創出したかということです。

何かに時間を使えば、何かに使えたはずな時間を失っている

当たり前ですが、時間は指をパチンと鳴らしたら突然作られるわけではありません。そう、あなたが今日やるはずだった別の仕事にかけるはずだった15分を、まさに今あなたは使ってしまったことになります。

つまり今日発生した仕事をやればやるほど、同じ時間だけ、今日あなたがやるはずだった仕事にかけられる時間が減っていくということなのです。

そして今日やるはずだった仕事を今日中にあなたが終わらせなければならないと考えた場合どうなるか。もうおわかりですね。今日あなたが手をつけた新しい仕事の時間だけ、単純にあなたは残業することになるというわけです。

僕達に必要なものは、こうした事態を防ぐシンプルな仕組みなのです。

考えなくても明日に仕事を回す仕組みを作る

新しく発生した仕事に今すぐ取りかかってしまうと残業することになる。このメカニズムはおわかりになっていただけたと思います。

ではどうすれば、今日発生した仕事に着手せずに明日以降に回すことができるような習慣を作ることができるか。そのためにはシンプルな仕組みを作ることです。

例えば僕は机の上に二つの箱を置いています。一つは今日着手する仕事を入れる箱。もう一つは明日以降取りかかる仕事を入れる箱です。

仕組みは簡単です。新しい仕事が今日発生したら、問答無用で明日以降やる箱に仕事を入れるようにするのです。メールであれば、印刷して、クリアフォルダに入れて、箱に入れます。

今日中にやらなければならないという例外的な仕事は当然別です。しかし大半の仕事は明日以降で問題ないはずなのです。

なので今日受けた仕事は明日以降に回す。そうすることであなたは「本来今日やるべき仕事」に時間をかけられるようになるのです。

残業ゼロを達成するコツは、こうした小さな仕組みをどんどん作っていくことなのです。あなたも是非今日から取り組んでみてください。

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で、「残業ゼロ」を実践。時間管理をはじめ、ワークショップを開催する個人事業主。

2018年5月に順天堂大学で「時間管理」で登壇。「シゴタノ!」の非常勤講師。
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