残業をなくすために必要な「二つの箱」

仕事を効率よくこなすために必要なことは、優先順位の付け方だと思ってます。

一日単位で考えれば、今日中にやらなければならない仕事が明確になっているか否か。

ここが残業時間を決めると言っても過言ではありません。

ではどうすれば今日中にやらなければならない仕事を明確にすることができるのか。

今日は簡単な方法をお伝えしましょう。

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二つの箱の役割

僕の机の左端には、二つの箱があります。厳密に言えば、トレーですね。以下のようなものです。ここでは「箱」と表現します。

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二つの箱には当然意味があります。

一つは「今日中にやらなければならない仕事」の箱。もう一つは「明日以降着手すればいい仕事」の箱です。

この二つの箱があるから、今日中にやらなければならない仕事が明確になるのです。

仕事が発生した時「いつやるか」の判断が簡単になる

なぜ箱が二つあるとよいのか。

それは仕事が発生した時、どちらの箱にその仕事を入れるか。その場で判断する習慣が作られるからです。

これが箱が一つしかないと、大変です。今日やるか明日以降やるかの判断が瞬間的にできません。その結果、明日以降やればいい仕事を今日やってしまい、残業することになったりします。

箱が二つの場合、判断は簡単になります。その仕事を「今日やるか」または「明日以降やるか」。箱を見れば一目瞭然だからです。

どちらの箱に仕事を入れるか迷った時のコツは、「迷ったら明日以降」です。

万が一時間が余ったら、その仕事を今日やればいいのです。もし余ったらですが。健闘を祈ります。

残業する理由は今日中の仕事が明確でないから

多くの人が残業する理由は「今日中にやらなければならない仕事が明確になっていないから」。これが僕の持論です。

仕事は無限にあります。今日中に絶対にやらなければならない仕事がどれだけあって、持ち時間がどれだけあるのか(何時に帰るのか)。この二つから逆算して今日やる仕事を決めるのです。

この二つが曖昧であればあるほど、残業をすることになります。

今日中に本当にやらなければならない仕事は10個も20個もないはずなのです。もしあるなら、そもそもこなせない仕事量を引き受けていることになります。その場合は仕事の総量を減らす必要があります。そうしなければいつか倒れます。

明日できることは明日やればいいのです。よく「そうすると、明日の仕事が増えてとんでもないことになる」と言われますが、なりません。

明日は明日の風が吹くのです。

試しに二つの箱を作って、今日から仕事の振り分けを試してみてください(箱はなんでもいいです)。繰り返しますが、明日以降やればいい仕事は遠慮なく明日以降の箱にいれてください。

今日中にやらなければならない仕事を明確にする方法は他にもあります。

以下のようなものもオススメです。

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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