上司や同僚との打ち合わせ、会議を早く終わらせる秘訣。それは「論点を絞る」ことです。

今日は上司や同僚と打ち合わせや会議をする時に時間を大幅に短縮する秘訣をお伝えしたいと思います。

結論から言うと、「論点を絞ること」です。

よく打ち合わせをする時に、「この案件はこうなっておりまして・・」と状況の説明や、報告をはじめとした情報の共有からはじめる人がいます。

そうではなく、「今何が問題になっているのか」、「自分がどう考えているのか」、そして「その理由」の三つを簡単に切り出すことからスタートするべきなのです。

そうすれば上司や同僚は意思決定をするために必要な最小限の情報だけをあなたに質問すれば意思決定ができるということになるからです。

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たとえばあるファーストフード店を継続するか、クローズするかの意思決定をしないといけないとします。

それを決めるための会議であなたが担当者として発表することになったとします。

この時の論点は、たとえば「採算が今後取れる見込みがあるのか」、「取れる見込みがある場合、どうすればいいのか」、「その理由」となります。

担当者としては,これを切り出すのが先決です。

ダメなのは、「今の店舗の状況をご覧ください」と、人員や経費がどれくらいかかっているかなどの説明からはじめることです。

細かい情報まできちんと情報共有しないと、「上司や同僚が適切な意思決定ができないじゃないか」と思うかもしれません。

でも、その細かい情報は担当者としてあなたがしっかり検討をすべきなのです。そこは担当者としてあなたが責任を持つところなのです。

厳しいようですが、「細かいところまで上司や同僚に知ってほしい」というのは、「その情報が重要かどうかの判断が自分にはできません」と告白してるのと同じです。

担当者が責任をもって論点を整理してくるからこそ、上司や同僚の意思決定が速くなるということです。

なので上司や同僚との打ち合わせを早く終わらせたいなら、実はその鍵は担当者であるあなたが握っているということです。

上司や同僚に相談を持ちかける際は「 今何が問題になっているのか」、「自分がどう考えているのか」、そして「その理由」の三つを先に切り出せるように準備してから打ち合わせに臨むようにしてみてください。

ということで、参考にしてほしい!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

1982年東京生まれ。
慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得、2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。

その体験を出版した「気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。(金風舎)」はAmazon1位2部門を獲得。

2018年には順天堂大学で時間管理をテーマに講演を行うなど、講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動している。
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