仕事の優先順位を超簡単につける秘訣–時間から自由になる生き方を見つける方法

昨日は仕事をはじめる前にタスクリストを作ることで、自分が主体的に仕事をコントロールできるようになるという話をしました。

多くの人は、忙しさのあまり目の前にあらわれる仕事に振り回され、自分が本来やりたいように仕事を進めていくことができません。

しかし仕事をはじめる前にタスクリストでしっかり計画を作ることで、仕事の優先順位を簡単に見極められるようになり、予定通り仕事を終えられるようになる。

そんな話を昨日書きました。その記事はこちらです。

今日はなぜタスクリストがあると仕事の優先順位が簡単につけられるようになるのか。説明したいと思います。

そのためにまず、どんなふうにタスクリストを作るのか。

説明していきたいと思います。

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タスク管理では、毎朝タスクリストを作るわけですが、どんなふうに作るかというと。

タスク名とそれにかかる「見積時間」を書き出していくのです。

たとえば、以下のような感じです。タスクシュートの画面を参考までに紹介します。

たとえば、一番上に書いてあるタスク「toodledo→タスクシュートへの転記‥」にかかる時間は20分と見込んでいます。

なので、右端に「20」と記載されています(「0.33」は20分を時間表示、0.33時間と表示しているだけです)。

このように、単純に自分が今日やるタスクを書き出し、そのタスクにかかると思われる時間(これを「見積時間」といいます)を書いていくのです。

そしてタスクシュートでは、この見積時間を自動で計算してくれます。

「タスクリスト通り仕事を進めていったら、何時に仕事が終わるよ」というのがひと目でわかるようになっているのです。

これが「予定終了時刻」です。

つまり、毎朝タスクリストを作る時はこの「予定終了時刻」を確認しながらリストを作ります。

たとえば、18時に仕事を終えたいとします。その場合は、予定終了時刻が18時をオーバーしないようにタスクリストを作っていくのです。

これで、仕事前のタスクリスト作りは終了です。

それで、実際に仕事をはじめたらどんなふうにタスクシュートを活用していくのか。説明していきましょう。

タスクシュートの素晴らしいところは、タスクリストにもとづき仕事をしていくと、同時に「ログ(記録)」ができていくところです。

タスクシュートでは、タスクをはじめる時に開始時刻を入力します。また、タスクを終えたら終了時刻を入力していきます。

実際のイメージは、以下の方のブログを参考にしてみてください。

たとえば、朝一番の9時に「メールチェック」というタスクにとりかかるとします。

その場合はタスクシュートの開始時刻に 「9:00」と入力します。その後、メールチェックを終えたら「9:15」と入力します。

そうすると、「実績」に「15(分)」とメールチェックにかかった時間が自動計算されて表示されます。

そしたら、次のタスクにとりかかります。その時、開始時刻を入力。そのタスクが終わったら終了時刻を入力。そしたらまた次のタスクにとりかかって‥。

この繰り返しです。

そうすると、1日を終えた後には、行動記録が残ります。どのタスクにどれだけ時間を使ったのか。一目瞭然です。

この記録をふりかえることで、どれだけ仕事のやり方を改善できるか。説明するまでもないと思います。

で、ここからが本題です。

なぜ、タスクシュートを使っていると仕事の優先順位が簡単につけられるようになるか。

それは、タスクシュートの「予定終了時刻」に関係があります。

たとえば、今14時だとしましょう。

タスクシュートの「予定終了時刻」は18時をなんとかキープできています。この調子で仕事をしていけば、なんとか18時に予定通り帰れるかもしれません。

そんな中、上司から声をかけられ、あらたな仕事の指示を受けました。その仕事を終えるには30分くらいかかりそうです。

問題は、「この仕事をいつやるのか」ということです。今日なのか。それとも明日以降なのか。

それは、タスクシュートが答えを教えてくれます。

もしこの仕事に取り組むなら。タスクシュートに30分、新しいタスクを追加しなければいけません。

そうすると、何が起きるでしょう。はい、予定終了時刻が「18:30」になります。でも、あなたは18時に今日は帰りたい。

では、どうしたらいいのでしょう。予定通り18時に帰るためにあなたがとれる選択肢は2つです。

  • 新しい30分の仕事をやるかわりに、タスクシュートから30分分、別のタスクを消す。
  • 新しい30分の仕事は明日以降に回す。

タスクシュートを使うと、優先順位が簡単につけられるようになる理由がここにあります。

簡単にいうと、今からあたらしい仕事を30分やれば、やろうと思っていた30分の仕事を捨てなければいけない。

この厳しい現実を認識せざるを得なくなるということです。

そう。何かに時間を使うということは、別の何かの時間を捨てることなのです。

多くの人が、この当たり前の事実にあまり意識を向けていません。

だからこそ、予定通り仕事を終えられず残業してしまうのです。

タスクシュートを使って仕事を進めていけば、少なくとも気づいたら残業していたという事態にはなりません。

「予定終了時刻」があるからです。

いよいよ明日からは僕が実際にやっていたタスク管理手法を公開していきたいと思います。

お楽しみに!!!

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ということで、参考にしてほしい!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

滝川 徹

東証一部上場の大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ変わった現役会社員。出版後、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動している。
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