タスク管理を始めてよかったと思うことの続き。それは仕事のプロジェクト化という考え方。
プロジェクトという概念を知った
ここでいうプロジェクトはわかりやすく言うと、仕事を分割して進めること。
例えば3時間かかる仕事があるとする。一気に3時間で片付ける方法もあるが、例えば15分はどのように仕事を終わらせるかプランニングに使い、30分ずつ一日進めて、最後15分は仕上がりをチェックするなど、仕事を毎日少しずつ進めていくというやり方もある。
昔はまとめた時間で一気に仕事をかたづけようとしていた
そして、その日に終わらなければ無計画にまた明日やるという感じだった。このやり方だとギリギリに着手することがほとんどなので、あせる。
そしてろくにチェックもせず提出するから精度も低くなる。まさに突貫工事になってしまう。
我々は通常ルーティンである程度時間をとられるので、本来的にはまとまった時間はとれないはず。
突貫工事で対応すると、ルーティンに支障をきたす、あるいは残業でカバーするなど何かしら無理が生じる。
ではどうするか？その問いが仕事のプロジェクト化だと思っている。
まとめ
ルーティンにとられている時間を把握すれば、ルーティン以外に仕事に使える時間も把握できる。
自分が自由に使える時間が3時間しかない場合、重い仕事に3時間全てを使ってしまうと当然ながら他の仕事に影響が及んでしまう。
仕事を分割すれば、（前持って取り掛かるのが前提だが）例えば毎日30分かけて6日で終わらせるという方法ととれる。
よく言われることだが、5分でも仕事にとりかかれば、その仕事がどれだけ時間がかかるかの見積もりも想像しやすくなる。
〆切ギリギリにまとめた時間を確保して取り組もうとすると、思ったより時間がかかるケースは最悪の事態となる。
また突発的な業務が発生したら完了することができないという問題も生じる。
仕事のプロジェクト化はその悩みを消してくれる有効な、そして無理のない手法のひとつだと思っている。
この記事を書いた人
滝川 徹
「30分仕事術」考案者。Yahoo!ニュースやアゴラに記事掲載多数の現役会社員。作家。タスク管理の専門家・セミナー講師。
1982年東京生まれ。慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得。2014年に組織の残業を削減した取り組みで全国表彰。2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成。
時間管理をテーマに2018年に順天堂大学で講演を行うなど、セミナー講師としても活動。受講者は延べ1,000名以上。月4時間だけ働くスタイルで4年間で500万円の収入を得る。著書に『細分化して片付ける30分仕事術（パンローリング）』他。