#11:仕事から主導権を取り戻す計画の力-仕事をはじめる前に計画を作る、紙を使った計画の具体的な作り方、割りこみタスクへの対処法

仕事中、ひっきりなしに次から次へとあたらしい仕事が舞いこんできて、全然自分の思う通りに仕事ができない

そう感じることはないだろうか?

もしそう感じてるなら、君は一人じゃない。みんなそう感じてるし、何を隠そう、長時間労働に悩んでいた頃の僕も、君と同じように自分の思い通り仕事を進めていけないことに強い苦痛を感じていた。

自分の思い通り時間を使えるのは、始業前の時間だけ(ごくたまに、その貴重な時間に相談をもちかけてくる同僚もいた)。

9時になり、仕事をスタートすると、電話はひっきりなしに鳴るわ、部下が相談してくるわ、上司が声をかけてくるわで「てんやわんや」だ。

一体どうしたらこのカオスから抜け出せるのか。君はきっと出口の見えないトンネルに迷いこんだ気持ちでいるんじゃないのかな?

今日はそんな君に、同じ苦しみを克服したものからささやかなアドバイスをおくりたいと思う。

結論からいこう。

毎朝仕事をはじめる前に1日の段取り、計画を作る習慣を作ろう。

たった15分でいい。それでも無理なら、5分でもいい。

仕事をはじめる前に仕事の計画を作ることで、君の1日は劇的に変化するだろう。

今日はなぜ仕事をはじめる前に計画を立てることが重要なのか。

その話からはじめよう。

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計画を立てる=仕事の優先順位をつける

なぜ仕事がクソ忙しいのに、15分もかけて仕事の計画を立てないといけないのか。

理由は簡単だ。計画がなければ、昨日と同じように君は仕事に流されることになるからさ。

もし君が仕事に主導権を握られることなく、自分で自ら仕事の主導権を握りたいなら。

君が主体的に仕事をコントロールしていく必要がある。そのためには、自分が仕事を今日どう進めていくのか。計画を立てることが最重要だ。

僕の好きなティム・フェリスは、「(カレンダーに)予定しなければ、その仕事を処理されない」と言った。

そう。「今日はこの仕事をかたづけるぞ」と予定しなければ、その仕事は大抵の場合処理されずに終わる。

なぜなら君も知っての通り、9時になり、1日がはじまってしまえば。電話がかかってきたり、上司や同僚から仕事が舞いこんできたりと、他の仕事で僕達は埋めつくされてしまうからだ。

「今日はこの仕事をやるんだ」という意思がなければ、そうした舞いこむ仕事で1日は終わってしまう。このことは言われなくても君はわかっているはずだ。

大切なことは、計画を立て、基本的にその通りに仕事を進めていくことだ。

「電話にでるな」とまでは言わない。でも、仕事が上司や同僚から舞いこんできても、今日それらに取り組まなければいけない理由は必ずしもない。

であれば、計画を優先するようにする。そうすることで、ある程度、自分の思い通り君は仕事を進めていけるようになる。

1日の計画を立てるようになれば、疲れきってオフィスを出る時に、「あ、あの仕事をやらなきゃいけなかったんだ」と絶望を感じることもなくなる。

そう。仕事の計画を立てるということは、仕事に優先順位をつけるということなのだ。

もう一度言おう。

「予定されなければ、その仕事は処理されない」

だからこそ、1日のはじめに仕事の計画を立てることが何よりも大切になる。

紙とペンを使って仕事の計画は立てる方法

では、具体的にどうやって仕事の計画を立てればいいのか。

その方法は今度のセミナーでくわしく話すとして、今日からでも君にできる方法を今日はお伝えしようと思う。

必要なものは紙とペンだ。

紙とペンが用意できたら、今日1日の仕事での時間の使い方を書き出してみることだ。

たとえば、9時〜10時まで勉強会のスライドを作って、10時〜10時半はメールチェックをして、10時半〜11時まではA案件を処理して、、、と書きだしていこう。

僕の師匠の吉越さんのやり方がとても参考になると思う。参考までに、「仕事が速くなるプロの整理術」から引用しておく。

どうだい?これなら今日からでもはじめられる。そう思わないかい?

とっておきの隠し味-「割りこみタスク」への備え

そうそう。とっておきの隠し味をお伝えしよう。

計画を立てる時に、「バッファ」を確保しておくことを忘れないこと。

一言で言うと、予想外の出来事に備えて少し時間にゆとりをもっておくんだ。

どういうことか、説明しよう。

ここまで書いてきた通り、僕達の悩みの種は、電話がかかってきたり、上司や同僚から仕事が舞いこんでくることだ。こうした事象をタスク管理では「割りこみ(タスク)」と呼ぶ。

こうした「割りこみ」を想定しておかないと、計画も絵に書いた餅になる。

なので、こうした割りこみに取られる時間を計画に事前に組みこんでおくことが大切だ。

たとえば割りこみに1日3時間取られるとわかってるなら、3時間分仕事の計画に組みこむことが大切だ。

たとえば9時から18時まで働くなら、1時間の昼休みを除けば労働時間は8時間だ。それなら、仕事の計画は5時間(8時間–3時間)で設定する。

当然ながら、割りこみはいつ発生するかわからない。この点は仕方がないので、たとえば9時から18時まで働くなら、9時〜15時まで仕事の計画を立てるようにしよう。

そして計画上は15時〜18時の時間は割りこみ用のバッファとして確保しておくのだ。

こうしておけば割りこみが発生した時に「時間がまた奪われる!」とストレスを感じることも少なくなるし(想定しているからだ)、計画倒れになることもない。

なかなかいいアイデアだろう?

「割りこみタスク」にとられる時間の平均値を把握する

ちなみに1日のうち「割りこみ」に取られる時間は、1週間程実際に時間を計測してみて、平均値を設定するといい。

なぜなら、おそらく君が思っている以上に君は割りこみに1日の時間を取られているからだ。1日のうち、割りこみに取られる時間が2時間だと君が今思ってるなら、おそらく3時間は取られている。

嘘だと思うなら実際に1日だけでもいいので割りこみに取られる時間を計測してみるといい。「こんなに時間を取られているのか、、、」ときっと衝撃を受けることになるだろう。

計測する方法は、キッチンタイマーでも、時計を使ってでも、なんでもいい。手間はかかるが、毎回割りこみタスクが発生する都度、記録をするようにしてみよう。

そうして1日の終わりに「割りこみ」に取られた時間の総時間を計算してみよう。

1日で「割りこみ」に取られる時間が正確になればなるほど、君の「計画」は実効性を強めていく(逆に言えば、割りこみに取られる時間が不正確なら、その分計画は絵に書いた餅に近づく)。

ぜひ1週間、最低1日でもいい。1日のうち、「割りこみ」に取られる時間を計測してみてほしい。

まとめ

毎日仕事が自分の思い通り進められない。

そう感じるのは、仕事に流されているからだ。そして、仕事に流される理由は、君に「計画」という主体性がないからだ。

予定しなければ、仕事は処理されない。

仕事をはじめる前に計画を立てる習慣を作ること。

1日15分でいいんだ。

それだけで、完璧とは言えなくても。ある程度自分の思い通り仕事を進められるようになったら。

いい時間の投資だと思わないかい?

ということで、今日(明日)からでも、ぜひ仕事の計画を作るようにしてみてほしい。

ちなみに今日書いた話は、あたらしいPodcastのエピソードでも語った。

理解を深めるためにも、ぜひ通勤電車で聞いてみてほしい。

エピソードはApple Podcast、Spotifyいずれからも聞ける。

Apple Podcastならこちら

Spotifyならこちら

今日引用したこちらの本もオススメしておく。

また、もっと働く時間を減らして、家族と過ごす時間や自分の好きなことに使える時間を増やしたいと願う君には。

7月23日(土)13時〜15時からスタートするとっておきのセミナーがある。よかったらチェックしてみてほしい。

今日もブログを読んでくれてありがとう!

それではまた!!!

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返事は必ずしもできないかもしれないが(できるだけするつもりだ)、全てのメッセージに目を通すようにはしている。

君からのメッセージを楽しみにしている。

それではみんな、Have a nice day!!!

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この記事を書いた人

滝川 徹

1982年東京生まれ。

慶應義塾大学卒業後、内資トップの大手金融機関に勤務。長時間労働に悩んだことをきっかけに独学でタスク管理を習得、2016年には「残業ゼロ」の働き方を達成し、およそ7時間の自由時間の創出に成功する。

その体験を出版した「気持ちが楽になる働き方 33歳大企業サラリーマン、長時間労働をやめる。(金風舎)」はAmazon1位2部門を獲得。その後講演やセミナー活動を中心に個人事業主としても活動をスタート。2018年には順天堂大学で時間管理をテーマに講演を行うなど、月4時間だけ働くスタイルで個人事業で4年間で500万円の収入を得る。

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