あふれるアナログ資料の理想的な管理方法

紙のデジタル化が進んでいるとはいえ、僕達はアナログの書類を完全に無くすことはできないと思っている。

やはり紙のほうが見やすいし、コメントとかも気軽に追記できる。
どんなにテクノロジーが進んでも紙は一定程度残ると思う。
現代ではまだまだ一定程度アナログ書類は残っている。
というより、ほとんどの人は大量の紙に埋もれていると思う。
その大量の資料をどうやって管理するか。書いていこうと思う。

資料は分類せず、手前から入れていく

ネットで見ていたら、ちょうどいい画像があったので引用させていただく(画像引用先
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「書類をあえて分類せずに」机の中でこのように並べてみよう。
僕は資料は資料単位毎にクリアファイルを使用している。
そして、資料を追加したり、使用するたびに手前から入れていくようにする。

なぜか

普段使う資料というのはこれまた大体決まっている。
資料を使う度に手前に入れていけば、普段使う大抵の資料は手前のほうに集中するようになる。
つまり、書類が時間順に並ぶようになる。
だからこそ、分類する必要がなくなる。
手前のほうを探せば資料は1分もかからず探せるはずだ。

なぜ分類しないほうがいいのか

シンプルに説明すると、資料をどの分類に分類するかの判断が難しいからだ。
例えば①タスク管理と②タスクシュートという2つの分類があるとして、
両方について記載されている資料だったらどちらに分類するのか。
この時点で迷いが生じる。
さらに、後でその資料を探す時も一緒だ。
「どっちにいれたっけ・・・・」だ。
分類が3つ、4つに跨る資料であれば更に時間がかかる。
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分類しなければ、資料はすぐに見つかる

これはやってみればわかるの一言だ。
分類していないから、すぐ見つからないのでは?と思うと思う。
でも使う資料はほとんど手前にある。
そうでない資料でも、手前から探していけば全部に目を通したとしても5分もかからない。
資料は時間順に並んでいるため、全部に目を通す前に「あ、これ以上後ろを探してもない」とすぐわかるので全部の資料に目を通すこともまずない。

資料を捨てるか否かの判断が明確

新しい資料が手前にある。
ということは、後ろの資料はほとんど見ていない資料ということになる。
だから資料が増えてきて整理したいと思ったら後ろの資料から捨てていけばいい。
つまり、書類を捨てるか否かの判断も自動的に整理してくれるシステムなのだ。

まとめ

一見資料を分類する形式は整理されているように見える。
また資料も見つけやすいように見える。
しかし、論理的に考えていくと今回紹介した手法が一番効果的だ。
これは本当にやってみないと実感はできない。
でもやってみたらその効果に驚くはず。
是非試してみてほしい。
なお、基本的な考え方は野口悠紀雄氏の「超整理法」の押し出しファイリングと一緒だ。興味が湧いた人は読んでみられることをオススメする。

投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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