「今すぐやる」をやめると仕事は確実に進んでいく

次から次へと仕事が舞いこんできて、その処理に追われているうちに1日が終わってしまう。予定していた仕事が全く終わっていない。

そんな1日をあなたも経験したことがあるでしょう。

たしかにそういう日も、あります。しかし恒常的にあなたがそんな状態であれば、仕事のやり方を見直さなければならないのかもしれません。

この問題に即効性がある対処法が一つあります。

それは「反応しない」仕組みを作ることです。

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今日やるはずだった仕事が終わらない理由

結論から言うと、あなたの仕事が前に進まない理由は「外的な要因に反応しているから」と言えるでしょう。

例えば同僚から依頼された仕事にすぐに着手してしまう。あるいはメールチェックしたら上司から仕事の依頼がきてたのですぐとりかかってしまう。

当たり前の話ですが、こうして新しく発生した仕事に手をつけていけば、本来今日やるはずだった仕事にかける時間はなくなっていきます。その結果、冒頭に書いたような事態になってしまうわけです。

問題の原因がわかったら、次は対処法です。私は「クローズドリスト」を活用することをオススメします。

同じToDoリストでも、「クローズドリスト」と「オープンリスト」は全く異なる

クローズドリストとは言葉通り、クローズド(閉じられた)リストです。

例えば朝出社して、今日やる仕事を紙に書き出します。そして就業開始後、上司から仕事を依頼された場合。

この仕事はクローズドリストに追加してはいけません。その仕事は今日やる仕事ではなく、明日以降やる仕事と考えるのです。

ここがいわゆるToDoリストと異なる点です。いわゆるToDoリストは「オープンリスト」で、タスクを逆にどんどん追加していくものです。

これはクローズドリストと目的が全く異なるからです。

ToDoリストとは、仕事全体を漏れなく把握するためのリストですから、増えていく分にはかまわないわけです(仕事が少ないにこしたことはありませんが)。別に目の前の今日やる仕事が増えるわけではないからです。

だからこそ今日発生した仕事はオープンリストに追加するのはかまわないのですが、クローズドリストには追加してはならないのです。

今日発生した仕事は「明日やるBox」を作ってそこにいれてしまうのがシンプルでオススメです。

今日発生した仕事は「明日やるBoxへ」

大切なことは今日のToDoリストであるクローズドリストに緊急な仕事以外を追加しないことです。新しく依頼された仕事やメールで依頼された仕事は明日以降にやる習慣を作ります。

僕の場合は、これを仕組み化しています。机の上に二つ箱をおいて、明日やる仕事はすぐに手元から離せるようにしています。

こうして新しく舞いこんできた仕事に反応せず、一旦「明日やる」BOXに入れるようにします。そうすれば、あなたのクローズドリストが侵食されることはありません。

クローズドリストのタスクが適性な仕事量であれば、あなたは無事予定通り仕事を終えて帰ることができるというわけです。

あとあなたがすべきことは、ToDoリストを帰る時間を決めることで「閉じる」ことです。

今日中にやらなければならない仕事だけ、紙に書き出す

今日からあなたがやることは、帰る時間を決めることです。

帰る時間を決めなければ、クローズドリストはそもそも作れないからです。時間という制約がなければ、リストがクローズ(閉じる)しないわけですから、残業しても仕事は終わらないといういつもの悲劇が起きてしまいます。

帰る時間を決めて、その時間内にできそうな仕事量を紙に書き出すのです。と、言いたいところですが、いきなりそんなことができたらあなたも苦労していないでしょう。

より現実的な解決方法は今日中に絶対にやらなければならない仕事だけを紙に書き出してください。今日やりたい仕事ではありません。今日やらないと、苦情になったり、とんでもないことになるタスクだけ書き出すのです。

おそらく、2つか3つしかリストにはのってこないはずです。今日から電話や緊急時以外、そのリストのタスクから着手していってください。

そうすればあなたはやろうとすれば、予定していた時間に帰れるはずです。なぜならそのタスクをこなしさえすれば、いますぐ帰ってしまっても仕事上の問題は発生しないからです。

この話は以前もエントリーに書きました。明日は大変なことにはならないということを、是非体感してほしいと思います。

いずれにせよ、新しく発生した仕事は明日以降やる。これを「マニャーナの法則」といいます。以下の書籍はそのことをわかりやすく書いていますので、オススメしておきます。

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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