滝川 徹 
なぜ2時間で終わる仕事を、私たちは8時間かけてしまうのか。
先日、出版社で編集者と打ち合わせをしていたときに「新卒の時に8時間かけていた仕事を、2時間で終わらせるようになった」という話が出ました。
私は大手金融機関で働く現役会社員で、長時間労働から残業ゼロに働き方を変えたのですが、同じように感じています。
今20分で終っている仕事に、長時間労働の頃は2時間かけていました。
なぜ私たちは不必要に仕事に時間をかけてしまうのか。
このメカニズムを明らかにできれば、仕事は早く終わるようになり、働く時間を劇的に減らせるようになります。
キーワードは「制限」です。
私たちは毎日、何時まで働くか。この仕事にどれぐらいの時間をかけるか。こうしたことを無意識に設定しています。
これを適切に制限すれば、無理なく仕事を早く終わらせられるようになるのです。
一方で、この話は理屈だけわかっても、実践するのはなかなか難しいものです。
なぜなのか。どうすれば実行できるようになるのか。台湾でも翻訳出版された『30分仕事術』の著者・タスク管理の専門家の立場から、くわしくお話ししていきたいと思います。
この記事を読めば8時間かかる仕事を2時間で終わらせるようになるはずです。
まずは有名な漫画家が働く時間を制限したことで、仕事を劇的に早く終わらせるようになったエピソードからはじめていきましょう。
働く時間を減らしても成果は変わらなかった
週刊少年ジャンプで『こちら葛飾区亀有公園前派出所』、通称『こち亀』を長きにわたって連載されていた漫画家の秋本治さんという方がいらっしゃいます。
秋本さんは仕事術の本を出されているのですが、その中で、段階的に働く時間を減らしていった結果、漫画の作画量や成果を減らさずに働く時間を減らすことに成功した、という話を紹介しています。
具体的には、最初は24時まで仕事をしていたそうなのですが、それを22時、21時と早めていき、最終的に19時に切り上げるようにした。
それでも漫画の成果は変わらなかったと、秋本さんは語っています。
これ、とても不思議ですが「パーキンソンの法則」と呼ばれる現象です。
どういうことか。説明していきましょう。
「パーキンソンの法則」とは？
パーキンソンの法則とは、仕事は与えられた時間に応じて、見た目が重要で複雑なものへと膨れ上がっていくという法則です。
わかりやすい例としていつも紹介しているのが、会議です。
会議をするとき、なんとなく1時間などで時間を設定します。すると、当たり前ですが会議は1時間かかります。
これ、あとから内容を振り返ってみれば「効率よくやれば15分ぐらいで終わったんじゃないか」と思うこと、ありますよね。
会議の時間を1時間としていると「1時間ある」という前提で、会議中に雑談したり、1時間で終わるようにみんながペース配分をしてしまう。
そうして結局、1時間かかってしまう、というわけなんです。
最初から会議時間を15分に設定していれば、それに合わせてみんな必死になって15分で終わらせようとします。そうすれば会議は15分で終わるのです。
このように、仕事は与えられた時間に応じて拡大し、時間がかかるようになる。これがパーキンソンの法則です。
逆に言えば、仕事の時間を制限すれば、もちろん限界はありますが、基本的に仕事は早く終わるということになります。
秋本さんの事例も、最初の頃は24時までかかるものだと思って仕事をしているから、24時まで仕事がかかっているわけです。
でも段階的に働く時間を制限していったら、その時間で終わらせなければいけないと思うようになり、スピードが上がり、仕事が早く終わるようになった、というわけです。
昔の自分もそうでしたが、私たちも無意識に「今日は何時まで働こう」と決めています。
仕事をはじめる時「今日は20時には仕事を終えよう」。そんな感じで、昔の私も考えていました。
あなたもきっとそうではないでしょうか。
そうやって、決めた時間に終わるように。私たちは無意識にペース配分をしているのです。
まずはこのことを自覚することが、とても大切です。
働く時間を減らしたいなら、秋本さんのように段階的にでもかまいません。働く時間を制限していくことが大切なのです。まずはこのことを頭に留めておいてください。
その上で、本題に入っていきます。
なぜ2時間で終わる仕事を、私たちは8時間かけてしまうのか。
そのメカニズムを解き明かしていきましょう。
残業ゼロに働き方を変えてみて、わかったこと
なぜ2時間で終わる仕事を、私たちは8時間かけてしまうのか。理由はいくつかあります。
1つは、私たちがその仕事にどれくらい時間をかけるか。この時間の設定の問題です。
これからとりかかる仕事に「8時間かけよう」と思えば、8時間かかってしまいます。パーキンソンの法則ですね。
8時間かかると思う仕事も「3時間で終わらせよう」と思えば、（もちろん限界はありますが）3時間で終わる可能性も出てくるわけです。
私は長時間労働から残業ゼロに働き方を変えた時、このことを痛感しました。
長時間労働の頃は残業することが当たり前でしたので、仕事にとりかかる時は「この仕事は2時間ぐらいかかるかな」くらいのテンションでやっていました。
でも「毎日定時に絶対帰る」と決めてからは、そうはいきません。
働く時間が限られているので「この仕事には1時間しか今日、かけられない」という考え方に変わるんですね。強制的に。
そうすると、意外と1時間で終わってしまったりするんです。
こうした経験を何度もするうちに、私は「この仕事はこれぐらいかかるかな、これぐらいかけようかな」という時間を短く設定すれば、（限度はもちろんあるものの）仕事は早く終わることに気がついたのです。
この、仕事に取り組むときに「これぐらい時間をかけよう」と考える時間を、私は「見積時間」と呼んでいます。
この見積時間の設定が多すぎる。これが、私たちが2時間で終わる仕事に8時間かけてしまう理由の1つめです。
ではそもそもなぜ、私たちは見積時間を必要以上に長く設定してしまうのでしょうか？
それは仕事の合格点・完成度の見極めを誤っているからです。
どういうことか。続けて説明していきましょう。
仕事のクオリティは成果から逆算して考える
長時間労働に悩んでいた頃の自分の話ですが、今思えば自分の中で30点くらいの完成度・クオリティで提出すればいい仕事を、80・90点くらいのクオリティで提出していたことが多かったように思います。
30点のクオリティで仕上げれば2時間で終わる仕事も、80・90点くらいを目指せば8時間かかってしまいます。これが、私たちが2時間で終わる仕事に8時間かけてしまう理由の２つめです。
仕事を高いクオリティで提出することが自体は悪いことではありません。問題は、働く時間が限られている中で、重要ではない仕事にそこまで時間と労力を注ぐべきなのか？ということです。
どういうことか。
「80対20の法則」という法則があります。仕事の成果の8割は、2割の仕事が生み出しているという考え方です。
たとえば営業の仕事で言えば、売上の8割は2割の重要な顧客が生み出している。事務職であっても——私もその部類に入りますが——自分の仕事の成果の8割、たとえば上司から「この仕事はよくやってくれたね」と言われた仕事は、2割ぐらいの仕事だったりします。
この法則から何を伝えたいかというと、すべての仕事は成果が均等ではないということです。同じ仕事でも、仕事ごとに成果はまったく異なります。
80対20の法則を前提に考えると、2割の仕事が8割の成果を生み出している。逆に言えば、8割の仕事はほぼ成果を生まない、つまりほぼ無駄な仕事ということになります。
このことを前提に考えると、2割の重要な仕事を見極めた上で、残り8割のほぼ無駄な仕事はやらないか、捨てる。やるにしても、ものすごく手間と労力を省いて、すごく適当にやる。
こうした戦略・働き方が合理的という結論になるわけです。
わかりやすくいうと、8割のほぼ価値を生まない仕事に時間と労力をかけて80・90点くらいのクオリティで提出しても、コスパが悪いわけです。
そうした仕事は完成度30点ぐらいでいいので、とにかく提出してしまえばいい。
そうして浮いた時間を2割の重要な仕事に集中投下していけば、同じ時間でより成果を出せるようになります。
この考え方で仕事を進めていくと、働き方がまったく変わってきます。
たとえば私の同僚は、私が5分で終わらせる仕事に30分かけていたりします。
私はその仕事を「8割のほぼ無駄な仕事だ」と考えるから、完成度20点、30点で提出していいやと思って5分で仕上げます。
でも80対20の法則を知らない同僚は、すべての仕事をちゃんとやらなければいけないと考えてしまいます。
そうすると、8割のほぼ無駄な仕事に対しても70点、80点のクオリティで出そうとしてしまうわけです。すると「30分、1時間ぐらいかかる」と時間を見積もることになります。そうして30分以上、その仕事に時間を費やすことになるのです。
ここで言いたいのは、見積時間を正しく設定するためには、まず出発点として「この仕事は2割の重要な仕事なのか、それとも8割の無駄な仕事なのか」を見極めることがポイントになるということです。
その上で、8割の無駄な仕事になるのであれば、合格点は20点、30点と低く設定すればいいわけです。
どれぐらいの合格点でやればいいのかを考えて、それをもとに見積時間を設定する。そうすれば、必要最小限の見積時間で済みます。
見積時間を正しく設定するために、不必要に時間をかけないために重要なのは、その仕事の合格点、完成度をどれぐらいでやればいいのかを見極めることなのです。
なぜAIで効率化しても、働く時間は減らないのか
この合格点の見極めがうまくできない人は、AIで仕事が早く終わるようになったとしても、働く時間を減らせないことになります。
冒頭で紹介した編集者と話をしたときにも、「AIで仕事は早くなっているんだけど、働く時間や残業は全然減っていないんですよ」という話がありました。
なぜか。AIで仕事が早くなったとしても、さらに仕事のクオリティを上げてしまえば、当然その分の時間がかかってしまいますよね。
たとえば、この仕事は70点の完成度で終わらせればいいと思っていたとします。今までは70点に到達するのに1時間かけていた。それがAIで20分で70点のクオリティにできるようになったとします。
そこで「70点でいいや」と思えば20分で提出できます。でも「40分も早く終わっちゃったから、せっかくなのでもう少し80点、90点のクオリティで終わらせようか」と思ってしまうと、結局1時間、あるいはそれ以上かかってしまう。
AIで効率化しても、自分で合格点を上げて仕事の質をさらに追求してしまうと、結局働く時間は減らないのです。
ここが、効率化しても働く時間が減らないメカニズム、罠です。
どういうことかというと、その人や会社が成長しようとしていたり、成果を出し続けよう、成果を追求し続けようとしている限り、仕事は無限に生まれるんです。
なぜかというと、成果には上限がないからです。
売上100万円を目指してそれを達成して、さらに成長を望めば次は200万円を目指そうとなる。そうすればさらに仕事が増えます。
このように、成長しようとし続ける限り、仕事は無限に生まれ続けます。
別の例をあげると、効率化をして、たとえば無駄な会議を10時間分なくしたとします。すると10時間が空くのですが、ここに新しい仕事を入れてしまえば、当然働く時間は減りません。
このように、せっかく効率化で時間が生まれても。その分、仕事の質を追求して時間を埋めてしまったり、もっと成果を出したいからと別の仕事を入れてしまったりすると、働く時間は変わらないのです。
ここから何を伝えたいかというと、仕事の成果や質もある程度制限をしないと、働く時間は絶対に減らないということです。
仕事の質や成果を追求している限り、仕事は無限に生まれ続ける。効率化で時間が浮いたとしても、やることは無限にあるから、その時間を埋めてしまうわけです。
だから大事なのは、時間や成果を制限すること。制限をしないと永久に仕事をやり続けてしまうので、働く時間は減らないのです。
ここまでの話を聞いて「理屈はわかるけど、実際に制限していくのは難しい」と感じる方も多いと思います。
私はセミナーなどで受講生の方によく「働く時間を段階的に制限していきましょう」という話をするのですが、やはり皆さん、簡単にはそれができません。
理由は単純で、まず当たり前ですが、仕事が大事だからです。
仕事が大事だから、働く時間を制限してしまうと、仕事が爆発したらどうしようと不安になる。終わらなかったらどうしようと不安になる。それだけ仕事が大事なので、できる限り時間をかけたいと、無意識のうちに思ってしまうわけです。
実はもう一つ、働く時間を減らせない隠された理由があります。それは働く時間を減らす強いインセンティブが私たちにないということです。
どういうことか。続けてお話ししていきましょう。
実は、早く帰るメリットがない
働く時間を段階的に減らしたほうがいいことがわかっていても、なぜそれができないのか。
それは、働く時間を減らす「強い」インセンティブ・メリットがないからです。
まず単純に、仕事を早く切り上げようとすると疲れます。人はめんどくさがり屋なので、本能的にはそれを避けようとする傾向にあります。
仕事を早く終わらせて帰ろうとすると、職場によっては「もうちょっと仕事やってよ」と仕事が降ってくるケースもあるでしょう。
そうすると、仕事を早く終わらせるメリット、インセンティブが自分の中で生まれなかったりします。
そして何よりも、早く帰ることに自分の中でメリットを感じていないというケースもあります。
たとえば早く仕事を終わらせて帰ったとしても、子どもの面倒を見なければいけないから、どうせそれが大変なら仕事をしていた方がいいや、と思う人もいるかもしれません。
時間というのは本質的には優先順位の問題です。
自分の頭では認めたくないかもしれませんが、先ほどの例のように、「仕事以外の時間よりも仕事をしていた方がいい」と思っているから、仕事をしているわけです。
この話から何をお伝えしたいかというと、仕事以外に重要なものが見つかれば、早く帰るようになるということです。
これがどういうことか。私が残業ゼロに変わったきっかけはブログと出会ったことだったのですが、この話を使って説明していきましょう。
残業ゼロのきっかけは、ブログと出会ったことだった
長時間労働をしていた頃の私は、朝の始業が9時だったのですが、それより前、たとえば7時半とか7時に出勤して仕事をしていました。終わる時間はだいたい20時ごろでした。
そんな中でブログに夢中になり、毎日ブログを書きたいと思うようになった。じゃあどうやってその時間を捻出するか。これが問題になったわけです。
多くの人は睡眠時間を削ると思います。でも、睡眠時間を削ると体にも良くないし、仕事のパフォーマンスも落ちる。
一方で仕事が終わった後にブログを書いていたら、家族との時間もなくなってしまう。
ということで、泣く泣く、朝の9時より前の時間を使ってブログを書くしかないな、という結論になりました。
そうして、朝始業前に仕事をしていた時間を、ブログを書く時間に割り当てるようになりました。
具体的には、会社の出勤前に近くのマクドナルドに寄り、1時間半ほどブログを書いてから9時に出勤するようになったのです。
これは1つの例ですが、仕事以外に「これが大事だ」と思うもの——それは人によっては育児かもしれないし、何でもいいのですが——それが見つかれば、早く帰る、つまり働く時間を制限するインセンティブが生まれる。
そうすれば早く帰る動機も生まれるので、段階的に働く時間を減らせるようにもなるわけです。
ちょっと耳が痛い話かもしれませんが、仕事以外にやりたいこと——大げさなものじゃなくていいんです、趣味とかでもいいのですが——、仕事以外に重要なこと、これを私は「大きなYES」と呼んでますが、これが自分の中にない。
このことこそが、働く時間を制限できない問題の本質なわけです。
今日はいろいろお話ししましたが、仕事以外の「大きなYES」を見つけること。これこそが、働く時間を減らすために重要ななのです。
では、その「大きなYES」はどうやって見つけたらいいのか。続けてお話ししていきましょう。
「大きなYES」の見つけ方
友達からもよく「やりたいことってどうやって見つけるの」と聞かれます。
結論から言うと「意識をして見つけようとするしかない」というのが答えになってしまいます。
テクニックではないんですね。自分にとっての大きなYESはなんだろう。そう常に考え続ける、見つけようとする。この試行錯誤の先にしか、答えはありません。
多くの人にはこうした「意識」がない。だから見つからない、というわけです。
その他にできることを言うとすれば、「やりたいな」「いつかやってみたいな」と思うことを、やりはじめてみることだと思います。
そのために大事なのは「いつかやってみたいな」ではやらないので、カレンダーにちゃんと予定するということです。
たとえばジムに行きたい、ボルダリングに行きたい、絵の教室に行ってみたい。そう思ったら、カレンダーにいつ行くか、予定するんです。
たとえば日曜日の15時にジムに行く、という感じです。
予定をしないと実行されません。なので、カレンダーに予定するのが大事になってきます。
私の場合は毎朝、始業前にブログを書く。そう予定していたので実行できたわけです。「いつかやろう」ではできない。なので、そうやって予定する。
しつこいようですが、とても大事です。
1日15分でもいい
1日30分でも15分でもいいのです。毎日、自分がやりたいと思うことを進める時間を確保することが大事です。
たとえば朝、30分でもいいから早く起きて、読書してみるとか。何でもいいのです。おすすめは会社の仕事を始める前にやることです。
会社の仕事が始まってしまうと、夕方や夜には疲れ切ってしまって、なかなかやれないでしょう。15分でも30分でも早く起きて、朝、その時間を趣味や、やりたいことに使ってみる。
そういうことから始めていくといいと思います。
たった15分、30分かもしれません。でも、続けていけば徐々に1時間、2時間と取り組む時間は増えていきます。
私も今、小説を毎日書いていますが、毎日15分からはじめましたからね。はじめの頃は30分はちょっと無理でした。15分ならなんとか書けたので、それを続けました。
それが今では毎日30分書けるようになりました。筋肉と同じで、続けていれば実行する力はついてきます。
最初は小さく始めればいいのです。はじめはたった15分でも、やっていればそのうち毎日30分できるようになります。
まずは小さく始める。カレンダーに予定してやってみる。続けてみる。
そういうことを意識してやってみてほしいと思います。
まとめ
今日の話をまとめます。
なぜ2時間で終わる仕事を、私たちは8時間かけてしまうのか。
まずご紹介したのは「パーキンソンの法則」です。仕事は与えられた時間に応じて、見た目が重要で複雑なものへと膨れ上がる。
ここから言いたかったのは、時間を制限すれば仕事は早く終わるということです。
私たちは2時間で終わる仕事を、不必要に「8時間で終わらせるぞ」と考えてしまっている、という話もしましたね。
なぜそうなるかというと、仕事の完成度・合格点の見極めが間違っているから、という話をしました。
「80対20の法則」をご紹介しました。仕事の成果の8割は2割の重要な仕事が生み出している。逆に言えば、8割の仕事はほぼ価値を生まない無駄な仕事です。その価値を生まない無駄な仕事に、不必要に時間をかけていないか、ということです。
30点で提出していい仕事を、70点、80点のクオリティで提出していないか。
仕事ごとに「この仕事はどのぐらいのレベル、どのぐらいのクオリティで提出したらいいんだろう」という見極めがちゃんとできていないので、不必要に時間をかけてしまっている。
そんな話をしました。
いずれにせよ、今日一番伝えたいのは、段階的でいいので、無理なく働く時間を減らしていこうということです。
そうして時間を制限すれば、必要に駆られて見積時間も短くなっていきます。
そのために必要なのが、「大きなYES」を見つけること、働く時間を減らすためのインセンティブを見つけることでしたね。
大きなYESを見つける方法は、とにかく見つけようとまずは意識すること。さらに1日15分でも30分でもいいので、そのための時間をちゃんと予定すること、でした。
今日の記事について、もっとくわしく知りたい、働く時間を減らしたい、残業を減らしたいという方は、ぜひ拙著『30分仕事術』を手に取っていただけたらと思います。
「80対20の法則の2割の重要な仕事をどうやって見極めるのか」といった細かい話についても、この本に書いています。
長時間労働の頃の自分が知りたかった仕事術の理論を、ぎゅっと詰め込んだ1冊です。台湾でも翻訳出版されているので、ぜひチェックしてみてください。
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