残業をなくすには「3.2時間」をどう使うか考えること

「仕事において1日でやりたいことに費やせる時間は労働時間の4割もない」。

そう聞いて、あなたはどう思いますか?「そんなことはない」と思うのではないでしょうか。

もちろん個人差はあります。しかし大半の人の自由に使える時間は「4割以下」のはずです。サラリーマンであれば、なおさらです。

なぜなら僕達の仕事は「ルーティンタスク」と「割り込みタスク」が1日のタスクの大半を占めるからです。そしてその現実を知らないから、僕達は残業をやめられないのです。

必要なことはシンプルです。「3.2時間」のリアルを知ることなのです。

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「割り込みタスク」も実はルーティンタスクである

「ルーティンタスク」とは、毎日行うタスクです。メールチェックなどはその代表例でしょう。

「ルーティンがほとんどない」という人は、おそらく気がついていないだけです。仕事の大半はルーティンだということに、です。

一方、「割り込みタスク」とは、顧客からの不意な問い合わせの電話、上司からの突然の呼び出しなどです。要するに予定外に緊急に発生するタスクです。

1日のうち、意外にも「割り込みタスク」は多いことにあなたは気づいてましたか?

これも毎日、一定時間を取られているのです。ある意味、「ルーティンタスク」であることにあなたは気づいていたでしょうか?

そして実に多くの人が1日の予定を立てる時、これらの概念があることを忘れて、やることをリスト化してしまうのです。

その結果、「予定通り仕事が終わらない」を毎日痛感することになるのです。

なぜ予定通り仕事が終わらないのか?

その理由はシンプルです。

誰しもが、「今日はこれと、これと、これをやろう。それでも時間は十分あるな。よしよし」と思い1日をスタートさせるわけです。

しかし1日が終わる頃になると「なんで予定通り仕事ができなかったんだろう?」と思ってしまうのです。

そして大半の人が「今日はなんか忙しかったから、仕方ないか」ですませてしまうのです。これではいつまでたっても残業を減らすことはできないのです。

以下はデモ画面ではありますが、僕のルーティンのタスクリストの抜粋です。「ルーティンタスク」と「割り込みタスク」だけで、これだけのリストになってしまうのです。

まずはこの現実を理解してほしいのです。

そしてあなたも持ち時間は「3.2時間」しかないことを知る必要があるのです。

持ち時間の「3.2時間」をどう使うのか

残業を減らしたいと願うなら、まずは何時まで働くかを決めることです。

そうして労働時間が決まってはじめて、あなたの持ち時間が決まります。労働時間から「ルーティンタスク」と「割り込みタスク」の時間を除いた時間。それがあなたの正確な「持ち時間」になるのです。

例えば9時から18時までの9時間働くと決めるとしましょう。昼休みの1時間を除けば、労働時間は8時間です。

「ルーティンタスク」と「割り込みタスク」で6割の時間を費やすと仮定すれば、あなたの待ち時間は3.2時間となるわけです(8時間の4割)。

あなたが考えなければならないのは、この3.2時間をどう使うかなのです。このことを正確に理解していれば、あなたの仕事は理論上は「予定通りに終わるはず」なのです。

そして3.2時間の精度を上げることができれば、予定通り仕事が終わる可能性はさらに高まります。

紙とペンさえあれば今日からできること

もっと言えば、「ルーティンタスク」と「割り込みタスク」だけでかまいません。記録をとってほしいのです。

あなたがタスク管理ツールを使えなければ、紙でもオッケーです。1週間記録して、平均時間を把握してください。それだけで、あなたの持ち時間がかなり正確にわかるはずです。

持ち時間を正確に把握して、毎日その時間内でやれることを考える。その習慣を持てるようになることが、残業を減らしていく基本ステップになります。

とりあえず早く帰るという戦法ももちろんあります。

しかしそこまで勇気を出せない人は、こうした地道な方法から試していくしかないというわけです。

紙とペンさえあればできることですので、今日から早速試してみませんか?こうした小さなきっかけに取り組めるか否かで、残業を減らせるか否かは変わってくるのです。

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投稿者プロフィール

滝川 徹
滝川 徹
東証一部上場の保険会社で「残業ゼロ」を1年以上実践するサラリーマン。慶応義塾大学卒。「気持ちが楽になる働き方」著者(同書はKindle新着ランキング2冠を獲得)。

専門は「タスク管理」。現在は「シゴタノ!」主宰の「タスクカフェ」の非常勤講師を務める。

会社で働く人の「自分らしい働き方」の実現に貢献したいと考えています。「家庭」と「自分らしく生きること」を大切に、日々自分を貫いて生きています。

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