滝川 徹 
「今日中にやらなければならないタスクの見積もり時間が3時間では、心理的な負担が大きいですね」
先日開催したタスク管理勉強会で受講生の方の仕事のやり方を見直していた時の話です。
残業を減らすために最も必要なことは、本当にその日中にやらなければならない仕事を見極めること。僕が常々受講生の皆さんに伝えていることです。
本当にその日中にやらなければならないタスクは本来2〜3個のはずなのです。先日の受講生の方も3個でした。
しかし各タスクの見積もり時間が1時間ずつで、その日中にやらなければならないタスクの所用時間は計3時間になるとのことでした。
これでは心理的負担が大きいはずです。実際にこの方はここ1ヶ月はとてもしんどかったとおっしゃっていました。
ここで僕が提案したのは、各タスクの時間をもう少し「薄める」ことでした。
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一つのタスクに30分以上原則かけない
僕がいつも心がけているのは、30分以上かかるタスクは分割するということです。「プロジェクト化」と僕が呼んでるものです。
例えばレポートを仕上げるのに1時間かかるタスクがあったとしたら、2日間に分けて作業をします。
その理由はいくつかありますが、一つは取りかかるための心理的ハードルが下がるからです。
目の前にやらなければならないタスクがあるとして、それがそれぞれ1時間と30分だとしましょう。どちらが着手しやすいかは言うまでもありません。
同じ1時間を仕事に費やすとしても、一つのタスクに1時間費やそうとして先送りしてしまうくらいなら、AとBという二つのプロジェクトに30分ずつ確実に取りくんだほうが仕事は前に進んでいくわけです。
だからできるだけタスクにかける時間は分割して薄めたほうがいいのです。
緊急時への対応が柔軟になる
一つのタスクにかける時間を30分にしておくと、緊急時の対応が柔軟になります。
例えば一つのレポートを仕上げるのに3時間かかるとしましょう。
このレポートを一気に3時間で仕上げようとする場合、多くの人が締め切り前日などギリギリのタイミングで一気に片づけようとします。
このやり方は確かにうまくいった時は爽快な気持ちになります。しかし仕事のやり方としてはリスクが大きいと言えるでしょう。
それは突発的な事情が発生した時に、相当ムリをしなければならなくなるからです。
例えばレポートを終わらせようと考えていた時間にクライアントから大至急の仕事の依頼がありその対応をしなければならなくなった場合。そのレポートはどうなるのでしょうか。
3時間という時間を新たに創出するのは簡単ではありません。場合によっては睡眠時間を削ってレポートを完成させなければならなくなります。最悪は〆切に間に合わないという事態に陥るわけです。
これが毎日タスクを分割していたおかげで30分だったとしたらどうでしょう。なんとかなる可能性はグッと高まります。ダメージは極めて小さくなります。
そういう意味ではタスクの見積もり時間が長いということはそれだけでリスクということになります。
その日中にやらなければならないタスクの見積もり時間が短いと気持ちが楽になる
同じような話ですが、その日中に絶対やらなければならないタスクの見積もり時間は少なければ少ないほど気持ちが楽になります。
朝会社に着いた時に、今日中にやらなければならない仕事が3時間あるのと、1時間半しかないのでは仕事へのプレッシャーの感じ方は全く異なるはずです。
この差は毎日積み重なると、ボディブローのように身体に負担がかかってきます。
だからこそ、仕事はどんどん分割して薄めるのが望ましいのです。7時間かかる仕事で〆切まで2週間あるのであれば、毎日30分取り組むようにするのです。
そうして一つ一つのタスクの見積もり時間をできるだけ30分以内に抑えると、その日中にやらなければならないタスクは2〜3個、所用時間は長くても1時間程度になります。
これが習慣化してくると、圧倒的に気持ちを楽に働けるようになるのです。
ということで、今日から仕事をできるだけ薄めて取り組むようにしてみてください。きっと今よりずっと気持ちを楽に働けるようになるはずです。
気持ちが楽になる働き方についてはこちらのエントリーもオススメです。
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